ZOEKEN
4 DE ELEKTRONISCHE FACTUUR
In het voorgaande hoofdstuk hebben we gezien dat de fiscus besloten heeft om de elektronische factuur vorm- en middelenvrij te maken. Maar welke vormen van elektronische facturen zijn er dan en wat wordt bedoeld met middelen?. In dit hoofdstuk gaan wij in op de verschillende vormen – liever spreken wij van verschijningsvormen – van elektronische facturen. Dit is van belang omdat de verschillende verschijningsvormen voor- en nadelen hebben waarover u uw cliënten zult moeten informeren. Hetzelfde geldt voor de verschillende middelen waarmee c.q. manieren waarop elektronische facturen worden verzonden. Daarbij prefereren wij ‘modellen van elektronisch factureren’ als woordkeus boven ‘middelen van elektronisch factureren’.
4.1 VERSCHIJNINGSVORMEN
In de inleiding hebben wij elektronisch factureren als volgt gedefinieerd:
‘E-factureren is het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens elektronisch kan worden verwerkt en opgeslagen.
Zoals opgemerkt in paragraaf 2.1. voldoen niet alle hieronder beschreven verschijningsvormen aan deze definitie. Immers, deze definitie impliceert dat een elektronische factuur ook elektronisch verwerkt kan worden, wat betekent dat de factuur door een computer ‘gelezen’ en geïnterpreteerd moet kunnen worden. Deze verschijningsvormen kunnen vaak weer niet of zeer moeilijk door de mens gelezen (en geïnterpreteerd) worden. Dus zien we in de praktijk vaak dat er verschijningsvormen worden gecombineerd: één die door de mens gelezen en geïnterpreteerd kan worden en één die door de computer gelezen en geïnterpreteerd kan worden. Langs deze tweedeling willen wij ook de verschillende verschijningsvormen van elektronische facturen behandelen.
4.1.1 DOOR DE MENS LEES- EN INTERPRETEERBARE ELEKTRONISCHE FACTUREN
De meest primaire vorm van een elektronische factuur is een gescande papieren factuur. Vaak is de factuur dan omgezet in een grafisch bestand, zoals GIF,TIFF of JPEG. Duidelijk is dat een dergelijke factuur niet elektronisch kan worden verwerkt door de ontvanger. Immers, er is niets anders gebeurd dan dat er een digitale foto is gemaakt van het papieren origineel.
Daarnaast kunnen elektronische facturen uiteraard ook opgeslagen worden in de formaten van tekstverwerkingsprogramma’s of spreadsheets. Nadeel van facturen in deze formaten is dat deze eenvoudig aan te passen zijn door de ontvanger en dat de integriteit van de factuur dus niet gewaarborgd is. Vaak zijn deze formaten wel te beveiligen met een wachtwoord, maar deze voldoen niet aan de vereisten van een elektronische handtekening. Ook zijn deze formaten vaak niet in te lezen en te interpreteren door andere systemen, omdat de informatie niet duidelijk gestructureerd is.
De meest voorkomende verschijningsvorm van een door de mens leesbare elektronische factuur is het portable document format (PDF). Dit formaat, dat ooit ontwikkeld is door Adobe, is een open standaard (ISO 32000) en was primair ontwikkeld om documenten te digitaliseren en leesbaar te maken op verschillende computerplatformen. Belangrijk voordeel van het PDF-formaat is, dat het te beveiligen is tegen het veranderen van de inhoud en dat het voorzien kan worden van een (geavanceerde) elektronische handtekening. Toch voldoet het PDF-formaat niet aan onze definitie van een elektronische factuur, omdat deze meestal niet elektronisch door een ander computersysteem gelezen en geïnterpreteerd kan worden (zie paragraaf 4.3.1.). Maar voor de business-to-consumer (B2C) markt is de werkwijze van e-facturen met bijvoorbeeld PDF-formaten wel zeer geschikt. Het kunnen verwerken van de e-factuur op elektronische wijze is daar immers helemaal geen issue.
4.1.2 DOOR DE COMPUTER LEES- EN INTERPRETEERBARE ELEKTRONISCHE FACTUREN
Bij door de computer lees- en interpreteerbare elektronische facturen zijn er feitelijk twee groepen verschijningsvormen. Dat zijn de zogenaamde UN/EDIFACT(Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport)-standaarden enerzijds en de standaarden gebaseerd op Extensible Markup Language (XML) anderzijds.
