Bij het Direct Processing Model worden factuurgegevens uitgewisseld met behulp van een directe koppeling tussen koper en leverancier. Gestructureerd dataverkeer wordt op deze manier tussen beide systemen uitgewisseld. Deze vorm van e-factureren staat voornamelijk bekend als EDI (Electronic Data Interchange). Voor de opkomst van het internet werden één op één koppelingen gemaakt tussen de systemen van koper en leverancier(s).

Het Direct Processing Model was vroeger een dure aangelegenheid omdat voor elke leverancier een aparte koppeling moest worden gemaakt. Daarom werd dit model alleen gekozen als het grootste deel van de facturen afkomstig was van een klein aantal leveranciers. Dit is inmiddels anders omdat:

• het direct koppelen van leveranciers een stuk goedkoper is dankzij internettechnologieën.
• steeds meer leveranciers  in staat zijn om vanuit hun eigen systemen gestructureerde berichten te verzenden.
• de mogelijkheid bestaat dat uw leverancier is aangesloten op een partij die de uitgaande facturen van uw leverancier digitaliseert, een zogenaamde Billing Service Provider.

Het Direct Processing Model is een geschikt model indien uw eigen systemen en die van uw belangrijkste leveranciers hier klaar voor zijn. Ook kan het Direct Processing Model interessant zijn als u met een selectie van leveranciers wilt starten. Als u dit model overweegt, informeer dan bij uw belangrijkste leveranciers in hoeverre zij in staat zijn om de factuur elektronisch aan te leveren.

In dit model legt een koper zijn manier van e-factureren al dan niet verplicht op aan zijn leveranciers (verzendende partij). De leveranciers dienen hun facturen aan te maken dan wel af te leveren in het systeem van de koper, in het door koper gewenste formaat.

Het Buyer Direct Model is van oorsprong een afgeschermde omgeving (portal) beschikbaar gesteld door de koper. De portal staat in verbinding met het systeem van de koper. Leveranciers kunnen op diverse manieren hun factuurgegevens bij uw organisatie aanleveren:

• (A) Leveranciers kunnen hun factuurgegevens middels een inlog op de portal invoeren. De koper kan op deze manier een aanzienlijke kostenbesparing realiseren op de verwerking van inkomende facturen. De leverancier krijgt echter te maken met extra kosten aangezien de factuurgegevens én in het eigen systeem moeten worden ingevoerd én in de portal van de koper.
• Inmiddels zijn de portals verder ontwikkeld en kunnen leveranciers een gestructureerd bericht naar de portal verzenden (B) of een directe koppeling maken met het portal (C).
• Ook is het mogelijk om een koppeling te maken via de portal van de leverancier.

Bij het Buyer Direct Model zorgt de koper voor de infrastructuur. Als u dit model overweegt, geef leveranciers dan de keuze op welke manier zij koppelen aan het portal. Doet u dit niet dan kan het Buyer Direct Model op weerstand van leveranciers stuiten in verband met extra kosten die zij moeten maken.

Het Consolidator model is een vorm van outsourcing (uitbesteding). Bij het Consolidator Model wisselen koper en verkoper factuurgegevens uit via een tussenliggend platform. In Nederland zijn er diverse platformen die voor een groeiend aantal organisaties facturen versturen en ontvangen.

Het grote voordeel van het Consolidator Model is dat:

• zowel koper als leverancier maar één koppeling hoeven te maken, namelijk de koppeling met het platform.
• anders dan bij het Buyer Direct Model en het Direct Processing Model de leverancier met één koppeling meerdere kopers kan e-factureren.
• Verder hoeft de koper alleen maar de koppeling met het platform te beheren en niet de koppelingen met al zijn afzonderlijke leveranciers.
• Bij dit model zorgt de BSP dat uw organisatie de facturen in het gewenste formaat krijgt.

Het Consolidator Model is een laagdrempelig model. Vaak betaalt u afhankelijk van het aantal facturen dat u ontvangt waardoor de businesscase snel te berekenen is en de risico’s beperkt blijven. Als u dit model overweegt, kijk dan of uw leveranciers bij een BSP zijn aangesloten. Indien er belangrijke leveranciers ontbreken informeer dan bij deze leveranciers of zij bereid zijn om op een BSP aan te sluiten. Maak ook afspraken met het platform over eventueel nieuw aan te sluiten leveranciers. Het kan voorkomen dat uw leverancier op een andere BSP zit dan u. In dat geval moeten de BSP’s onderling koppelen.

Bij deze vorm van e-factureren wordt aanzienlijk afgeweken van het traditionele proces. Bij Self-billing stuurt de koper zijn eigen inkoopfactuur aan de verzender, gebaseerd op wat hij besteld en ontvangen heeft. De verkoper hoeft dus zelf geen verkoopfactuur meer op te sturen.

Self-billing zorgt bij de koper voor kostenbesparing omdat hij geen factuurgegevens meer hoeft in te voeren. Bij de leverancier kan Self-billing voor extra kosten zorgen aangezien hij in dit geval moet controleren of de verkoopfactuur klopt met de gegevens in zijn eigen systeem. Self-billing is het meest geschikt als er sprake is van een order, bestelling of contract. Uw leverancier moet Self-billing willen accepteren. Informeer hiernaar bij uw leveranciers indien u deze vorm overweegt.