ZOEKEN
E-FACTUREREN
VOOR
ACCOUNTANTS- EN
ADMINISTRATIEKANTOREN
Fou-Khan Tsang en Tonny Dirkx
Colofon:
Deze publicatie is kosteloos te bestellen en te downloaden op e-factureren.info
ECP-EPN heeft Fou-Khan Tsang RA (Alfa Accountants en Adviseurs) en ir. Tonny Dirkx (Full•Finance Consultants) gevraagd deze publicatie te schrijven. Deze is vervolgens tot stand gekomen in nauwe samenwerking de beroepsorganisaties NIVRA en NOvAA, de kantoren BDO, ERNST & YOUNG, KPMG, PWC en de kantoororganisatie SRA.
Het ministerie van Economische Zaken, het ministerie van Financiën en de Belastingdienst hebben bijgedragen aan de totstandkoming van deze publicatie door financiering en door te participeren in de Expertgroep Awareness e-Factureren.
Ricoh Nederland sponsort de layout, het drukwerk en de verspreiding van deze publicatie omdat ze van harte de doelstellingen ervan onderschrijft: accountants- en administratiekantoren attenderen op de mogelijkheden die het elektronisch uitwisselen van facturen de samenleving biedt om administratieve lasten te verlagen en fouten te voorkomen.
Ricoh Nederland is leverancier van producten en diensten op het gebied van IT & Document Solutions en biedt naast hoogwaardige multifunctionals en printers, innovatieve documentoplossingen om informatie binnen en tussen organisaties te optimaliseren.
Voorwoord
ECP-EPN heeft Fou-Khan Tsang RA (Alfa Accountants en Adviseurs) en ir. Tonny Dirkx (Full•Finance Consultants) gevraagd deze publicatie te schrijven. Bij het schrijven zijn zij actief ondersteund door de beroepsorganisaties NIVRA en NOvAA, de kantoren BDO, ERNST & YOUNG, KPMG, PWC en de kantoororganisatie SRA.
ECP-EPN is een onafhankelijk platform waar overheid, bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties kennis uitwisselen en samenwerken om de kansen die de informatiesamenleving biedt te benutten en bedreigingen weg te nemen. Zo realiseert het platform doorbraken en creëert het de juiste randvoorwaarden
Elektronisch factureren ziet ECP-EPN als één van die kansen voor de informatiesamenleving. Het digitaliseren van gegevensstromen tussen organisaties zal een belangrijke bijdrage leveren aan het versterken van de internationale concurrentiepositie van ons land. ECP-EPN heeft dan ook al jaren meegewerkt aan de totstandkoming van internationale afspraken op het gebied van e-business.
ECP-EPN wil bijdragen aan een doorbraak van elektronisch factureren. Met dat doel is het “Stakeholdersoverleg e-Factureren” in het leven geroepen. Dit overleg brengt partijen uit bedrijfsleven, overheid en wetenschap samen, die een voortrekkersrol spelen bij elektronisch factureren. Door dat overleg kunnen zij hun activiteiten afstemmen. Op advies van dit overleg is de Expertgroep Awareness e-Factureren in het leven geroepen, die kennis over e-Factureren bundelt en verspreidt.
ECP-EPN bedankt de Expertgroep Awareness e-Factureren en het Stakeholdersoverleg voor hun ondersteuning bij het tot stand komen van deze publicatie. En zeker ook haar participant Ricoh Nederland voor de sponsoring van de opmaak, het drukken en het aanbod de publicatie kosteloos te verspreiden.
Deze publicatie is, zonder kosten, te downloaden of te bestellen via www.e-factureren.info
Inhoud
1 E-factureren voor accountants- en administratiekantoren in één oogopslag
1.1 Doel van deze publicatie
1.2 De rol van de accountant
1.3 De opzet van dit boekje
2 De digitale samenleving
2.1 Wat is e-factureren?
3 Fiscaal juridische aspecten
3.1 De elektronische factuur
3.2 De inhoud van de elektronische factuur
3.3 Bewaarplicht
3.4 Het uitbesteden van het facturatieproces en self billing
3.5 Internationaal
4 De elektronische factuur
4.1 Verschijningsvormen
4.1.1 Door de mens lees- en interpreteerbare elektronische facturen
4.1.2 Door de computer lees- en interpreteerbare elektronische facturen
4.1.3 Combinatie
4.2 Modellen van elektronisch factureren
4.2.1 Biller direct / direct billing of ook wel seller direct model
4.2.2 Buyer direct model
4.2.3 Consolidator Model:Three Corner of Four Corner
4.2.4 Direct processing / EDI
4.2.5 Self billing
5 Het verzenden van elektronische facturen
5.1 Zelf doen of uitbesteden
5.1.1 Onderneming gaat facturen zelf verzenden
5.1.2 Onderneming besteedt het verzenden van facturen uit
5.2 Administratieve organisatie en interne beheersing
5.2.1 Acceptatie van elektronisch factureren door de klant
5.2.2 Juistheid en Volledigheid van brondata
5.2.3 E-facturen daadwerkelijk verzonden dan wel ontvangen
5.2.4 Afhankelijkheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking
6 Het ontvangen en verwerken van e-facturen
6.1 Overwegingen bij het ontvangen van e-factureren
6.2 Administratieve organisatie en interne beheersing
6.2.1 Authenticiteit en integriteit
6.2.2 Archivering
7 Gevolgen voor het accountantskantoor
7.1 Administratieve dienstverlening
7.2 Samenstelpraktijk
7.3 Advies
Bronnen
1 E-FACTUREREN VOOR ACCOUNTANTS- EN ADMINISTRATIEKANTOREN IN ÉÉN OOGOPSLAG
1.1 DOEL VAN DEZE PUBLICATIE
Deze publicatie ‘E-factureren voor accountants- en administratiekantoren’ helpt accountants, administrateurs en andere (financiële) intermediairs en adviseurs die in aanraking komen met ondernemers die elektronische facturen gaan verzenden dan wel ontvangen. Ook al is de publicatie bedoeld voor deze brede groep, kortheidshalve zal steeds gesproken worden van “accountant”. Waar wordt gesproken over “accountantskantoor” wordt dan ook het “administratiekantoor” bedoeld.