4.1.2.1 UN/EDIFACT
De UN/EDIFACT-standaard is ontstaan in 1987 toen er behoefte ontstond om internationaal afspraken te maken over de standaardisatie van het elektronische berichtenverkeer. Het beheer van de standaarden is ondergebracht bij de Verenigde Naties. In deze standaard is een groot aantal definities vastgelegd voor verschillende vormen van elektronische gegevensuitwisseling, waaronder ook elektronische facturen. Daarbij moet worden opgemerkt dat er verschillende definities zijn voor elektronische facturen onder EDIFACT, omdat deze vaak branche- of bedrijfstakgeoriënteerd zijn. De EDIFACT-standaarden worden veelal gebruikt binnen logistieke ketens waarbij de elektronische factuur slechts één onderdeel is van het totale elektronische berichtenverkeer.
Bron van verwarring is de meer recente standaard “UN/CEFACT”, beoogd opvolger van UN/EDIFACT, waarvan de ontwikkeling in 2009/2010 in de afrondende fase terecht is gekomen. UN/CEFACT en EDIFACT zullen waarschijnlijk nog lange tijd naast elkaar blijven bestaan.
4.1.2.2 Extensible Markup Language (XML)
Extensible Markup Language (XML) is in de eerste plaats een technisch formaat om op een gestructureerde wijze informatie tussen computers uit te wisselen dan wel op te slaan. Er zijn zeer veel toepassingen van XML. Een voor u waarschijnlijk bekende toepassing is XBRL, waarmee het mogelijk is om financiële verantwoordingsinformatie tussen computers uit te wisselen.
Voor elektronische facturen wordt in sommige omgevingen gekeken naar de Universal Business Language (UBL)-standaard. UBL is één van de nadere invullingen van XML. Daarmee is een bibliotheek opgesteld van elektronische berichten voor zakelijk gebruik zoals inkooporders, facturen enz.
De Nederlandse overheid heeft een voorkeur uitgesproken voor UBL 2.0 bij het ontvangen van elektronische facturen. Die keuze is echter genuanceerd. Het “Convenant van samenwerking tussen overheid en markt ter bevordering van het elektronisch factureren aan de overheid, d.d. 7 april 2009” stelt:
“Overheidspartijen dragen er zorg voor dat e-facturen op basis van het uitwisselingsformaat UBL 2.0 en op basis van een aantal andere in de marktsector toegepaste uitwisselingsformaten kunnen worden ontvangen en verwerkt. …”
(Artikel 3).
Met andere woorden: de voorkeur van de overheid gaat uit naar UBL, maar de overheid accepteert ook andere, in branches gangbare. formaten. Zoals GS1 in de retail of de SETU-standaard in de uitzendbranche. Zie hiertoe verder: http://e-factureren.info/wp/?p=3907.
De overheid sorteert met de keuze voor UBL 2.0 voor op de toekomst: op termijn zal UBL 2.0 immers migreren naar UN/CEFACT , de opvolger van UN/EDIFACT (zie vorige paragraaf en e-factureren.info).
Zie ook de publicatie ‘E-factureren voor het bedrijfsleven’ pagina 47.
4.1.3 COMBINATIE
In de praktijk zien we ook e-facturen waarbij de formaten gecombineerd worden. Let op: dit mag niet leiden tot twee facturen. Als er namelijk sprake is van 2 facturen – ook al zijn dat in uw ogen identieke facturen – dan kan de Belastingdienst 2 keer btw innen.
Een rechtsgeldige combinatiewerkwijze is die waarbij een intelligent PDF-bericht een leesbare factuur biedt, waaruit factuurgegevens in XML geëxtraheerd en ingeboekt kunnen worden.
Zie hiertoe: PDF en XML voor rechtsgeldig elektronisch factureren
4.2 MODELLEN VAN ELEKTRONISCH FACTUREREN
Er zijn niet alleen verschillende vormen van de elektronische factuur, maar ook verschillende manieren van verzenden. Of beter nog: modellen van verzenden.. De keuze van het juiste model is belangrijk en is mede afhankelijk van de rol die uw cliënt speelt binnen de keten en van wie de ontvanger(s) is c.q. zijn van de elektronische facturen.
