Het verzenden van elektronische facturen

5 HET VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE FACTUREN

In dit hoofdstuk gaan wij in op het verzenden van elektronische facturen. In veel gevallen zal een onderneming zelf de afweging maken of het op elektronische wijze verzenden van facturen zinvol is. Hoewel wij in het vorige hoofdstuk ook gezien hebben dat er modellen zijn waarin de onderneming feitelijk wordt gedwongen om over te gaan op elektronisch factureren.
Een handig hulpmiddel bij de overweging om over te gaan op e-factureren is de Check List E-factureren uit het boekje ‘E-factureren voor het bedrijfsleven’ (pagina 53 ev.). De belangrijkste stappen hebben wij hier opgenomen:

  • Wat zijn de gevolgen voor het optimaliseren van uw factuur(verwerkings)proces voor andere processen die niet direct met factureren te maken hebben: inkoop, logistiek, voorraadbeheer, etc.? Welke processen zijn dat en op welke manier moet u met deze gevolgen rekening houden?
  • Oriënteer u bij uw eigen, en ook een of meerdere andere, softwareleveranciers. Kunnen de mogelijkheden voor optimalisatie gerealiseerd worden met de ICT die u op dit moment gebruikt? Zo nee: is er dan maatwerk nodig of heeft u voldoende aan standaardfunctionaliteit?
  • Ga in gesprek met uw medewerkers: welke veranderingen staan hen te wachten wanneer u knelpunten gaat oplossen en optimalisatie probeert te bereiken. Waar ligt de weerstand? Hoe gaat u rekening houden met deze weerstand?
  • Bij veranderingen in de manier van factureren zult u nooit alle klanten of leveranciers in een keer meekrijgen. Gevolg is dat u misschien met verschillende soorten facturen te maken krijgt. Hoe wilt u, bij het verzenden en ontvangen van elektronische facturen, omgaan met verschillen tussen klanten en leveranciers?
  • Ga in gesprek met de zakelijke partners van wie u het meest afhankelijk bent bij het realiseren van uw optimalisatie en het oplossen van knelpunten. Niet alleen om draagvlak te krijgen voor uw ideeën, maar ook om na te gaan hoe u het beste gegevens kunt uitwisselen (kunnen systemen direct gegevens uitwisselen, zijn er service providers die daarbij kunnen bemiddelen?). Welke ontwikkelingen zijn er in uw branche wat betreft gegevensuitwisseling? En ten slotte: u moet afstemmen welke gegevens u gaat uitwisselen, of organisatorische processen op elkaar moeten worden afgestemd, en er moet besloten worden welk formaat gekozen wordt bij de uitwisseling van gegevens. Welke mogelijkheden voor samenwerking komen daaruit naar voren? Welke investeringen zijn daarbij noodzakelijk? Wat betekenen deze gesprekken voor uw plannen voor optimalisatie en het oplossen van knelpunten?
  • Ga in gesprek met uw accountant of administratiekantoor over de mogelijkheden om financiële, fiscale of juridische risico’s te beperken. Wat zijn de aandachtspunten bij het beperken en beheersen van deze risico’s? Lees daarbij eventueel hoofdstuk 4 voor meer achtergronden.
  • Wat is het toekomstbeeld dat u voor ogen staat na deze gesprekken?
  • Bereken de businesscase met de
    Businesscase calculator
  • Maak een projectplan: wat zijn de doelen die u wilt bereiken, wat is het tijdpad? Hoe beheerst u eventuele risico’s? Wat zijn de afhankelijkheden?

Wij zullen niet verder ingaan op deze checklist en ons beperken tot de vraagstukken rondom de interne administratieve processen van een onderneming die nodig zijn voor het verzenden van elektronische facturen. Daarbij gaan we in op de huidige situatie binnen de onderneming, de nieuwe situatie bij het toepassen van e-factureren, de gevolgen daarvan voor processen bij de onderneming en we gaan in op uw rol als accountant.

