ZOEKEN
Op de voorgaande pagina’s heeft u kunnen lezen op welke manieren u kunt e-factureren. U heeft kunnen lezen dat e-factureren wettelijk geaccepteerd is en dat de discussie over standaarden geresulteerd heeft in een werkbaar formaat voor e-factureren.
Deze pagina is bedoeld om de betekenis van e-factureren voor uw organisatie te laten zien. E-factureren is vaak minder ingewikkeld dan u denkt, als u dit uitgangspunt maar als basis neemt:
“E-factureren is het automatiseren van bestaande processen”
Hiermee bedoelen we dat e-factureren geen ‘procesaanpassing’ is maar een ‘procesoptimalisatie’, ofwel een sterke verbetering van het factureringsproces. Voorbeeld hiervan is het invoeren van factuurgegevens. Normaal gesproken worden die gegevens handmatig ingevoerd. Bij e-factureren worden de factuurgegevens geautomatiseerd ingelezen.
Deze pagina helpt u bij:
- het beschrijven van uw huidige factuurverwerkingsproces;
- het beschrijven van het gewenste factuurverwerkingsproces;
- het opstellen van de businesscase om draagkracht te krijgen binnen uw organisatie.
Uw huidige factuurverwerkingsproces
De overstap naar e-factureren is het meest succesvol als uitgegaan wordt van het bestaande proces. Het is daarom belangrijk om dat proces voor het verwerken van de inkomende facturen nauwkeurig te beschrijven. Beschrijf:
- welke processen een factuur doorloopt van ontvangst tot betaling, en
- noteer welke handelingen er tijdens elke stap van het proces worden uitgevoerd.
Een heel praktische methode om uw eigen proces te beschrijven kan met behulp van een ‘factuurvolgblad’. Dit is een blad dat wordt toegevoegd aan elke factuur gedurende een bepaalde periode. Iedere medewerker die de factuur onder ogen krijgt dient te noteren welke handelingen hij/zij met de factuur verricht en hoeveel tijd hiervoor nodig is.
Houd er rekening mee dat er sprake kan zijn van verschillende soorten facturen die verschillende processen doorlopen. Zo zijn er bijvoorbeeld facturen die gekoppeld dienen te worden aan een order, contract en of levering. Het is belangrijk om voor alle factuursoorten procesbeschrijvingen te maken.
Bekijk hier een voorbeeld van procesbeschrijving voor papieren factuurverwerking»
Uw nieuwe factuurverwerkingsproces
Nadat het proces voor het verwerken van de inkomende facturen in kaart is gebracht kunt u het gewenste proces beschrijven.
Bekijk hier een simpel voorbeeld van hoe een dergelijk proces eruit zou kunnen zien.»
Zoals als uit de afbeelding blijkt is het proces hetzelfde gebleven, maar zijn de handelingen die op de facturen uitgevoerd worden geautomatiseerd. Uiteraard zal het niet altijd mogelijk zijn om het bestaande proces geheel aan te houden, maar liefst wel zoveel mogelijk. Pas op met het inrichten van uw processen op basis van uitzonderingen. Probeer uitzonderingen dan ook als uitzonderingen te behandelen.
Beeldvorming
Een vergelijking van het huidige proces met het gewenste proces geeft een goed beeld van de mogelijke besparingen. Ook geeft het inzicht in wat er nodig is voor e-factureren en welke invloed het zal hebben op uw organisatie. Zo hoeft u voor het elektronisch ontvangen van een factuur uw leveranciers alleen maar te verzoeken deze digitaal aan te leveren. U kunt dus makkelijk beginnen met één of enkele leveranciers.