Is er sprake van een keten waarin één klant of één leverancier een machtspositie inneemt? Is er sprake van een keten waarin al veel elektronische afstemming onderling plaatsvindt?
Wat zijn in de keten de belangrijkste klanten van de onderneming? Welk model zou de onderneming zelf willen toepassen? Dit zijn vragen die de onderneming vooraf moet beantwoorden.
Wanneer een onderneming kiest voor het gaan verzenden van e-facturen, kan één van onderstaande modellen als uitgangspunt worden genomen.
Zie ook: modellen, e-factureren.info
Vervolgens heeft de onderneming de keuze om het verzenden van elektronische facturen zelf te doen, dan wel dit uit te besteden aan een Billing Service Provider. Hier wordt later op ingegaan in hoofdstuk 4.
4.2.1 BILLER DIRECT / DIRECT BILLING OF OOK WEL SELLER DIRECT MODEL
In het biller direct model neemt de onderneming het initiatief om e-facturen aan klanten te sturen. Dit kan in de vorm van e-mailberichten, al dan niet voorzien van een bijlage. De onderneming kan er ook voor kiezen om klanten een notificatie te sturen, waarbij gevraagd wordt de factuur op te halen van de website van de onderneming.
Het biller direct model wordt voornamelijk gebruikt in de consumentenmarkt (B2C), waarbij één onderneming verkoopt aan een groot aantal klanten. De investering en ook de besparingen liggen hierbij bij de ondernemer/de biller. Vaak wordt er ook een financiële prikkel gegeven aan klanten die op elektronische wijze de facturen willen ontvangen. De verschijningsvorm is bij dit model vrijwel altijd door de mens leesbaar en interpreteerbaar, bijvoorbeeld de vorm van een PDF.
Dit model zien we bijvoorbeeld terug bij mobiele telecomaanbieders; zij verstrekken de klanten gratis elektronische facturen, maar voor een papieren factuur moet vaak extra betaald worden.
4.2.2 BUYER DIRECT MODEL
In het buyer direct model legt één klant (ontvanger van facturen) e-facturering op aan zijn leveranciers. De klant heeft een machtspositie in de keten en verlangt dat (vele) leveranciers hun factuurgegevens (en vaak ook andere gegevens) elektronisch bij hem aanleveren. Dit model werkt alleen bij ondernemingen met een grote machtspositie, die in staat zijn om elektronisch factureren af te dwingen. De klant zal in dat geval ook het formaat waarin aangeleverd dient te worden, afdwingen. En hoewel in dit geval zowel de leverancier als de afnemer investeren, zal het voordeel vooral bij de afnemer liggen.
Dit model zien we vooral terug bij dominante marktpartijen met een groot aantal toeleveranciers. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld de automobielindustrie en de levensmiddelenbranche.
4.2.3 CONSOLIDATOR MODEL:THREE CORNER OF FOUR CORNER
In dit consolidator model zorgen één of meer derde partijen (tussenliggende platforms) er voor dat facturen van meerdere leveranciers aan meerdere klanten worden gepresenteerd of toegezonden. Het is daarmee een model dat veel kopers en veel verkopers aan elkaar verbindt. Voordeel aan de verzendingskant is dat de consolidator vaak de technisch complexe zaken rondom autorisatie en beveiliging regelt. Voor de ontvanger is het een voordeel dat hij één gesprekspartner heeft voor al zijn facturen. De leverancier is in dit model minder zichtbaar dan in een biller direct model.
Een Billing Service Provider die meerdere aanbieders en ontvangers met elkaar verbindt is zo’n consolidator: er is dan sprake van een three corner model. Er is naast de zender en ontvanger één derde partij betrokken bij het e-factureren: de BSP. In Nederland is er op dit moment een groot aantal Billing Service Providers actief; ook loopt er een initiatief waarbij geprobeerd wordt of het mogelijk is om e-facturen tussen BSP’s uit te wisselen.