5.1 ZELF DOEN OF UITBESTEDEN

Wanneer een onderneming kiest voor het gaan verzenden van e-facturen, kan de onderneming een van de modellen uit hoofdstuk 4 als uitgangspunt kiezen. Afhankelijk van het model heeft de onderneming de keuze om het verzenden van elektronische facturen zelf te doen, dan wel om dit uit te besteden aan een Billing Service Provider.

5.1.1 ONDERNEMING GAAT FACTUREN ZELF VERZENDEN

Voor dit boekje gaan wij er vanuit dat de onderneming geautomatiseerd is met een financiële of ERP-applicatie. Veel financiële of ERP-applicaties kennen op dit moment al de mogelijkheid om facturen aan te maken in PDF-formaat. In de praktijk is er echter een gestaag groeiende behoefte om hiervan ook een XML-, UBL- of ander elektronisch formaat te kunnen maken, dat direct kan worden verwerkt in het administratieve pakket van de ontvangende partij. Dat is meteen de eerste eis die gesteld wordt. Maar de applicatie zal (idealiter) ook aan andere eisen moeten voldoen; enerzijds om de controleerbaarheid door de Belastingdienst en de accountant te ondersteunen en anderzijds om een efficiënte werkwijze mogelijk te maken. Een aantal van deze eisen is dus niet zozeer administratief van karakter, maar veeleer procesmatig. Deze eisen zullen wellicht moeten worden geïncorporeerd in pakketten rondom het administratieve pakket, zoals een workflow- of dossiertoepassing en/of een specifiek e-factureringspakket.
De volgende eisen (en wensen) kunt u meenemen bij de selectie van een administratief/e-factureringspakket:

  • de factuur bevat alle verplichte gegevens, maar deze eis geldt uiteraard voor papieren facturen ook al;
  • het pakket ondersteunt het aanmaken van diverse standaardformaten voor e-facturen;
  • het pakket voorkomt dat er verschillen zijn tussen de informatie die in de diverse formaten wordt gepresenteerd (m.a.w. het moet niet mogelijk zijn dat een XML-factuur een ander bedrag presenteert dan de bijbehorende PDF-factuur);
  • de facturen moeten ten minste 7 jaar bewaard kunnen worden; het pakket kent daartoe een koppeling met bijvoorbeeld e-dossiertoepassingen. Van daaruit moeten facturen binnen een redelijke termijn beschikbaar kunnen zijn voor de Belastingdienst;
  • het pakket maakt gebruik van open (of breed in de markt geaccepteerde) technische standaarden voor koppelingen. Immers, hoe opener het pakket, hoe meer mogelijkheden er zijn voor uitwisseling met andere pakketten;
  • het pakket ondersteunt technische mogelijkheden om authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen;
  • het pakket kent mogelijkheden om te voldoen aan zwaardere e-factureringseisen die gelden voor andere Europese landen;
  • het pakket biedt de mogelijkheid om een derde (denk daarbij aan accountant of Belastingdienst) toegang te geven tot het pakket in verband met controledoeleinden;
  • het pakket ondersteunt een optimale werkwijze rondom het verzenden van facturen en maakt het bijvoorbeeld mogelijk om:
  • de factuur via een workflow ter fiattering intern voor te leggen aan de verantwoordelijken; het fiat wordt op een elektronische wijze gegeven en vastgelegd in het systeem;
  • de factuur (op de door de klant gewenste wijze) toe te sturen;
  • gegevens uit het CRM-systeem te gebruiken om de factuur juist te adresseren (zowel ten behoeve van e-mail als voor het klaarzetten ervan in de portal/op de eigen website) en efficiënt te verzenden;
  • in het pakket vast te leggen welke facturen wanneer aan wie verzonden zijn of op de portal worden ingezien;
  • een e-factuur op een eenvoudige wijze (groepsgewijs) toe te sturen aan een derde partij (zie eerdergenoemde modellen);
  • facturen groepsgewijs op te stellen en op de gewenste/juiste datum te verzenden (in verband met BTW-perioden voor BTW-terugvraag);
  • het pakket kent koppelingen met andere pakketten of onderdelen van een ERP-pakket, waarin prijzen, contracten, logistieke documenten en dergelijke zijn vastgelegd. Door deze koppelingen is het eveneens mogelijk om geautomatiseerd verbanden te leggen voor het controleren van bijvoorbeeld aantal en prijs conform offerte, kortingen, BTW-percentages en dergelijke;
  • overige eisen: afhankelijk van uw behoeften kunt u daarnaast eisen stellen zoals
    • directe betalingsmogelijkheid
    • mogelijkheid tot herzien van facturen
    • automatisch aanmanen
    • vastleggen van vraen en reacties bij een factuur;
  • de leverancier van het pakket levert diensten op het gebied van e-factureren;
  • de leverancier van het pakket volgt de (laatste) ontwikkelingen en past de laatste standaarden toe.

