ZOEKEN
3 FISCAAL JURIDISCHE ASPECTEN
In dit hoofdstuk willen wij ingaan op de fiscaal juridische aspecten van elektronisch factureren. Naar onze mening zullen cliënten de accountant of het administratiekantoor daarvoor benaderen. De regelgeving is voornamelijk opgenomen in de Wet op de omzetbelasting indien het gaat om inrichtings- en vormvereisten van de elektronische factuur. Daarnaast is met betrekking tot de bewaarplicht artikel 52 van de Algemene Wet Rijksbelastingen relevant. Zoals aangegeven, is door het ministerieel besluit van 12 februari 2009 recentelijk de fiscale regelgeving over elektronische facturen aangepast.
3.1 DE ELEKTRONISCHE FACTUUR
In artikel 35 van de Wet op de omzetbelasting wordt gesteld dat de ondernemer zorg moet dragen dat ‘…door zichzelf dan wel, in zijn naam en voor zijn rekening, door zijn afnemer of derde, een factuur wordt uitgereikt’. En dat conform lid 4 ieder document of bericht dat wijzigingen aanbrengt in en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, geldt als factuur.
Artikel 35 lid 1 stelt dat facturen zowel op papier als elektronisch mogen worden uitgereikt, – onder voorbehoud van aanvaarding door de afnemer – en dat zij dus elektronisch mogen worden verzonden. Conform lid 2 worden de elektronische facturen echter alleen aanvaard wanneer de authenticiteit van herkomst en de integriteit van inhoud ervan kunnen worden gewaarborgd. Volgens de wet kan dit op de volgende drie wijzen:
+/-»
2. een elektronische uitwisseling van gegevens (EDI)»
3. een andere methode»
Zoals aangegeven is met het ministeriële besluit van 12 februari 2009 de regelgeving over elektronische facturen aangepast. Deze aanpassingen hebben onder andere betrekking op de bovenstaande vereisten rondom de authenticiteit en integriteit. In het ministerieel besluit is dit als volgt beschreven:
“De Belastingdienst wil deze regels voor elektronische facturen sterk vereenvoudigen door aan te sluiten bij de manier waarop ondernemers het elektronisch factureren zelf toepassen. In de praktijk bestaat behoefte aan een verruiming van het huidige wettelijke kader voor elektronische facturen. Door deze maatregel kunnen ondernemers efficiënter gebruik maken van de mogelijkheden van elektronisch factureren. Ook in Europees verband is de noodzaak onderkend om de huidige belemmeringen voor elektronische facturering op te heffen en een elektronische factuur dezelfde status te geven als een papieren exemplaar. Dit betekent dat voor zowel de papieren als voor de digitale factuur de verzending niet meer is gebonden aan wettelijke eisen/methoden……. Vooruitlopend op een wijziging van onderdeel c van artikel 35b, tweede lid, van de wet en met inachtneming van het richtlijnvoorstel COM(2009)21, keur ik daarom het volgende goed:
Goedkeuring
Ik keur goed dat de elektronische wijze van opmaak en versturen van de factuurgegevens vorm- en middelvrij kan plaatsvinden. Ik keur ook goed dat de verplichting om het gebruik van de genoemde andere methode aan de inspecteur te melden, vervalt.
In de praktijk valt bij die andere methode te denken aan bedrijfsspecifieke elektronische apparatuur voor het maken en versturen van elektronische facturen of aan het per e-mail versturen van facturen, die bijvoorbeeld de vorm van een PDF-bestand krijgen.”
Door het ministeriële besluit is het opmaken en versturen vorm- en middelenvrij geworden. De vraag is echter of de eis rondom de authenticiteit en integriteit is komen te vervallen.
Het volgende hierover: de factuur zelf is vorm- en middelenvrij geworden, maar er gelden uiteraard nog steeds eisen aan de transactie. Kortom u mag zelf weten of u uw facturen beveiligt, en hoe u dat doet. Als u maar kunt laten zien dat de factuur werkelijk door de verzender is gestuurd (de factuur is authentiek) en niet is veranderd (de factuur is integer). Een ondernemer die een e-factuur ontvangt zal – overigens net zoals in de situatie bij ontvangst van een papieren factuur – moeten vaststellen of de onderliggende transactie met de onderliggende leverancier heeft plaatsgevonden. Uiteraard is dat in het belang van de ondernemer. Hij wil alleen facturen betalen waaraan een daadwerkelijke transactie door de leverancier aan ten grondslag ligt. De keuze is aan de ondernemer (en zijn leveranciers/ klanten) hoe hij deze check doet. Dat kan door gebruik te maken van bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening bij de factuur, maar ook door de vergevorderde AO/IB-maatregelen in zijn onderneming. Voor kleine organisaties is het vaak voldoende om naast de factuur andere documenten te bewaren. Bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en het bewijs van betaling. Grotere organisaties kiezen vaak voor een technische oplossing. Bijvoorbeeld een geavanceerde elektronische handtekening.