Het four corner model is een vorm van het consolidator model, waarin banken of Billing Service Providers van verzender en ontvanger een centrale rol spelen. De factuur van de verzender wordt naar de bank / BSP van de verzender gestuurd en vervolgens naar de bank / BSP van de ontvanger, de klant. De klant kan in zijn eigen online bankomgeving (indien de bank als BSP wordt gebruikt) vervolgens elektronische facturen accorderen en betaalbaar stellen, maar hij kan deze ook parkeren, archiveren, printen en importeren. Voordeel van deze methode is dat banken vaak al een zeer beveiligde infrastructuur kennen voor online bankieren. Voordeel voor de ontvanger van de factuur is dat hij deze direct betaalbaar kan stellen zonder gegevens handmatig over te nemen. Door de rol van de banken is tevens de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd.
In Nederland hebben de banken de zogenaamde “Digitale Nota” geïntroduceerd waarbij particulieren binnen de telebankierwebsite van de bank kunnen aangeven van welke ondernemingen zij een elektronische factuur willen ontvangen. De facturen komen dan automatisch naar voren in het telebankierpakket en kunnen daar ook direct betaalbaar worden gesteld. Inmiddels zijn er ook proeven gestart voor de uitwisseling van facturen tussen ondernemers.
4.2.4 DIRECT PROCESSING / EDI
Direct processing is het model waarbij factuurgegevens door middel van gestructureerd dataverkeer rechtstreeks tussen bedrijven of Billing Service Providers worden uitgewisseld. Ontvangen (EDI-)berichten worden automatisch verwerkt in de transactieprocessen en -systemen van betrokken partijen. EDI omvat meer dan het uitwisselen van factuurgegevens, zo bevat het bijvoorbeeld ook logistieke informatie. Vaak wordt direct processing toegepast binnen een bepaalde bedrijfsketen, het voordeel ligt hierbij zowel bij de leverancier als bij de afnemer.
4.2.5 SELF BILLING
Ondernemingen zullen meestal zelf de factuur uitreiken. Bij self billing laat een onderneming dat echter over aan zijn klanten. De klant stelt dan de verkoopfactuur op voor zijn leverancier. In het voorgaande hoofdstuk hebben wij kunnen lezen dat de leverancier wel fiscaal aansprakelijk blijft voor de factuur. Self billing komt voornamelijk voor in omgevingen waarbij er een zeer hechte samenwerking bestaat tussen leverancier en afnemer.
4 DE ELEKTRONISCHE FACTUUR
In het voorgaande hoofdstuk hebben we gezien dat de fiscus besloten heeft om de elektronische factuur vorm- en middelenvrij te maken. Maar welke vormen van elektronische facturen zijn er dan en wat wordt bedoeld met middelen?. In dit hoofdstuk gaan wij in op de verschillende vormen – liever spreken wij van verschijningsvormen – van elektronische facturen. Dit is van belang omdat de verschillende verschijningsvormen voor- en nadelen hebben waarover u uw cliënten zult moeten informeren. Hetzelfde geldt voor de verschillende middelen waarmee c.q. manieren waarop elektronische facturen worden verzonden. Daarbij prefereren wij ‘modellen van elektronisch factureren’ als woordkeus boven ‘middelen van elektronisch factureren’.
4.1 VERSCHIJNINGSVORMEN
In de inleiding hebben wij elektronisch factureren als volgt gedefinieerd:
‘E-factureren is het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens elektronisch kan worden verwerkt en opgeslagen.
Zoals opgemerkt in paragraaf 2.1. voldoen niet alle hieronder beschreven verschijningsvormen aan deze definitie. Immers, deze definitie impliceert dat een elektronische factuur ook elektronisch verwerkt kan worden, wat betekent dat de factuur door een computer ‘gelezen’ en geïnterpreteerd moet kunnen worden. Deze verschijningsvormen kunnen vaak weer niet of zeer moeilijk door de mens gelezen (en geïnterpreteerd) worden. Dus zien we in de praktijk vaak dat er verschijningsvormen worden gecombineerd: één die door de mens gelezen en geïnterpreteerd kan worden en één die door de computer gelezen en geïnterpreteerd kan worden. Langs deze tweedeling willen wij ook de verschillende verschijningsvormen van elektronische facturen behandelen.
4.1.1 DOOR DE MENS LEES- EN INTERPRETEERBARE ELEKTRONISCHE FACTUREN
De meest primaire vorm van een elektronische factuur is een gescande papieren factuur. Vaak is de factuur dan omgezet in een grafisch bestand, zoals GIF,TIFF of JPEG. Duidelijk is dat een dergelijke factuur niet elektronisch kan worden verwerkt door de ontvanger. Immers, er is niets anders gebeurd dan dat er een digitale foto is gemaakt van het papieren origineel.
