Om een factuur te kunnen versturen moet gecontroleerd worden of de factuur inderdaad uit kan. Daar komen soms contracten of offertes aan te pas. De persoon of personen die verantwoordelijkheid dragen, moeten fiat geven de factuur te versturen.

• Door facturen op precies het juiste moment uit te sturen kunt u vaak kosten besparen omdat u BTW op precies het goede tijdstip kunt terugvragen. Is dat voor uw bedrijf iets om rekening mee te houden ?
• Hoeveel tijd kost het om personen werkelijk hun fiat te laten geven. Hebben die personen alle belangrijke informatie bij de hand om die beslissing te kunnen nemen ?
• Vraagt u uw medewerkers eens of gaat u zelf na in uw herinnering: zijn er incidenten geweest rond fiatteren die u veel tijd hebben gekost of tot (kostbare) fouten hebben geleid ?
• Zijn er voorbeelden van facturen die juist heel erg snel en gemakkelijk kunnen worden opgemaakt en gefiatteerd. Moet u, nu u toch nadenkt over optimalisatie, lessen trekken uit die incidenten ?

Aandachtspunten voor optimalisatie:

De facturen en bijlagen worden geprint, gekopieerd, in een enveloppe gestopt, gefrankeerd en verzonden. De factuur wordt geboekt.

• Hoeveel tijd en geld kost het boeken, printen, kopiëren, adresseren, frankeren en verzenden van enveloppen uw bedrijf ?
• Zijn er incidenten waar u rekening mee wilt houden nu u wilt optimaliseren ?

Aandachtspunten voor optimalisatie:

Nadat de afnemer de factuur heeft ontvangen komen er vaak vragen over de factuur, waardoor een factuur moet worden gecrediteerd of veranderd.

• Waar gaan de vragen van uw klanten over: kunt u zelf iets doen om die vragen te voorkomen ?
• Hoe vaak komt het voor dat die vragen het resultaat zijn van fouten en vergissingen bij de klant. Zou elektronische verwerking van facturen bij de klant dat kunnen voorkomen?
• Hoe moeilijk is het en hoeveel tijd kost het om, bij vragen van klanten, de benodigde documenten te vinden om de vraag te beantwoorden en eventueel een creditfactuur op te sturen?
• Kunnen u of uw medewerkers voorbeelden bedenken van fouten die u veel tijd of geld hebben gekost. Zijn er lessen uit te trekken voor de toekomst ?

Aandachtspunten voor optimalisatie:

U houdt bij of uw klanten op tijd betalen. Daartoe worden binnenkomende betalingen vergeleken met openstaande facturen. Als hier verschillen tussen zitten kan het zijn dat de factuur te boek blijft staan als “niet betaald”, terwijl de klant al wel betaald heeft. Dan moet met de klant contact worden opgenomen en een factuur misschien opnieuw worden verstuurd of worden herzien.

• Bij het vergelijken van betalingen met openstaande facturen gaat vaak wat mis. Immers ook de ontvangende klant kan allerlei fouten maken bij het verwerken van (papieren) facturen. Wat zijn de meest voorkomende en de meest kostbare fouten?
• Als u naar de fouten kijkt die uw klanten maken bij factureren: wat zou het u opleveren wanneer zij die fouten kunnen voorkomen ?

Aandachtspunten voor optimalisatie:

Zodra de factuur is betaald, kan deze worden gearchiveerd. Ook na archivering blijft de factuur belangrijk. Bij controles door accountant of belastingdienst en bij vragen van de klant.