    • Als we dit rijtje aan eisen zien, dan ligt het voor de hand om een onderneming in elk geval te adviseren om hiervoor niet zelf een pakket te gaan ontwikkelen. Ook maatwerk op het huidige pakket ontwikkelen, is geen aanrader. Voor ondernemingen zijn hier belangrijke nadelen aan verbonden, te weten: de hoge ontwikkelkosten van een systeem/maatwerk om te e-factureren en om de authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen. Uiteraard kan er wel worden gezocht naar standaardsoftware die aan deze eisen voldoet. Deze software kan zowel worden aangeschaft (in licentie) als worden gebruikt middels een gebruiksrecht (ASP/SaaS-oplossing).
    Leveranciers die een pakket bieden voor e-factureren, hebben de waarborgen voor authenticiteit en integriteit van facturen doorgaans in hun pakketten opgenomen. Daarnaast bieden de meeste aanbieders de mogelijkheid om het e-factureringssysteem aan de bestaande administratieve systemen te koppelen. Ook kan er voor worden gekozen om zaken als herinneringen, aanmaningen en opdrachtbevestigingen te integreren. En soms kan zelfs de betaling worden ondersteund.
    Ten slotte: omdat e-factureren nog relatief nieuw is, is de markt volop in beweging. Het belangrijkste advies dat u een onderneming kunt geven, is om te kiezen voor een open systeem. Op dit moment is er geen enkel pakket dat de standaard vormt in de markt. De markt is gewoonweg nog niet rijp.
    Een steeds vollediger en gedetailleerder overzicht van administratieve pakketten en de functionaliteit die ze aanbieden kunt u vinden op: leveranciersprofielen, e-factureren.info

    5.1.2 ONDERNEMING BESTEEDT HET VERZENDEN VAN FACTUREN UIT

    Bovenstaand hebben we gelezen dat de onderneming zelf software kan aanschaffen of kan huren/gebruiken om facturen te versturen; het is echter ook mogelijk het volledig e-factureringsproces uit te besteden aan een Billing Service Provider (BSP).
    U als accountant kunt de onderneming helpen bij de keuze van een BSP. Daarbij kunt u min of meer dezelfde criteria aanhouden als die in paragraaf 5.1.1 zijn genoemd bij de pakketkeuze. Er is wel een aantal bijzonderheden. Billing Service Providers kunnen – afhankelijk van de door hen geboden dienstverlening – het proces van aanmaken, verzenden, en presenteren van facturen voor hun rekening nemen, tot en met het afhandelen van klantvragen, sturen van herinneringen, aanmaningen en dergelijke.
    De onderneming stelt de factuurgegevens beschikbaar aan de service provider. Let in deze processtap ook op de authenticiteit en integriteit van de factuur. Bij de verschillende modellen beschreven in paragraaf 4.2 kunnen de onderneming en de klant door datacommunicatie toegang krijgen tot de facturen bij de service provider na identificatie en authenticatie. Het is mogelijk dat meerdere service providers (denk aan het four cornermodel, paragraaf 4.2.3) een rol vervullen binnen het factureringsproces. In dat geval vormt de integriteit van de factuur een extra aandachtspunt: vanaf het moment van uitreiking door de leverancier tot en met het moment van ontvangst door de leverancier mogen er geen wijzigingen plaatsvinden.