Daarnaast kunnen elektronische facturen uiteraard ook opgeslagen worden in de formaten van tekstverwerkingsprogramma’s of spreadsheets. Nadeel van facturen in deze formaten is dat deze eenvoudig aan te passen zijn door de ontvanger en dat de integriteit van de factuur dus niet gewaarborgd is. Vaak zijn deze formaten wel te beveiligen met een wachtwoord, maar deze voldoen niet aan de vereisten van een elektronische handtekening. Ook zijn deze formaten vaak niet in te lezen en te interpreteren door andere systemen, omdat de informatie niet duidelijk gestructureerd is.
De meest voorkomende verschijningsvorm van een door de mens leesbare elektronische factuur is het portable document format (PDF). Dit formaat, dat ooit ontwikkeld is door Adobe, is een open standaard (ISO 32000) en was primair ontwikkeld om documenten te digitaliseren en leesbaar te maken op verschillende computerplatformen. Belangrijk voordeel van het PDF-formaat is, dat het te beveiligen is tegen het veranderen van de inhoud en dat het voorzien kan worden van een (geavanceerde) elektronische handtekening. Toch voldoet het PDF-formaat niet aan onze definitie van een elektronische factuur, omdat deze meestal niet elektronisch door een ander computersysteem gelezen en geïnterpreteerd kan worden (zie paragraaf 4.3.1.). Maar voor de business-to-consumer (B2C) markt is de werkwijze van e-facturen met bijvoorbeeld PDF-formaten wel zeer geschikt. Het kunnen verwerken van de e-factuur op elektronische wijze is daar immers helemaal geen issue.
4.1.2 DOOR DE COMPUTER LEES- EN INTERPRETEERBARE ELEKTRONISCHE FACTUREN
Bij door de computer lees- en interpreteerbare elektronische facturen zijn er feitelijk twee groepen verschijningsvormen. Dat zijn de zogenaamde UN/EDIFACT(Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport)-standaarden enerzijds en de standaarden gebaseerd op Extensible Markup Language (XML) anderzijds.
4.1.2.1 UN/EDIFACT
De UN/EDIFACT-standaard is ontstaan in 1987 toen er behoefte ontstond om internationaal afspraken te maken over de standaardisatie van het elektronische berichtenverkeer. Het beheer van de standaarden is ondergebracht bij de Verenigde Naties. In deze standaard is een groot aantal definities vastgelegd voor verschillende vormen van elektronische gegevensuitwisseling, waaronder ook elektronische facturen. Daarbij moet worden opgemerkt dat er verschillende definities zijn voor elektronische facturen onder EDIFACT, omdat deze vaak branche- of bedrijfstakgeoriënteerd zijn. De EDIFACT-standaarden worden veelal gebruikt binnen logistieke ketens waarbij de elektronische factuur slechts één onderdeel is van het totale elektronische berichtenverkeer.
Bron van verwarring is de meer recente standaard “UN/CEFACT”, beoogd opvolger van UN/EDIFACT, waarvan de ontwikkeling in 2009/2010 in de afrondende fase terecht is gekomen. UN/CEFACT en EDIFACT zullen waarschijnlijk nog lange tijd naast elkaar blijven bestaan.
4.1.2.2 Extensible Markup Language (XML)
Extensible Markup Language (XML) is in de eerste plaats een technisch formaat om op een gestructureerde wijze informatie tussen computers uit te wisselen dan wel op te slaan. Er zijn zeer veel toepassingen van XML. Een voor u waarschijnlijk bekende toepassing is XBRL, waarmee het mogelijk is om financiële verantwoordingsinformatie tussen computers uit te wisselen.
Voor elektronische facturen wordt in sommige omgevingen gekeken naar de Universal Business Language (UBL)-standaard. UBL is één van de nadere invullingen van XML. Daarmee is een bibliotheek opgesteld van elektronische berichten voor zakelijk gebruik zoals inkooporders, facturen enz.