• Om welke redenen raadpleegt u het archief en hoeveel tijd/geld kost het om de informatie in het archief terug te vinden ?
• Wanneer u een geschil krijgt met uw klant, accountant of de belastingdienst, hebt u dan ook de documenten die aan kunnen tonen dat u aan uw verplichtingen hebt voldaan, en dat u correct hebt gefactureerd. (is de factuur bij de klant van u afkomstig, is de factuur die u heeft opgeslagen niet veranderd) ?
• Kosten en baten vormen hier een belangrijke afweging: wat kan het u kosten wanneer u uw gelijk niet kunt aantonen en wat kost het om maatregelen te treffen om wel uw gelijk aan te kunnen tonen

Aandachtspunten voor optimalisatie:

Grote ondernemingen en ondernemingen met veel inkoopfacturen bewerken de inkomende factuurstroom, zodat ze sneller verwerkt kunnen worden in de elektronische administratie. Er zijn immers veel verschillende formaten facturen in omloop: sommige op papier, meer en meer elektronische vormen. Papieren facturen worden vaak ingescand. Met behulp van tekstherkenning elektronisch gemaakt.
Ook elektronische facturen hebben vaak een bewerkingsslag nodig (wanneer een PDF wordt gestuurd of een factuur in MS Word of Excel).Aandachtspunten voor optimalisatie:

• Is of wordt het voor uw bedrijf interessant om gericht in te zetten op het voorbewerken van inkomende facturen, zodat die gemakkelijker en sneller door de organisatie kunnen worden geleid ?
• Wanneer u elektronisch factureren gaat ontvangen, komen er nieuwe factuurstromen bij. Hoe gaat u met deze nieuwe stromen om ?

De gegevens van de inkoopfactuur worden ingeboekt in het administratieve systeem of boekhoudpakket. Soms wordt er eerst ingeboekt op een tussenrekening totdat de goedkeuring binnen is.Aandachtspunten voor optimalisatie:

• Worden er bij het boeken of tussenboeken fouten gemaakt ? Is er reden om te proberen die fouten te voorkomen ?

Een inkoopfactuur is vaak gekoppeld aan een verstrekte inkooporder of opdracht. De inkoopfactuur wordt met de inkooporder of opdracht vergelijken en met de leveringsdocumenten (drieweg-matching). Vervolgens wordt de factuur door de organisatie gestuurd (routeren) voor goedkeuring.Aandachtspunten voor optimalisatie:

• Wat kost de meeste tijd bij routeren en matchen ? Wat zijn de meest voorkomende fouten ?
• Wat zijn storende bronnen van vertraging bij routeren en matchen ?
• Kunnen u of uw medewerkers zich incidenten herinneren van facturen die u veel tijd of geld hebben gekost omdat er fouten werden gemaakt bij het routeren en matchen ?

Bij de controle van de factuur en bij de fiattering komen soms allerlei vragen naar boven, waar u met de verzender over in gesprek moet. Bijvoorbeeld: een levering is niet volledig, er zijn fouten gemaakt, de aantallen of de bedragen kloppen niet. In uitzonderlijke gevallen blijkt de factuur helemaal niet afkomstig van de leverancier of betreft het facturen voor diensten en goederen die nooit zijn geleverd.Aandachtspunten voor optimalisatie:

• Hoeveel tijd kost het om bij fouten in facturen de benodigde documenten te verzamelen ?
• Wat zijn de meest kostbare en tijdrovende fouten in facturen ?
• Kunt u in uw eigen organisatie maatregelen nemen of eisen stellen aan de verzender van de factuur waardoor die fouten worden verminderd ?
• Hoe groot is voor uw organisatie het risico dat u het slachtoffer wordt van fraude: facturen die niet afkomstig zijn van de leverancier, factuurbedragen die zijn veranderd ? Is het nodig daar maatregelen voor te treffen ?

Binnen de organisatie zijn personen aangewezen die opdrachten mogen verstrekken en inkoopfacturen moeten goedkeuren voor betaling. Een schema van personen en hun bevoegdheden wordt het procuratieschema genoemd.Aandachtspunten voor optimalisatie:

• Loopt het goedkeuren van facturen wel eens vertraging op en worden er fouten gemaakt bij het goedkeuren ?
• Zijn er incidenten gerelateerd aan het goedkeuren van facturen die uw bedrijf veel tijd en geld hebben gekost ?

