ZOEKEN
7 GEVOLGEN VOOR HET ACCOUNTANTSKANTOOR
In het voorgaande hebben wij steeds gesproken over de gevolgen van e-factureren voor uw cliënten, maar de vraag is of e-factureren ook gevolgen heeft voor de intermediair / de accountant. Hierbij willen wij even voorbij gaan aan het feit dat een accountantskantoor natuurlijk ook een onderneming is, die zou kunnen kiezen voor het verzenden dan wel ontvangen van e-facturen. Wij hebben in de inleiding aangegeven dat dit boekje zich niet richt op de controle-aspecten. Over dit onderwerp wordt binnenkort meer informatie gegeven door de beroepsorganisaties. Wij zullen ons daarom toeleggen op de administratieve dienstverlening, de samenstelpraktijk en de advisering.
7.1 ADMINISTRATIEVE DIENSTVERLENING
Veel kleinere ondernemingen laten hun financiële administratie verzorgen door een accountants- of administratiekantoor, hoewel dit aantal afneemt. De cliënt zorgt vaak zelf voor het verzenden van zijn verkoopfacturen en het betalen van inkoopfacturen. Periodiek stuurt hij dan deze gegevens op naar het accountants- of administratiekantoor, of een medewerker van het kantoor werkt op de locatie van de cliënt de financiële administratie bij. Ook komt het steeds meer voor dat de ondernemer online zijn boekhouding bijwerkt in een financieel pakket dat door de dienstverlener eveneens ingezien en bijgewerkt kan worden.
Bij dit proces kan een administratief dienstverlener natuurlijk geconfronteerd worden met e-facturering, hetzij dat de cliënt ervoor kiest om zelf elektronische facturen te gaan verzenden, dan wel dat de cliënt elektronische facturen ontvangt. Indien de cliënt gebruikmaakt van een eigen financieel geautomatiseerd systeem, zal de medewerker van de dienstverlener onderricht moeten worden op welke wijze hij de elektronische facturen kan verwerken in de financiële administratie. Wanneer de administratie met behulp van het financiële systeem van het accountantskantoor verwerkt wordt, zal de accountant afspraken moeten maken met de cliënt over de wijze waarop dit zal plaatsvinden. In veel gevallen zal het hier wel om een beperkte e-factuur gaan, omdat afstemming met logistieke gegevens niet binnen het systeem van de accountant zal plaatsvinden. Het laatste dat wenselijk is, is dat de cliënt voor de accountant zijn factuur weer moet uitprinten.
Maar het kan ook nog anders. Accountants kunnen immers ook e-factureren inzetten om hun eigen administratieve dienstverleningsproces verder te automatiseren. Voorbeeld hiervan is Edi-Circle, dat is opgericht door een aantal agrarische accountantskantoren. Edi-Circle ontvangt van een zeer groot aantal zuivelcoöperaties en veevoederleveranciers ‘rijke’ elektronische facturen van de aangesloten cliënten van de accountantskantoren. Edi-Circle zet deze e-facturen door naar de individuele accountantskantoren, die deze facturen rechtstreeks inlezen in de financiële administratie, waarbij deze ook omgezet worden in een financiële transactie. Inmiddels zijn een kleine 4000 cliënten van accountantskantoren aangesloten op EDI-Circle. Het voordeel van het elektronisch inlezen van facturen mag duidelijk zijn: het scheelt veel handmatig werk en beperkt het maken van fouten.
7.2 SAMENSTELPRAKTIJK
In de samenstelpraktijk maakt de accountant veelal gebruik van de financiële gegevens van zijn cliënt en hij zal op basis daarvan een financiële verantwoording samenstellen. In COS 4410 wordt het doel van samenstellen als volgt omschreven:
Voor de accountant is het doel van een samenstellingsopdracht het verzamelen, verwerken, rubriceren en samenvatten van financiële informatie tot een financieel overzicht, waarbij de accountant wordt ingeschakeld vanwege zijn deskundigheid op het gebied van verslaggeving, en niet vanwege zijn deskundigheid op controlegebied. Dit houdt in het algemeen in het omzetten van gedetailleerde gegevens in een hanteerbare en begrijpelijke vorm zonder dat vereist wordt dat de beweringen die aan de informatie ten grondslag liggen, waaronder de beweringen dat de informatie juist en volledig is, worden gecontroleerd of beoordeeld. De uit te voeren werkzaamheden zijn er niet op gericht en stellen de accountant niet in staat enige zekerheid omtrent de getrouwheid van een financieel overzicht te verschaffen. De gebruikers van een samengesteld financieel overzicht kunnen echter enige toegevoegde waarde ontlenen aan de betrokkenheid van de accountant, aangezien hij verplicht is de werkzaamheden met professionele deskundigheid en zorgvuldigheid uit te voeren.
Uit het bovenstaande wordt duidelijk dat de accountant niet gericht hoeft te zijn op het vaststellen of de informatie juist en volledig is. Hij hoeft daarom niet de maatregelen van interne beheersing te beoordelen of te toetsen. Hij is conform artikel 4410 wel verplicht om een globaal beeld te verkrijgen van de bedrijfsactiviteiten en de inrichting van de administratie van de cliënt.
Strikt formeel zal de accountant dus in het samenstelproces wel kijken naar de administratieve organisatie om een globaal inzicht te krijgen, maar deze niet beoordelen of toetsen. Echter, wij verwachten wel dat de cliënt de accountant vragen zal stellen over de maatregelen die hij moet nemen, dan wel dat de accountant vanuit zijn natuurlijke adviesfunctie de cliënt zal adviseren. Dit wordt nader besproken in de volgende paragraaf.
7.3 ADVIES
Zoals al eerder aangegeven, denken wij dat er een belangrijke adviesrol ligt bij de accountant, wanneer zijn cliënt overweegt om te gaan e-factureren, dan wel dat deze geconfronteerd wordt met e-facturen die hij ontvangt. Dat is ook de belangrijkste reden dat wij dit boekje hebben geschreven: om u een eerste globaal beeld te geven van wat er speelt bij elektronisch factureren. Wij verwachten, en zien ook in de praktijk, dat door de fiscale vereenvoudiging e-factureren in de komende jaren een enorme vlucht zal nemen. Dit betekent dat u zich in deze materie moet verdiepen, om uw cliënt adequaat te kunnen begeleiden. Zoals aangegeven, is dit boekje daar slechts een eerste aanzet toe. De advisering kan zich dan toespitsten op zowel de fiscale advisering, als op de gevolgen voor de administratieve organisatie en interne beheersing.
Tenslotte wijzen wij u er op dat een aantal vragen zeer inhoudelijk en / of ICT-technisch van aard kunnen zijn. U zult zich dan af moeten vragen of u de aangewezen persoon bent om deze vragen van klanten te beantwoorden. Verwijzing naar EDP-auditors en andere specialisten kan zeker nodig en in het belang van uw klant zijn.