ZOEKEN
6 HET ONTVANGEN EN VERWERKEN VAN E-FACTUREN
Terwijl ondernemingen die elektronische facturen verzenden hier bewust voor kiezen, wordt de ontvangende kant nog wel eens overrompeld wanneer zij opeens geconfronteerd wordt met dit fenomeen. Vooral wanneer zij op dat moment überhaupt nog niet heeft nagedacht over de consequenties. We hebben ook al gelezen dat er modellen zijn waarbij leveranciers en klanten eerst tot afstemming komen. Dan is deze plotselinge confrontatie uiteraard niet aan de orde.
Mede door de fiscale verplichting van acceptatie heeft de ontvangende partij de keuze om een elektronische factuur af te wijzen. De onderneming die een elektronische factuur ontvangt, zal zichzelf daarom de vraag moeten stellen welke voor- en nadelen er kleven aan het elektronisch ontvangen van facturen.
6.1 OVERWEGINGEN BIJ HET ONTVANGEN VAN E-FACTUREREN
De eerste vraag die een onderneming zal stellen is: ‘Welk voordeel is er voor ons te behalen indien wij e-facturen gaan ontvangen?’. Indien de geautomatiseerde gegevensverwerking zodanig is ingericht, dat e-facturen ook daadwerkelijk ingelezen en verwerkt kunnen worden, dan is in elk geval één voordeel te realiseren. In de praktijk zal het echter vaak betekenen dat de onderneming extra moet investeren om e-facturen te kunnen inlezen. Overwegingen die dan spelen zijn: wat zijn de kosten van de aanpassing, om welke volumes gaat het, welke gegevens kunnen er worden ingelezen en zijn er meer factuurverzenders die hetzelfde formaat gebruiken?
De mate waarin gegevens ingelezen kunnen worden, is mede afhankelijk van afspraken die zijn gemaakt tussen de leverancier en afnemer of bijvoorbeeld binnen de branche. Zo wordt binnen de levensmiddelenbranche gebruik gemaakt van een uniforme artikelcodering, waardoor het afstemmen van inkoopfacturen veel eenvoudiger is. We kunnen daarom ook wel spreken over een ‘beperkte’ elektronische factuur en een ‘rijke’ elektronische factuur. Bij de beperkte e-factuur wordt feitelijk alleen de betaalinformatie van de factuur meegezonden. Herkend kan worden van wie de factuur afkomstig is en welk bedrag verschuldigd is, verdere detaillering ontbreekt. Bij een rijke elektronische factuur worden ook de individuele factuurregels (en eventuele bijlagen) meegezonden, waardoor de factuur automatisch gecontroleerd kan worden en direct kan worden omgezet in een financiële journaalpost.
Een afnemer zal er bij gebaat zijn als meerdere van zijn toeleveranciers met één model voor e-facturen werken. In de praktijk zien we dan ook vaak branche-initiatieven rondom e-factureren ontstaan, waardoor de drempel om over te stappen door een afnemer wordt verlaagd.
Zoals in hoofdstuk 3 beschreven, is de beslissing elektronische facturen te ontvangen mede afhankelijk van de positie die de afnemer inneemt in de keten. Dit houdt echter niet in dat een afnemer van iedere leverancier e-facturen hoeft te accepteren. In het ergste geval wordt een afnemer dan geconfronteerd met verschillende verschijningsvormen en modellen van elektronisch factureren.
6.2 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSING
Net als bij het verzenden van e-facturen brengt ook het ontvangen en verwerken van elektronische facturen risico’s met zich mee, die vragen om een aanpassing van de administratieve organisatie en interne beheersing . De belangrijkste risico’s bij het ontvangen van elektronische facturen hebben betrekking op de authenticiteit en de juistheid van de factuur en de onderliggende transactie.
6.2.1 AUTHENTICITEIT EN INTEGRITEIT
Belangrijk risico bij het ontvangen van e-facturen is het vraagstuk rondom de authenticiteit (herkomst) en integriteit van de factuur. Uiteraard speelt dit ook bij papieren facturen; hier vindt echter altijd nog een fysieke controle plaats, bijvoorbeeld aan de hand van poststempels, logo’s op briefpapier, e.d.