Deze publicatie is een vervolg op het boekje ‘E-Factureren voor het bedrijfsleven’, dat gericht is op ondernemers. Met de publicatie die u nu in handen heeft, kunt u antwoord geven op vraagstukken waarmee de ondernemer bij u komt, zoals fiscaal-juridische vragen en vragen rondom het verwerken van de facturen in de administratie. Deze publicatie gaat niet in op de controle- en assurance problematiek. Voorlichting daarover behoort tot de verantwoordelijk van de beroepsorganisaties van accountants. Aan informatie over die onderewerpen wordt op dit moment (eind 2009) gewerkt.
Bovengenoemde publicaties zijn gericht op het versturen en ontvangen van e-factureren in Nederland. De Nederlandse regels voor e-factureren zijn vooruitstrevend. Er zijn op dit moment (oktober 2009) nog geen Europese of wereldwijde afspraken over e-factureren. Wel zijn er vele ontwikkelingen. De Europese Commissie maakt zich sterk voor harmonisatie en vereenvoudiging van de regelgeving omtrent e-factureren. De verwachting is dat Nederlandse regels (sterk) zullen gaan aansluiten op deze en andere internationale ontwikkelingen.
1.2 DE ROL VAN DE ACCOUNTANT
Naar onze verwachting zult u als accountant de komende jaren bij de uitvoering van uw werkzaamheden steeds vaker te maken krijgen met e-factureren. In eerste instantie in uw rol van adviseur: wanneer bedrijven en organisaties u vragen te adviseren over het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. U zult dan tekst en uitleg moeten geven over de impact op de administratieve organisatie en interne beheersing en over de fiscale eisen, want die zijn er ondanks de vereenvoudiging nog steeds. Daarnaast zullen elektronische facturen ook invloed hebben op de wijze waarop u uw werkzaamheden uitvoert, zowel in de administratieve dienstverlening als in de samenstelpraktijk. Of vraagt u straks bij de cliënt gewoon een papieren, geprinte kopie op? Kortom, u zult hoe dan ook geconfronteerd worden met het fenomeen van e-factureren.
1.3 DE OPZET VAN DIT BOEKJE
Met behulp van dit boekje willen wij u voorbereiden op deze confrontatie, waarbij wij ons voornamelijk richten op uw rol als adviseur en de gevolgen voor de administratieve dienstverlening en de samenstelpraktijk. Misschien moeten we in deze context concreet spreken van de MKB-markt.
In hoofdstuk 2 willen wij vooral ingaan op de fiscale en juridische aspecten van e-factureren. Zoals eerder aangegeven, is de fiscale regelgeving recentelijk sterk vereenvoudigd. Deze vereenvoudiging betekent echter wel dat er meer verantwoordelijkheid wordt verwacht van de ondernemer rondom e-factureren.
In hoofdstuk 3 behandelen we de verschillende verschijningsvormen van de e-facturen en gaan we in op de voor- en nadelen en risico’s. Hierbij wordt tevens ingegaan op de verschillende technische standaarden die er zijn voor e-factureren.
Het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen staat centraal in de daaropvolgende twee hoofdstukken. Welke gevolgen heeft dit voor de dagelijkse praktijk bij de cliënt? Hoe moeten de administratieve organisatie en interne beheersing worden ingericht en op welke wijze kunnen elektronische facturen worden gearchiveerd? Hierbij zullen we tevens ingaan op de impact van e-factureren op de dienstverlening door het accountantskantoor.
Eerder is – zoals vermeld – ‘e-Factureren voor het bedrijfsleven’ verschenen. Dit boekje vormt daarop een vervolg. Wij hebben getracht om hier zoveel als mogelijk op aan te sluiten, zowel qua jargon als wat betreft de gehanteerde methodiek. Daarbij hebben wij als uitgangspunt wel steeds u, de accountant, als lezer genomen.