    Voor de onderneming is het van belang om een contract op te stellen met de service provider, waarin de dienstverlening nauwkeurig wordt afgesproken. Rechten en plichten worden geregeld. Overigens blijft – ondanks contractuele bepalingen – de leverancier
    verantwoordelijk voor zijn wettelijke verplichtingen inzake facturering: juistheid, volledigheid en tijdigheid van de facturering.
    Een specifiek aandachtspunt is de bewaarplicht. Niet alleen de factuur maar ook de vaste gegevens (klantnummers, artikelnummers, e.d.) moeten volledig en historisch juist worden bewaard gedurende de fiscale bewaartermijn. Zowel de afnemer als de leverancier moeten de factuur gedurende de wettelijke termijn bewaren en op verzoek in controleerbare vorm kunnen overleggen aan de Belastingdienst. Beiden kunnen dit neerleggen bij de service provider. In dat kader is het ook van belang om afspraken te maken over het ‘verbreken van de relatie’ (tussen onderneming en service provider en/of tussen onderneming en klant). Er moeten afspraken gemaakt worden die garanderen dat men ook na het beëindigen van de relatie kan beschikken over de e-facturen.
    Voor de service provider is het van belang om processen te documenteren en bewijsbaar op orde te hebben, bijvoorbeeld door periodiek een audit-trail te overleggen.
    De diensten die verschillende BSP’s aanbieden kunt u vergelijken op en

    5.2 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE BEHEERSING

    Een onderneming die overweegt om over te stappen op elektronisch factureren, zal moeten nagaan in hoeverre deze nieuwe manier van werken invloed heeft op de administratieve organisatie en maatregelen van interne beheersing. Omdat het te ver strekt om hier de volledige AO/IB rondom factureren te behandelen, gaan wij slechts in op de mogelijke risico’s van elektronisch factureren en welke maatregelen in de AO/IB deze risico’s kunnen beperken. Daarbij lijkt het proces van e-factureren voor een groot gedeelte op het proces van papieren facturatie, alleen de wijze van verzending is feitelijk anders. Ondernemingen zullen er rekening mee moeten houden dat niet alle klanten een elektronische factuur willen of kunnen ontvangen, feitelijk ontstaat dan een duaal stelsel van zowel e-facturen als papieren facturen. Hierna zullen wij de verschillende risico’s rondom e-factureren in kaart brengen en aangeven met welke maatregelen in de administratieve organisatie dit kan worden afgedekt.

    5.2.1 ACCEPTATIE VAN ELEKTRONISCH FACTUREREN DOOR DE KLANT

    In hoofdstuk 2 hebben wij aangegeven dat de fiscus vereist dat de klant de elektronische factuur accepteert: door expliciet toestemming te geven of door de elektronische factuur te betalen en impliciet toestemming te geven. De betaling van een elektronische factuur impliceert dus feitelijk het accepteren van elektronisch factureren . Het is belangrijk, dat de ondernemer deze toestemming om elektronisch te factureren of expliciet vooraf vraagt aan de afnemer, dan wel dit achteraf vaststelt, na betaling van een elektronische factuur. Hoewel de verplichting fiscaal niet meer bestaat om die toestemming vast te leggen, is het naar onze mening belangrijk van de expliciete en de impliciete toestemming een registratie bij te houden. Bijvoorbeeld binnen het CRM-pakket. Op basis van deze registratie kan dan door het facturatiesysteem gekeken worden welke klanten een e-factuur willen ontvangen.
    De onderneming zal een keuze moeten maken tussen een expliciete of impliciete acceptatie. Deze keuze zal afhankelijk zijn van de relatie tussen de ondernemer en de afnemer, de duur van de relatie en de waarde van de transactie(s).
    De onderneming zal ook moeten overwegen of de algemene voorwaarden niet zodanig moeten worden aangepast dat deze zijn afgestemd op het gebruik van e-facturen door de onderneming.