De ondernemer zou er voor kunnen kiezen om alleen elektronische facturen te accepteren waarvan hij de authenticiteit en integriteit kan vaststellen. In deze publicatie hebben we verschillende manieren gezien om de authenticiteit en integriteit vast te stellen. Dit kan bijvoorbeeld door de geavanceerde elektronische handtekening of door van te voren gemaakt afspraken met de leverancier over de wijze van aanleveren. Dit is uiteraard afhankelijk van de verschijningsvorm en het model van verzending. Zo zijn de maatregelen bij het ophalen van een e-factuur vanuit een portaal (denk dan aan beveiligde omgeving https) anders dan bij ontvangst via e-mail (bijvoorbeeld gebruik van geavanceerde elektronische handtekening).
De onderneming zal daarom beleid moeten ontwikkelen om te bepalen van welke leveranciers men elektronische facturen wil ontvangen en op welke wijze men in staat is om de authenticiteit van de facturen vast te stellen.
Bij integriteit speelt met name de vraag op welke wijze kan worden vastgesteld of datgene wat gefactureerd is, ook overeenkomt met datgene wat de afnemer heeft afgenomen. Bij het papieren proces zal dat vaak een vergelijking van de fysieke factuur met andere (papieren) documenten zijn. Bij een e-factuur is mate waarin deze controle geautomatiseerd kan plaatsvinden, mede afhankelijk van de mate waarin de factuur in het geautomatiseerde systeem kan worden ingelezen. Bij een ‘rijke’ e-factuur zal een geautomatiseerd systeem in staat zijn de factuur te matchen met de bestelling en de ontvangst van bijvoorbeeld de goederen. Daarnaast zullen echter ook e-facturen ontvangen worden waarmee geen directe relatie te leggen is met bijvoorbeeld een bestelling van goederen. Het bezwaar bestaat dan zelfs dat de e-factuur uitgeprint wordt en fysiek ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de verantwoordelijke binnen de organisatie. Een belangrijk voordeel van elektronisch factureren verdwijnt daarmee. Steeds meer ondernemingen stappen echter over op het gebruik van zogenaamde workflows, waarmee het autorisatieproces elektronisch kan plaatsvinden.
In principe is het matchen van e-facturen aan brondata eenvoudiger en betrouwbaarder dan bij papieren facturen. Een deel van de controles kan namelijk worden ‘ingebouwd’ en volledig geautomatiseerd verlopen.
6.2.2 ARCHIVERING
Naast de controle van de authenticiteit en de juistheid van de factuur zal de ondernemer ook zorg moeten dragen voor een juiste archivering van de e-factuur gedurende 7 jaar. In hoofdstuk 2 hebben we gelezen welke eisen de fiscus stelt rondom archivering. De ondernemer moet in staat zijn om de fiscus binnen een redelijke termijn de e-facturen – met inbegrip van de eventuele bijlagen en integriteits/authenticiteitsgegevens – te overleggen.
Nogmaals wijzen wij op het risico voor ontvangers van e-facturen in modellen waarbij de verzender afspraken gemaakt heeft met bijvoorbeeld een Billing Service Provider over archivering. Het is namelijk niet gezegd dat deze afspraken evenzeer gelden voor de ontvanger en/of in diens belang zijn. De ontvanger zal in een dergelijke situatie dus ook goed naar zijn archiveringsplicht moeten kijken.
De onderneming zal zich er van bewust moeten zijn dat bij een overgang naar een nieuw geautomatiseerd systeem of bij de overgang naar een nieuwe versie van het bestaande systeem, de opgeslagen e-facturen wel meegenomen en eventueel geconverteerd moet kunnen worden. Conversie is onder voorwaarden toegestaan.
Voor meer informatie over AO/IB maatregelen, zie: http://www.e-invoice-gateway.net/knowledgebase/eInvoiceBestPractice/