Uw leverancier is niet verplicht een elektronische factuur te versturen. Uiteraard kunt u het wel in uw inkoopvoorwaarden of in de voorwaarden van bijvoorbeeld een aanbesteding opnemen.

Voor elektronische facturen geldt dat deze, net als papieren facturen, minimaal de wettelijk verplichte gegevens bevatten, zoals:

• een opeenvolgend factuurnummer;
• de datum van uitreiking van de factuur;
• de datum waarop de levering of de dienst wordt verricht of is voltooid. Of de datum van vooruitbetaling - voor zover die kan worden vastgesteld – en deze datum verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur;
• de naam en het adres van de ondernemer die de levering of de dienst verricht;
• het BTW-identificatienummer van de ondernemer die de levering of de dienst heeft verricht;
• de naam en het adres van de afnemer aan wie de levering wordt verricht of de dienst wordt verleend;
• het BTW-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht, als er sprake is van het verleggen van de heffing, of als er sprake is van intracommunautaire leveringen tegen een 0% tarief;
• een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of de verrichte dienst;
• de hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of verrichte diensten;
• vermelding van de betreffende regeling als er sprake is van een vrijstelling, een verlegging van de heffing, het toepassen van een margeregeling of van intracommunautaire leveringen tegen een 0% tarief;
• de vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling, de eenheidsprijs, de eventuele vooruitbetalingen en andere kortingen die nog niet in de eenheidsprijs zijn verwerkt;
• het BTW-bedrag, uitgedrukt in euro’s;
• als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger: zijn naam, adres en BTW-identificatienummer;
• bij auto’s: de gegevens die nodig zijn om te bepalen of een vervoermiddel een nieuw vervoermiddel is, zoals een kentekennummer.

Zowel tijdens de verzending van de factuur als bij het archiveren ervan moeten er maatregelen zijn genomen om de authenticiteit (betrouwbaarheid) en integriteit (echtheid) te waarborgen. Hoewel dit uit fiscaal oogpunt niet meer vereist is, is het verstandig wel deze eisen te blijven volgen in het kader van:

• wettelijke kaders voor overheidsorganisaties (zoals de Archiefwet);
• controleverplichtingen vanuit accountingrichtlijnen;
• handelsrechtelijke/civielrechtelijke verplichtingen;
• imago van organisaties.

Er zijn diverse manier om deze waarborgen te realiseren:

• De geavanceerde elektronische handtekening: elke factuur dient hiermee te zijn ondertekend. Meer informatie over de elektronische handtekening en hoe u uw facturen hiermee kunt ondertekenen vindt u op www.PKIoverheid.nl.
• Electronic Data Interchange (EDI): garandeert de authenticiteit en integriteit van elektronische facturen. Niet door de kenmerken van het bericht zelf, maar door de procedures voor de verwerking van het bericht. Over die procedures moeten de zender en de ontvanger van de factuur afspraken maken, die worden vastgelegd. EDI-berichten worden verwerkt door informatiesystemen, zonder dat er iets aan verandert. Als er bijvoorbeeld een fout in een bericht zit, mag die fout niet worden verbeterd.
• Een andere methode: indien andere maatregelen zijn genomen dan dient u de Belastingdienst schriftelijk te verzoeken of deze zijn toegestaan, zoals het ontvangen van elektronische facturen in een bankomgeving of beveiligd webportal.

Net als bij het op papier factureren moeten zowel de verzender als de ontvanger een archief bijhouden van zijn facturen. Ze moeten veilig worden opgeslagen zodat ze niet gewijzigd of verloren kunnen worden. De elektronische factuur moet worden bewaard zoals u deze heeft ontvangen of verzonden.

U moet de Belastingdienst duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd, van bestelling tot betaling. Daarom moet u de gegevens van de factuur bewaren. Verder moet de ontvangende partij zelf controleren of de factuur wel klopt. Ook de uitkomsten van deze controle dienen bewaard te worden.

Indien u de door u gekozen wijze van e-factureren wilt toetsen kunt u contact opnemen met de Belastingtelefoon voor ondernemers.