EU landen kunnen in drie groepen worden ingedeeld:

1. Landen die (zoals Nederland) geen extra eisen stellen aan het zenden en ontvangen van elektronische facturen (vergeleken met papieren facturen)
2. Landen die enkele aanvullende eisen stellen, zoals het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening
3. Landen waar internationaal elektronisch factureren vooralsnog (vrijwel) niet mogelijk of erg gecompliceerd is.

Landen zonder extra eisen aan e-facturen

De eerste groep landen, waar dus (door de plaatselijke belastingdienst) elektronische facturen niet anders worden behandeld dan papieren facturen zijn: België, Denemarken, Estland, Finland, Letland, Noorwegen en Zweden.

Bedenk wel dat op internationale facturen (ook op papier) vaak meer gegevens verplicht zijn dan op nationale facturen. Bovendien is het verstandig vooraf af te stemmen met de klant dat er elektronisch wordt gefactureerd. In vrijwel alle landen is er geen acceptatieplicht (door de klant) van een elektronische factuur. Wel bestaat in een aantal landen een impliciete acceptatieregel: als de factuur wordt betaald heeft de klant hem geaccepteerd. Maar voor veel leveranciers is het plezierig om van tevoren te weten dat de klant gaat betalen.

Factureren aan een (centrale of lokale) overheidsdienst van een land behoeft extra aandacht. In de meeste landen loopt de overheid achter bij het accepteren van elektronische facturen ten opzichte van het bedrijfsleven. In sommige landen is de overheid juist een “launching customer” en probeert zij het elektronisch factureren te bevorderen door zelf elektronische facturen te accepteren. Ze stelt dan wel specifieke (technische) eisen.

Landen met aanvullende eisen aan e-facturen

In een aantal landen is het alleen mogelijk om elektronische faturen uit te wisselen als:

• gebruik wordt gemaakt van een gesloten netwerk voor Electronic Data Interchange (EDI), óf
• de factuur voorzien is van een geavanceerde elektronische handtekening, óf
• een ‘derde methode’ wordt toegepast om te garanderen dat de factuur authentiek is. De eisen die gesteld worden aan zo’n derde methode verschillen sterk per land.

Landen waar deze regels gelden zijn: Duitsland, Frankrijk, Groot Brittannië, Hongarije, Litouwen, Oostenrijk, Polen, Portugal, Slovenië, Slowakije, Spanje en Zwitserland.

Bij gebruik van een EDI netwerk is het in het algemeen de EDI provider (“Value Added Network”) die ervoor zorg draagt dat aan de eisen van de verschillende landen wordt voldaan.

Elektronische handtekeningen zijn er in drie maten:

• Gewone elektronische handtekeningen, waarbij de sleutel om de handtekening te verifiëren uitgewisseld wordt tussen de handelspartners
• Geavanceerde elektronische handtekeningen, waarbij een derde partij, die door beide handelspartners vertrouwd wordt, de sleutels uitdeelt
• Gekwalificeerde elektronische handtekeningen, waarbij de derde partij erkend is door de overheid en/of de belastingdienst.

Verschillende landen stellen verschillende eisen aan de elektronische handtekening. Landen die eisen stellen aan handtekeningen, stellen ook vaak eisen aan de opslag van facturen, zowel de tijdsduur als de plaats.

E-Factureren gecompliceerd

Tenslotte is er een groep landen waar elektronisch factureren nog erg problematisch is. Daar worden specifieke eisen gesteld aan factuursystemen. Zo moet men in Griekenland bijvoorbeeld (ook voor papieren facturen) een gecertificeerd kastje monteren tussen computersysteem en printer om een code op de factuur te printen. Voor elektronische facturen zijn zulke kastjes er nog niet. Overigens worden door de Griekse belastingdienst buitenlandse facturen geaccepteerd als ze in het land van verzending worden geaccepteerd. Versturen van elektronische facturen naar Griekenland is dus in principe wel mogelijk. Klanten zullen wel erg terughoudend zijn.

Vaak kan in de landen die (nog) geen elektronische facturen accepteren wel vaak een splitsing worden gemaakt tussen de (elektronische) documenten die het operationele proces begeleiden en een papieren (verzamel)factuur ten behoeve van de belastingautoriteiten.

Landen waar elektronisch factureren problematisch is zijn: Griekenland, Italië, Kroatië en Roemenië.

E-Factureren per Europese lidstaat

In de volgende tabel zijn de verschillende aspecten van elektronisch factureren voor de meeste Europese landen op een rij gezet.

06-04-2010 Het Nationaal ICT Event 09:00 – 17:00 Media Plaza Utrecht