Het vervallen van de eisen aan de elektronische factuur zelf houdt een sterke vereenvoudiging in, die het gebruik van elektronische facturen zal stimuleren. Nadeel is wel dat dit extra risico’s met zich meebrengt voor de ontvangers van elektronische facturen. Partijen zullen nog steeds moeten vaststellen of de factuur authentiek en integer is. In hoofdstuk 4 en 5 gaan wij in op de mogelijke maatregelen hiertoe.
Artikel 35 lid 1 stelt dat facturen zowel op papier als elektronisch mogen worden uitgereikt onder voorbehoud van aanvaarding door de afnemer. Voor 12 februari 2009 was hierbij sprake van een expliciete aanvaarding door de afnemer. Deze aanvaarding moest de verzender ook vastleggen in zijn administratie. Met het nieuwe besluit is de expliciete aanvaarding komen te vervallen en feitelijk omgezet naar een impliciete aanvaarding:
“Elektronische verzending van een factuur is alleen toegestaan als dit wordt aanvaard door de afnemer. De leverancier (de ondernemer die aan de afnemer goederen levert of diensten verricht) kan dit vooraf met zijn afnemer overeenkomen. Als de afnemer zonder commentaar de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elektronische verzending van de factuur te hebben aanvaard.”
We kunnen vaststellen dat de wetgever er voor gekozen heeft om de regelgeving te vereenvoudigen, waarbij hij feitelijk de verantwoordelijkheid terug heeft gelegd bij de ondernemer om een en ander goed in te richten. In de hoofdstukken 4 en 5 zullen wij nader hierop ingaan.
3.2 DE INHOUD VAN DE ELEKTRONISCHE FACTUUR
Iedere factuur moet conform artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting minimaal een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Dit zijn onder andere de datum van uitreiking, een opeenvolgend factuurnummer, het BTW-identificatienummer van de leverancier en de afnemer, de naam en het adres van de ondernemer en zijn afnemer, de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten, het toegepaste tarief en het te betalen bedrag van de belasting. De vereisten over de inhoud zijn voor de papieren factuur en de elektronische factuur identiek. Zie publicatie ‘e-factureren voor het bedrijfsleven’ (pagina 17).
Een elektronische factuur is soms vervaardigd in een zodanig technisch formaat, dat deze geoptimaliseerd is voor uitwisseling tussen computers. Maar tegelijkertijd minder eenvoudig door mensen kan worden gelezen. Het is dan wel van belang dat u uw cliënt kunt aantonen dat de factuur voldoet aan de door artikel 35a gestelde vereisten.
3.3 BEWAARPLICHT
De bewaarplicht van facturen is geregeld in artikel 35c van de Wet op de omzetbelasting en is een nadere concretisering van artikel 52 van de Algemene Wet Rijksbelastingen. In artikel 35 lid c is vastgelegd dat iedere ondernemer kopieën bewaart van de door hem uitgereikte en ontvangen facturen. De authenticiteit van herkomst en de integriteit van de inhoud, evenals de leesbaarheid moeten gedurende de gehele bewaartermijn (7 jaar) gewaarborgd worden. Bij elektronische facturen moeten eveneens de gegevens die betrekking hebben op de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud worden bewaard.
Ook bij e-facturen geldt nog steeds dat de ondernemer binnen een redelijke termijn e-facturen beschikbaar moet kunnen stellen aan de Belastingdienst.
U moet de Belastingdienst duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd. Van bestelling tot betaling, en archivering van de factuur. Daarom moeten zender én ontvanger alle gegevens van de factuur bewaren. Dit houdt in dat u bij de elektronische factuur ook bijvoorbeeld de offerte, opdrachtbevestiging en bewijs van betaling moet bewaren in uw archief. Kortom, de volgende punten zijn van belang:
- Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Een e-factuur print u dus niet uit, maar slaat u elektronisch op.
- Bewaar ook de elektronische handtekening als u deze ontvangen hebt.
- Facturen bewaart u 7 jaar; daarop zijn enkele uitzonderingen.
- De ontvanger van de factuur moet controleren of de factuur wel klopt. Hij gaat bijvoorbeeld na of de goederen of diensten inderdaad besteld en ontvangen zijn. De uitkomsten van deze controle moet hij bewaren.
Ook eisen rondom de leesbaarheid blijven gehandhaafd. Het is belangrijk te vermelden dat nieuwe versies van software niet altijd ‘downward compatible’ zijn; dit betekent dat oudere bestanden niet meer uitgelezen kunnen worden. Het is daarom van belang om bij overgang naar andere software – maar ook naar nieuwere versies van bestaande software en hardware – te onderzoeken of aan de verplichting van leesbaarheid kan worden voldaan. Conversie is daarbij onder voorwaarden toegestaan. Zie hiertoe ook de brochure van de Belastingdienst ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’ .