De Nederlandse overheid heeft een voorkeur uitgesproken voor UBL 2.0 bij het ontvangen van elektronische facturen. Die keuze is echter genuanceerd. Het “Convenant van samenwerking tussen overheid en markt ter bevordering van het elektronisch factureren aan de overheid, d.d. 7 april 2009” stelt:
“Overheidspartijen dragen er zorg voor dat e-facturen op basis van het uitwisselingsformaat UBL 2.0 en op basis van een aantal andere in de marktsector toegepaste uitwisselingsformaten kunnen worden ontvangen en verwerkt. …”
(Artikel 3).
Met andere woorden: de voorkeur van de overheid gaat uit naar UBL, maar de overheid accepteert ook andere, in branches gangbare. formaten. Zoals GS1 in de retail of de SETU-standaard in de uitzendbranche. Zie hiertoe verder: http://e-factureren.info/wp/?p=3907.
De overheid sorteert met de keuze voor UBL 2.0 voor op de toekomst: op termijn zal UBL 2.0 immers migreren naar UN/CEFACT , de opvolger van UN/EDIFACT (zie vorige paragraaf en e-factureren.info).
Zie ook de publicatie ‘E-factureren voor het bedrijfsleven’ pagina 47.
4.1.3 COMBINATIE
In de praktijk zien we ook e-facturen waarbij de formaten gecombineerd worden. Let op: dit mag niet leiden tot twee facturen. Als er namelijk sprake is van 2 facturen – ook al zijn dat in uw ogen identieke facturen – dan kan de Belastingdienst 2 keer btw innen.
Een rechtsgeldige combinatiewerkwijze is die waarbij een intelligent PDF-bericht een leesbare factuur biedt, waaruit factuurgegevens in XML geëxtraheerd en ingeboekt kunnen worden.
Zie hiertoe: PDF en XML voor rechtsgeldig elektronisch factureren
4.2 MODELLEN VAN ELEKTRONISCH FACTUREREN
Er zijn niet alleen verschillende vormen van de elektronische factuur, maar ook verschillende manieren van verzenden. Of beter nog: modellen van verzenden.. De keuze van het juiste model is belangrijk en is mede afhankelijk van de rol die uw cliënt speelt binnen de keten en van wie de ontvanger(s) is c.q. zijn van de elektronische facturen.
Is er sprake van een keten waarin één klant of één leverancier een machtspositie inneemt? Is er sprake van een keten waarin al veel elektronische afstemming onderling plaatsvindt?
Wat zijn in de keten de belangrijkste klanten van de onderneming? Welk model zou de onderneming zelf willen toepassen? Dit zijn vragen die de onderneming vooraf moet beantwoorden.
Wanneer een onderneming kiest voor het gaan verzenden van e-facturen, kan één van onderstaande modellen als uitgangspunt worden genomen.
Zie ook: modellen, e-factureren.info
Vervolgens heeft de onderneming de keuze om het verzenden van elektronische facturen zelf te doen, dan wel dit uit te besteden aan een Billing Service Provider. Hier wordt later op ingegaan in hoofdstuk 4.
4.2.1 BILLER DIRECT / DIRECT BILLING OF OOK WEL SELLER DIRECT MODEL
In het biller direct model neemt de onderneming het initiatief om e-facturen aan klanten te sturen. Dit kan in de vorm van e-mailberichten, al dan niet voorzien van een bijlage. De onderneming kan er ook voor kiezen om klanten een notificatie te sturen, waarbij gevraagd wordt de factuur op te halen van de website van de onderneming.
Het biller direct model wordt voornamelijk gebruikt in de consumentenmarkt (B2C), waarbij één onderneming verkoopt aan een groot aantal klanten. De investering en ook de besparingen liggen hierbij bij de ondernemer/de biller. Vaak wordt er ook een financiële prikkel gegeven aan klanten die op elektronische wijze de facturen willen ontvangen. De verschijningsvorm is bij dit model vrijwel altijd door de mens leesbaar en interpreteerbaar, bijvoorbeeld de vorm van een PDF.
Dit model zien we bijvoorbeeld terug bij mobiele telecomaanbieders; zij verstrekken de klanten gratis elektronische facturen, maar voor een papieren factuur moet vaak extra betaald worden.