Als de inkoopfactuur klopt met de verstrekte opdracht of inkooporder, met hetgeen geleverd is en door de juiste persoon is goedgekeurd, kan de factuur betaalbaar worden gesteld. In een klein bedrijf wordt de factuur handmatig betaald. Bij grote ondernemingen wordt een bestand met betaalopdrachten naar de bank verstuurd.Aandachtspunten voor optimalisatie

• Wanneer u betaalt moet de verzender van de factuur uw betaling matchen met de verzonden factuur (reconciliatie). Wanneer er fouten sluipen in de betalingsopdracht of bij reconciliatie kunnen er kostbare misverstanden ontstaan. Kennen u of uw medewerkers voorbeelden van dergelijke fouten en moet u daar lessen uit trekken ?

Goede archivering is verplicht door de belastingdienst wanneer er BTW wordt teruggevorderd. De factuur moet worden bewaard in het archief op zo’n manier dat de factuur is terug te vinden, is in te zien en dat duidelijk is wie de afzender is en dat de factuur niet is veranderd.Aandachtspunten voor optimalisatie:

• Om welke redenen raadpleegt u het archief en hoeveel tijd/geld kost het om de informatie in het archief terug te vinden ?
• Wanneer u een geschil krijgt met uw klant, accountant of de belastingdienst, hebt u dan ook de documenten die aan kunnen tonen dat u aan uw verplichtingen hebt voldaan.
• Is de factuur werkelijke van uw leverancier afkomstig, is de factuur die u heeft opgeslagen niet veranderd ?
• Kosten en baten vormen hier een belangrijke afweging: wat kan het u kosten wanneer u uw gelijk niet kunt aantonen en wat kost het om maatregelen te treffen om wel uw gelijk aan te kunnen tonen.

• Moet u investeren in ICT: in maatwerk, standaardoplossingen ? Zijn er investeringen nodig om de interne processen en informatieuitwisseling te verbeteren. Moet u bijvoorbeeld investeren in workflow-applicaties, in ERP-systemen, of kunt u knelpunten oplossen met bestaande ICT-middelen. Moet u dan denken aan maatwerk of kunt u uw optimaliseringen realiseren met standaard modules. Of is uitbesteden voor u een veel aantrekkelijker optie ? U zult daarvoor oriënterende gesprekken moeten voeren met uw softwareleveranciers.
• Omgaan met verschillen tussen klanten en toeleveranciers. Een belangrijk aandachtspunt is daarbij dat uw belangrijke klanten of toeleveranciers zelden allemaal aan uw wensen tegemoet kunnen komen. Er zijn een aantal manieren om hen te motiveren, zoals het bieden van kortingen aan degenen die aan uw wensen voldoen. Misschien stellen grote klanten of toeleveranciers eisen, waardoor u extra moet investeren. Wanneer u niet meer met papier wilt werken, en een deel van uw toeleveranciers blijven toch op papier factureren, kunt u een gespecialiseerde dienstverlener inhuren om facturen te scannen, de informatie te onttrekken aan de scan, extra informatie op de factuur te zetten, waardoor u deze sneller kunt verwerken.
• Omgaan met weerstanden bij uw medewerkers. Belangrijk is ook om rekening te houden met interne weerstanden: kunnen uw medewerkers omgaan met de veranderingen die u van plan bent? Voor de financiële afdeling heeft elektronisch factureren soms grote veranderingen tot gevolg: van een afdeling die vooral papier verwerkt en fouten opspoort en oplost naar een afdeling die administratieve processen aanstuurt en coördineert, de financiële positie bewaakt en versterkt, en de financiële risico’s beperkt en beheerst. Omdat uw bedrijf primair draait op de motivatie en de inzet van uw medewerkers is het van belang dat zij de stappen die u wilt nemen kunnen volgen en ondersteunen.