3.4 HET UITBESTEDEN VAN HET FACTURATIEPROCES EN SELF BILLING
De mogelijkheid bestaat om het facturatieproces uit te besteden aan derden of om de afnemer de leverancier te laten factureren (self billing). Bij elektronisch factureren zien wij vaak dat bedrijven een gespecialiseerd bedrijf (Billing Service Provider) in de hand nemen, dat zorg draagt voor het elektronisch factureren en de ondersteunende technische infrastructuur. Conform artikel 35 is dit ook mogelijk, maar de ondernemer blijft altijd eindverantwoordelijk voor de juiste wijze van factureren en de afdracht van omzetbelasting. Om die reden is het belangrijk dat wanneer uw cliënt zijn facturatieproces uitbesteedt aan een Billing Service Provider, hij wel controleert of de facturatie voldoet aan alle wettelijke vereisten.
Een specifiek aandachtspunt in deze situaties is de bewaarplicht. De verzender van de factuur zal dit regelen met zijn Billing Service Provider. Echter de bewaarplicht geldt evengoed voor de ontvanger (zie voorgaande paragraaf). Veelal kent de ontvanger van de factuur de afspraken tussen de verzender en de Billing Service Provider niet. De ontvanger mag er niet vanuit gaan ‘dat het wel goed zit’. Hij van zijn kant zal ook aan de bewaarplicht moeten voldoen en daartoe afdoende maatregelen treffen.
Wettelijk is het ook mogelijk om de afnemer de factuur te laten opmaken ten behoeve van de leverancier (self-billing). Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer een leverancier voorraad houdt bij zijn afnemer en deze op basis van gebruik de leverancier factureert. Aan deze wijze van factureren stelt de wet wel de volgende eisen:
- tussen beide partijen, leverancier en afnemer, is vooraf in een akkoord overeengekomen dat de afnemer de factuur opmaakt;
- als de leverancier de factuur niet wenst te aanvaarden, moet hij de afnemer tijdig van zijn bezwaren in kennis stellen. In dat geval verliest de factuur haar werking als factuur. De leverancier moet dan zelf een factuur uitreiken, tenzij partijen alsnog overeenstemming bereiken over het herstel van de (eventuele) onjuistheden in de factuur en de afnemer een verbeterde of aanvullende factuur uitreikt;
- de factuur voldoet aan alle in of krachtens de wet gestelde eisen.
Bovenstaande eisen gelden zowel voor papieren als voor elektronische facturen.
3.5 INTERNATIONAAL
Op grond van de Achtste richtlijn is het tot 1 januari 2010 voor buitenlandse ondernemers niet mogelijk teruggaaf van omzetbelasting te vragen met gebruikmaking op grond van elektronische facturen. Dit geldt ook voor Nederlandse ondernemers die in een andere lidstaat op grond van de Achtste richtlijn teruggaaf vragen.
Richtlijn 2008/9/EC d.d. 12 februari 2008 zal de bestaande Achtste richtlijn met ingang van 1 januari 2010 vervangen. Op grond van de Achtste richtlijn (en vanaf 1-1-2010 dus Richtlijn 2008/9/EC) wordt – op verzoek – teruggaaf van omzetbelasting verleend aan ondernemers die niet in de lidstaat van teruggaaf maar in een andere lidstaat zijn gevestigd. Voor ondernemers die buiten de EU zijn gevestigd geldt niet de Achtste richtlijn (om omzetbelasting in de EU terug te vragen) maar de Dertiende richtlijn. De Dertiende richtlijn wordt nog niet aangepast. Dat betekent in principe dat het voor buiten de EU gevestigde ondernemers ook na 1 januari 2010 niet mogelijk zal zijn om bij het verzoek om teruggaaf van omzetbelasting gebruik te maken van elektronische facturen.
in de zin van artikel 2, lid 2, van richtlijn nr. 1999/93/EG van Europees Parlement en de Raad van Europese Unie van 13 december 1999 betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen (PbEG 2000, L 13);
Belangrijk in dit kader is om te weten wat er wordt verstaan onder een geavanceerde elektronische handtekening. De geavanceerde elektronische handtekening bestaat uit gegevens over de ondertekenaar en een certificaat van een certificaatdienstverlener. Aan de geavanceerde handtekening wordt een aantal vereisten gesteld:
- zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
- zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
- zij komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden;
- zij is op zodanige wijze aan het elektronische bestand waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord;
- zij is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, dat voldoet aan strenge eisen zoals gesteld in de Telecommunicatiewet;
- zij is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (bijv. smartcard).
Zie ook: www.e-overheid.nl
EDI wordt voornamelijk gebruik voor het elektronisch berichtenverkeer tussen ‘bekende’ ondernemingen. Veelal is er sprake van 1-op-1-relaties of aansluiting op een dienst, waarbij alle verzenders en ontvangers bekend zijn bij deze dienst.Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3
Een voorbeeld hiervan is een onderneming die facturen voor klanten klaarzet in een portal. Een klant wordt genotificeerd via bijvoorbeeld een sms of e-mailbericht. De klant kan dan inloggen op de portal en facturen inzien of ophalen.Powered by Hackadelic Sliding Notes 1.6.3