    5.2.2 JUISTHEID EN VOLLEDIGHEID VAN BRONDATA

    Voor de verzending van een papieren factuur is het essentieel dat u beschikt over de naam, adres en woonplaats van de klant. Wordt de factuur elektronisch verzonden of klaargezet in een portal, dan is bijvoorbeeld het e-mailadres of de elektronische postbus van de afnemer essentieel, naast uiteraard de eisen uit de Wet op de Omzetbelasting. De e-factuur of het bericht dat de e-factuur klaarstaat op een portal zal anders nooit aankomen. Kortom, verificatie van de e-mailadressen is noodzakelijk. Dit zou geregeld kunnen worden door het verzenden van een verificatiebericht, waarop de afnemer moet reageren door middel van een tegenbericht. Door het terugzenden van dit verificatiebericht weet u of het elektronische adres bestaat. Dit zou eventueel gecombineerd kunnen worden met een expliciete acceptatie, zoals beschreven in de voorgaande paragraaf.

    5.2.3 E-FACTUREN DAADWERKELIJK VERZONDEN DAN WEL ONTVANGEN

    Bij papieren facturen is er sprake van een duidelijk fysiek proces; de facturen worden geprint, in een enveloppe gedaan, gefrankeerd en aangeboden aan een organisatie die zorgdraagt voor de verzending naar de afnemer. Gaat er in dit proces iets mis, dan wordt dit vaak direct opgemerkt. Al kunnen er bij papieren facturen natuurlijk ook dingen misgaan die niet direct opgemerkt worden, zoals het niet aankomen of zoekraken van een factuur. Bij een digitale factuur is het proces sowieso niet meer zichtbaar; hier zit een deel van de besparingen maar ook van de risico’s. Omdat het proces niet meer fysiek te volgen is, zal er een mogelijkheid moeten bestaan om te controleren of facturen aangemaakt en verzonden zijn. Een mogelijkheid is door het geautomatiseerde systeem op meerdere punten in het proces controletotalen te laten genereren. Bij het verzenden is het mede afhankelijk van de wijze van verzending, of controleerbaar is dat de e-factuur ook daadwerkelijk ontvangen is. Binnen gesloten systemen zoals EDI-netwerken worden afspraken gemaakt over het verzenden van ontvangst- dan wel acceptatieberichten. Bij meer open systemen waarbij bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van e-mail als verzendmechanisme is dit wat lastiger, omdat de ontvanger hier vaak de keuze heeft om wel of geen retourbericht te verzenden. Bij het gebruik van factuurportalen, waarbij de afnemer – na bijvoorbeeld een signaal via e-mail – zijn factuur kan bekijken en of downloaden, is zeer goed na te gaan of, en zo ja wanneer, een afnemer zijn factuur bekeken of gedownload heeft.
    De controleerbaarheid van het verzenden dan wel ontvangen is mede afhankelijk van de complexiteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat, indien de onderneming gebruik maakt van een Billing Service Provider, facturen verzonden moeten worden naar de Billing Service Provider en dat deze daarna worden door verzonden naar de afnemers. Het mag duidelijk zijn dat naarmate het aantal schakels tussen verzender en ontvanger groter wordt, de risico’s ook toenemen.

    5.2.4 AFHANKELIJKHEID VAN DE GEAUTOMATISEERDE GEGEVENSVERWERKING

    Tot slot willen wij aangeven dat indien een onderneming overweegt om zelf – dan wel met behulp van een derde partij – elektronisch te gaan factureren, de afhankelijkheid van de organisatie van een juiste en continue werking van de geautomatiseerde gegevensverwerking wordt verhoogd. Dit houdt in dat de onderneming voldoende waarborgen binnen de organisatie, dan wel in de relatie met de derde partij, moet aanbrengen die de juiste werking en de continuïteit waarborgen. Mede afhankelijk van de omvang van de onderneming en de complexiteit van de geautomatiseerde systemen, denken wij dat het belangrijk is dat een onafhankelijke deskundige, bijvoorbeeld een EDP-auditor, periodiek toetst of de juiste werking en de continuïteit van de systemen is gewaarborgd.
    Indien u kiest voor het verzenden en ontvangen van e-factureren in PDF-formaat, dan wijzen wij u graag op het artikel “Belangrijke verlichting eisen elektronisch factureren” van Leo Mobach en Colin van Oosterhout, BTW-bulletin juni 2009, nr. 6. In dit artikel gaan de auteurs in op de risico’s en dus ook aandachtspunten van e-facturen in PDF-formaat.