Tonny Dirkx en Fou-Khan Tsang
2 DE DIGITALE SAMENLEVING
In het afgelopen decennium is onze wereld sterk veranderd; onze wereld is in hoge mate gedigitaliseerd, zowel zakelijk als in de privé-omgeving. We kijken vandaag de dag digitale televisie, we fotograferen digitaal, we bellen digitaal (VoIP, Skype), we luisteren naar digitale muziek, we lezen een digitale krant of boek, we communiceren steeds vaker digitaal (mail, chat, twitter) en zo kunnen we nog wel even doorgaan.
De ontwikkeling naar ‘steeds meer digitaal’ is in de zakelijke omgeving langer gaande. Het bedrijfsleven had namelijk al veel eerder haar (logistieke) processen gedigitaliseerd door de ingebruikname van ERP-systemen. Maar ook de processen tussen bedrijven werden gedigitaliseerd middels EDI-berichtgeving. Feitelijk spreken we dan van ketendigitalisering.
Toch is er in zowel de privé-sfeer als de zakelijke markt een proces dat nog steeds grotendeels via papier verloopt. De schattingen hierover lopen wat uiteen, maar in Nederland worden jaarlijks ongeveer 1 miljard facturen verzonden. Na al die volledig digitale processen komt er ergens nog een keer een factuur uit een printer rollen. Deze wordt in een envelop gedaan, gefrankeerd en vervolgens naar de afnemer opgestuurd. Bij bedrijven maken die facturen een reis door de organisatie van stapel naar stapel, om uiteindelijk goedgekeurd, ingevoerd en betaald te worden. Voert het bedrijf niet zelfstandig zijn administratie, dan is de kans zelfs groot dat de factuur twee keer handmatig wordt ingevoerd: door de ondernemer in het telebankiersysteem en door de accountant of het administratiekantoor in de financiële administratie. Bij particulieren wordt de factuur ontvangen en in het telebankiersysteem ingevoerd en betaald.
Eigenlijk heeft de papieren factuur dus maar een kort leven. Hij wordt meteen weer gedigitaliseerd en verdwijnt vervolgens voor zeven jaar, op papier, in een map. En dat alles dus 1 miljard keer per jaar. Deze slag, van digitaal naar papier naar weer digitaal, is eigenlijk een beetje onlogisch en kost daarbij ook geld. Een logische stap zou dus zijn om over te gaan op een elektronische wijze van factureren, waardoor de slag van digitaal naar papier naar digitaal kan worden voorkomen. Wij spreken dan over elektronische facturen of e-factureren.
De afgelopen jaren, mede door de toename van verkopen op het internet, zien we de elektronische factuur in de consumentenmarkt in aantal snel groeien. De banken zijn daarnaast begonnen om de elektronische factuur te integreren met telebankieren voor de consumentenmarkt.
De vraag rijst nu al snel waarom e-factureren niet veel eerder een veel grotere vlucht heeft genomen? Wij denken dat dit komt door de perceptie van technische complexiteit, gebrekkige standaardisatie en de vele vragen die er leven rondom beveiliging en wet- en regelgeving. In het bijzonder in de fiscale wetgeving werden er aanzienlijke eisen gesteld aan e-factureren. Echter, op 12 februari 2009 kondigde staatsecretaris De Jager een aanzienlijke verlichting aan van de vereisten rondom e-factureren. De verwachting is dan ook dat nu de regelgeving aanzienlijk is vereenvoudigd, e-factureren in 2009 en 2010 een grote vlucht zal nemen.
2.1 WAT IS E-FACTUREREN?
In hoofdstuk 3 zult u ontdekken dat elektronisch factureren zeer veel verschijningsvormen kent. Van een factuur in PDF-formaat tot aan zeer technische formaten, die feitelijk alleen door computers te lezen zijn. Wij willen e-factureren daarom als volgt definiëren:
‘E-factureren is het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens elektronisch kan worden verwerkt en opgeslagen.
Met deze omschrijving benadrukken wij dat e-factureren een proces is, dat onderdeel is van een informatiestroom en dat e-factureren onderdeel is van een keten. Daarnaast benadrukt deze definitie dat de voordelen zowel aan de kant van de verzender liggen als aan de kant van de ontvanger.
In de praktijk komen er echter ook hele andere vormen van e-factureren voor, die strikt genomen niet onder deze definitie vallen. Denkt u dan bijvoorbeeld aan een factuur in PDF-formaat die per e-mail is verzonden en bij de afnemer wordt ontvangen. Een nadeel van deze werkwijze is dat de voordelen vooral bij de verzender van de factuur liggen. De ontvanger kan namelijk een PDF-factuur meestal niet direct digitaal verwerken (ook al komen daar ook mogelijkheden voor: zie paragraaf 4.1.3.)
Het is goed op te merken dat onze aandacht zich richt op het verzend- en ontvangproces van e-facturen. Zo zijn er bijvoorbeeld ook ondernemingen die ervoor kiezen om papieren facturen bij binnenkomst te scannen en dan geautomatiseerd te verwerken. Feitelijk zetten zij een papieren factuur om in een e-factuur. Hierop gaan wij in dit boekje niet in. De wijze van verwerking van papieren facturen in een onderneming, staat namelijk los van de vraagstukken rondom het verzenden en ontvangen van e-factureren.