4.2.2 BUYER DIRECT MODEL
In het buyer direct model legt één klant (ontvanger van facturen) e-facturering op aan zijn leveranciers. De klant heeft een machtspositie in de keten en verlangt dat (vele) leveranciers hun factuurgegevens (en vaak ook andere gegevens) elektronisch bij hem aanleveren. Dit model werkt alleen bij ondernemingen met een grote machtspositie, die in staat zijn om elektronisch factureren af te dwingen. De klant zal in dat geval ook het formaat waarin aangeleverd dient te worden, afdwingen. En hoewel in dit geval zowel de leverancier als de afnemer investeren, zal het voordeel vooral bij de afnemer liggen.
Dit model zien we vooral terug bij dominante marktpartijen met een groot aantal toeleveranciers. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld de automobielindustrie en de levensmiddelenbranche.
4.2.3 CONSOLIDATOR MODEL:THREE CORNER OF FOUR CORNER
In dit consolidator model zorgen één of meer derde partijen (tussenliggende platforms) er voor dat facturen van meerdere leveranciers aan meerdere klanten worden gepresenteerd of toegezonden. Het is daarmee een model dat veel kopers en veel verkopers aan elkaar verbindt. Voordeel aan de verzendingskant is dat de consolidator vaak de technisch complexe zaken rondom autorisatie en beveiliging regelt. Voor de ontvanger is het een voordeel dat hij één gesprekspartner heeft voor al zijn facturen. De leverancier is in dit model minder zichtbaar dan in een biller direct model.
Een Billing Service Provider die meerdere aanbieders en ontvangers met elkaar verbindt is zo’n consolidator: er is dan sprake van een three corner model. Er is naast de zender en ontvanger één derde partij betrokken bij het e-factureren: de BSP. In Nederland is er op dit moment een groot aantal Billing Service Providers actief; ook loopt er een initiatief waarbij geprobeerd wordt of het mogelijk is om e-facturen tussen BSP’s uit te wisselen.
Het four corner model is een vorm van het consolidator model, waarin banken of Billing Service Providers van verzender en ontvanger een centrale rol spelen. De factuur van de verzender wordt naar de bank / BSP van de verzender gestuurd en vervolgens naar de bank / BSP van de ontvanger, de klant. De klant kan in zijn eigen online bankomgeving (indien de bank als BSP wordt gebruikt) vervolgens elektronische facturen accorderen en betaalbaar stellen, maar hij kan deze ook parkeren, archiveren, printen en importeren. Voordeel van deze methode is dat banken vaak al een zeer beveiligde infrastructuur kennen voor online bankieren. Voordeel voor de ontvanger van de factuur is dat hij deze direct betaalbaar kan stellen zonder gegevens handmatig over te nemen. Door de rol van de banken is tevens de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd.
In Nederland hebben de banken de zogenaamde “Digitale Nota” geïntroduceerd waarbij particulieren binnen de telebankierwebsite van de bank kunnen aangeven van welke ondernemingen zij een elektronische factuur willen ontvangen. De facturen komen dan automatisch naar voren in het telebankierpakket en kunnen daar ook direct betaalbaar worden gesteld. Inmiddels zijn er ook proeven gestart voor de uitwisseling van facturen tussen ondernemers.
4.2.4 DIRECT PROCESSING / EDI
Direct processing is het model waarbij factuurgegevens door middel van gestructureerd dataverkeer rechtstreeks tussen bedrijven of Billing Service Providers worden uitgewisseld. Ontvangen (EDI-)berichten worden automatisch verwerkt in de transactieprocessen en -systemen van betrokken partijen. EDI omvat meer dan het uitwisselen van factuurgegevens, zo bevat het bijvoorbeeld ook logistieke informatie. Vaak wordt direct processing toegepast binnen een bepaalde bedrijfsketen, het voordeel ligt hierbij zowel bij de leverancier als bij de afnemer.
4.2.5 SELF BILLING
Ondernemingen zullen meestal zelf de factuur uitreiken. Bij self billing laat een onderneming dat echter over aan zijn klanten. De klant stelt dan de verkoopfactuur op voor zijn leverancier. In het voorgaande hoofdstuk hebben wij kunnen lezen dat de leverancier wel fiscaal aansprakelijk blijft voor de factuur. Self billing komt voornamelijk voor in omgevingen waarbij er een zeer hechte samenwerking bestaat tussen leverancier en afnemer.