ZOEKEN
Proef e-Factureren Rijksuniversiteit Groningen met open source tool eb-Forms
Geplaatst in: Categories, Handleiding, Instrumenten, Nederland, Publicatie, Voorpagina, Weblog door Admin op 28/10/2009
De Rijksuniversiteit Groningen is een pilot gestart waarin toeleveranciers elektronische orders kunnen ontvangen en later elektronisch kunnen factureren, ook wanneer hun boekhoudsysteem of orderverwerking dat nog niet aankan. De leverancier die elektronisch orders wil ontvangen installeert eb-Forms. De RUG stuurt de order dan per e-mail en de order wordt door eb-Forms geopend in een browser. De ondernemers kan dan kiezen de order automatisch te verwerken in zijn order- of boekhoudsysteem. Maar hij kan de order ook printen, bewaren en later met hetzelfde eb-Forms een elektronische factuur generen en versturen, gebaseerd op de opdracht.
Daarmee worden fouten in het overtikken van ordergegevens voorkomen: een belangrijke bron van kostbare en tijdrovende misverstanden zowel bij de opdrachtgever als de ondernemer. Ook het maken en versturen van de factuur door de ondernemer is niet meer dan een druk op de knop. Rest natuurlijk dat een ondernemer bij het handmatig verwerken van de order en de factuur in de eigen administratie nog wel fouten kan maken.
De software die de RUG heeft ontwikkeld is open-source en straks ook via deze website te downloaden. De order en factuur zijn gebaseerd op de UN/CEFACT richtlijnen. Bedrijven en organisaties die belangstelling hebben om in de pilot te participeren kunnen contact opnemen met Fred van Blommestein (fred@flowcanto.com).
Met deze pilot wil de Rijksuniversiteit Groningen een bijdrage leveren adoptie van e-Factureren. Ook al bespaart e-Factureren veel tijd en geld, versnelt het het betaalproces en zorgt het ervoor dat er minder fouten worden gemaakt. Toch lukt het nog steeds niet om e-factureren te laten doorbreken. Een belangrijke reden is dat, om een elektronisch factureringssysteem in te voeren, koper en verkoper tegelijk een implementatietraject moeten starten. Vooral in grotere bedrijven vergt het starten van zulke trajecten veel besluitvorming en voorbereiding. Het synchroniseren hiervan met trajecten bij handelspartners is schier onmogelijk. In kleinere bedrijven speelt bovendien het probleem dat niet alle uit te wisselen informatie in een geautomatiseerd systeem kan worden verwerkt. De interne automatisering moet eerst op orde worden gebracht.
Eb-FORMS kan het “prisoners dilemma” doorbreken, waar veel inkopende en verkopende bedrijven mee worstelen: de oplossing maakt het mogelijk om het factureringsproces te automatiseren, zonder het hard te koppelen aan het eigen orderverwerkings- of boekhoudsysteem. Hierdoor worden de integratietrajecten bij inkopende en verkopende bedrijven van elkaar ontkoppeld. Bedrijven kunnen in hun eigen tempo de implementatie op gang brengen, terwijl toch vanaf dag één elektronische (XML-) facturen worden uitgewisseld conform een goed gedefinieerd proces.
eb-Forms is een gratis open source tool, dat het mogelijk maakt om XML berichten, zoals elektronische facturen, in een browser te tonen als invoerformulier. Die XML berichten kunnen worden aangemaakt, gelezen of beantwoord. De tool is generiek en kan ieder XML bericht aan dat opgemaakt is conform de UN/CEFACT richtlijnen. De tool draait lokaal in de browser, er is geen abonnement nodig op een (web-)service. De opmaak van de formulieren kan door de gebruiker zelf worden ingesteld.
Van eb-Forms worden drie varianten ontwikkeld:
- Een ontvangen XML-factuur kan met het tool in de browser worden gelezen en vervolgens opgeslagen of uitgeprint
- Aan de hand van een template kan een XML factuur worden aangemaakt en (bijvoorbeeld via e-mail) worden verzonden naar de klant
- Een ontvangen XML-order kan met een reply-knop worden omgezet naar een XML factuur met aanvulling van ontbrekende gegevens. De factuur kan dan per e-mail worden verstuurd.
eb-Forms is nu het RuG laboratorium ontgroeid en is rijp om uitgeprobeerd te worden in een e-factureringspilot. Het doel van die pilot is om de gebruiksmogelijkheden te verkennen, eventuele bugs te repareren en om de software robuust te maken voor grootschalige verspreiding. De pilot dient dan ook als showcase.
Geinteresseerde bedrijven kunnen zich aanmelden bij fred@flowcanto.nl. Wanneer de pilot is afgelopen zal via e-factureren.info ook de software gedownload kunnen worden.