Sommige problemen in het verzenden, ontvangen en verwerken van facturen kunt u alleen oplossen wanneer u elektronisch gegevens uit kunt wisselen met uw zakenpartners (klanten of toeleveranciers). Om kostbare fouten te voorkomen moet soms ook de zakenpartner facturen elektronisch gaan verwerken.
Zeker wanneer u de zakenpartner vraagt om voortaan zelf de facturen te maken (zie hoofdstuk 2) of om, binnen een raamcontract, zelf opdracht te geven tot betaling (zie hoofdstuk 2), dan vergt dat vaak een koppeling van de systemen van leverancier en afnemer.

Het is van belang om al in een vroeg stadium met uw zakenpartners te bekijken of het mogelijk is om gegevens elektronisch uit te wisselen. Dat heeft weer invloed op de keuzes die u uiteindelijk maakt.

Om gegevens uit te kunnen wisselen met zakelijke partners moeten afspraken gemaakt worden: welke informatie uitgewisseld moet worden en in welke formaat de elektronische gegevens worden uitgewisseld. Het is daarbij belangrijk te bedenken, dat u waarschijnlijk niet de enige ondernemers in uw branche bent die deze behoefte hebben. Samenwerking is daarom belangrijk. Een aantal opties:

1. Wanneer u en de zakelijke partners met wie u gegevens uitwisselt, gebruik maken van dezelfde systemen, kan die uitwisseling vaak al direct plaatsvinden. Informeer dan bij uw softwareleverancier.
2. Wanneer u verschillende systemen gebruikt zijn die afspraken over uitwisseling soms al gemaakt door gespecialiseerde dienstverleners, Billing Service Providers (BSP). Het is belangrijk om na te gaan of de BSP aansluit op de afspraken die binnen uw branche soms al worden gemaakt. Op e-factureren.info kunt u een overzicht vinden van de dienstverleners die binnen uw branche actief zijn.
3. Wanneer de BSP een eigen oplossing heeft ontwikkeld, buiten brancheorganisaties om, kan het zijn dat die afspraken alleen gelden voor specifieke systemen van specifieke handelspartners. Bij nieuwe handelspartners moeten soms weer aanpassingen gemaakt worden. Het is de vraag of het voor de BSP aantrekkelijk is om voor die handelspartner aanpassingen te maken. Het is daarom altijd belangrijk om te informeren naar initiatieven in uw branche. Een partij als Syntens, maar ook uw brancheorganisatie, kan u en uw branchegenoten vaak snel helpen om gegevensuitwisseling te organiseren. In verschillende branches zijn stichtingen en coöperaties opgericht die binnen een branche bijvoorbeeld catalogi met productcodes ontwikkelen en beheren, zodat u onderling gemakkelijk gegevens kunt bestellen en betalen. Deze stichtingen kunnen een rol spelen bij het oplossen van allerlei branchespecifieke problemen zoals regelingen voor voorfinanciering, of de gegevensuitwisseling met grote klanten of toeleveranciers. Zij kunnen onderhandelingen voeren met softwareleveranciers om bepaalde aanpassingen in de software te maken. Ook internationaal factureren stelt vaak allerlei specifieke eisen die dergelijke stichtingen of coöperaties voor u kunnen oplossen.In bepaalde branches is GS 1 actief, bekend van de streepjescode op artikelen: samen met uw handelspartners kunt u lid worden van deze wereldwijd opererende organisatie en gezamenlijk afspraken maken.
4. Voorkomen van lock-in Belangrijk is om gegevensuitwisseling zo op te zetten dat u in de toekomst geen hoge kosten moet maken om bijvoorbeeld met nieuwe zakenpartners zaken te kunnen doen of om van softwarepakket of dienstverlener te veranderen: om lock-in te voorkomen. Probeer uw keuzes zo te maken dat u niet afhankelijk wordt van uw leveranciers, van uw klanten en van uw softwarepakket of dienstverlener. Daarbij moet u ook kijken naar de andere systemen die binnen uw organisatie worden gebruikt: gebruikt u een bepaald boekhoudpakket, een ERP-systeem, een systeem voor voorraadbeheer: probeer uw keuzes zo te maken dat ook al die andere systemen op den duur kunnen worden geïntegreerd en uw daarbij niet voor hoge kosten komst te staan.
5. Vaak komen standaarden ter sprake: het gebruik van algemeen gebruikte standaarden is in deze context van groot belang om hoge kosten te voorkomen. In hoofdstuk 4 vind u een beknopte inleiding wat u moet weten van standaarden. Belangrijkste probleem is niet de standaard maar overeenstemming wat er moet worden verzonden en het afstemmen van de bedrijfsprocessen. Wanneer dat duidelijk is, is de keuze van een standaard meestal geen groot punt meer. Kijk wat er gebruikelijk is binnen uw branche.

Bij het inventariseren van knelpunten en incidenten bent u misschien ook opgelopen tegen zaken als beveiliging en de beheersing van financiële, fiscale en juridische risico’s. Wat kan uw bedrijf overkomen wanneer u een geschil krijgt met uw klant, toeleverancier, de belastinginspecteur. Wat zijn de financiële risico’s die u dan loopt en wat kunt u doen om die risico’s te verminderen.
Staat u sterk genoeg om, wanneer uw klant weigert te betalen, “druk” uit te oefenen op uw klant. Kunt u het risico op fraude binnen of buiten de organisatie beheersen.

De overstap naar elektronisch factureren (en het digitaliseren van de papierstromen rond zakelijke transacties) kunt u aangrijpen om meteen meer vat te krijgen op deze risico’s. Daarvoor moet u in gesprek met uw accountant, bank of administratiekantoor.

Elektronische gegevensuitwisseling in combinatie met procedures rond de verwerking van facturen bieden vaak tal van nieuwe mogelijkheden om deze risico’s te beheersen: vaak al zonder grote investeringen.

Het mes snijdt daarbij aan verschillende kanten: u voorkomt geschillen, fraude of wanprestatie, u staat sterker wanneer het voorkomt en, tegelijkertijd bent u in staat interne processen te optimaliseren en efficiënter te werken.

In deze artikelen worden een aantal principes beschreven voor beveiliging van elektronische facturen.

• Belangrijkste basis voor beveiliging blijven de eigen administratieve controles (orders, pakbonnen, bankafschriften.
• Daar boven op kunt u de elektronische documenten zelf zo beveiligen, dat ze niet veranderd kunnen worden zonder dat dat wordt opgemerkt en dat ook vastgesteld kan worden wie het document heeft verzonden. Deze vormen van beveiliging zijn vaak ook al betaalbaar voor de kleine ondernemers.
• U kunt ook zorgen dat de kanalen voor het uitwisselen in technisch opzicht veilig zijn. Veel van deze technische maatregelen zijn inmiddels standaard en ondersteunt uw softwarepakket al.
• Tenslotte kunt u, ook als kleine ondernemer, vaak tegen acceptabele kosten een derde partij inhuren die er voor zorgt dat documenten goed worden verstuurd, ontvangen en opgeslagen.

Deze publicatie is gebaseerd op twee recente publicaties van CEN en de “EU Expertgroup on Electronic Invoices”.

• Wilt u zich verdiepen in de principes dan kunt u meer informatie vinden op de volgende web-site: www.e-invoice-gateway.net.

In het bijzonder:

• De CEN E-Invoicing Code of Practice met de belangrijkste uitgangspunten bij elektronisch factureren.
• U vindt een uitputtende inventarisatie van fiscale en juridische risico’s en bijpassende maatregelen op:
• Commentaar op de Draft e-Invoicing Guidelines en Spreadsheet met de Draft e-invoicing Guidelines