Omdat de factuur zo’n belangrijk document is, moet u, maar ook de rechter of belastinginspecteur, kunnen controleren dat de factuur onveranderd is (integriteit) en afkomstig van de verzender van de factuur (authenticiteit).

Wat te doen bij twijfel: kleine aantallen facturen

Wanneer u twijfelt over de integriteit en authenticiteit van een ontvangen factuur, gaat u de factuur vergelijken met andere documenten: offertes, pakbonnen, orderbevestigingen, eerdere bankafschriften en andere correspondentie rond een zakelijke transactie zoals e-mails en brieven. Uiteindelijk heeft ook degene die de factuur ontvangt, aanwijzingen in de eigen administratie waarmee kan worden aangetoond dat de factuur niet is veranderd en werkelijk afkomstig is van de verzender. Die combinatie van “aanwijzingen” maken aannemelijk dat de factuur onveranderd is en afkomstig van de verzender.

Wat te doen bij twijfel: grote hoeveelheden facturen

Voor kleine bedrijven is die vergelijking met andere documenten vaak voldoende. Grotere bedrijven nemen extra maatregelen om aan te kunnen tonen dat de factuur onveranderd is en afkomstig van de verzender. Bedrijven kunnen op een papieren factuur, net als bij geld, echtheidskenmerken laten zetten. Zij laten bijvoorbeeld het factuurpapier voorbedrukken door een drukker. Of ze gebruiken papier met een watermerk

Ook de elektronische factuur kunt u voorzien van echtheidskenmerken. Bijvoorbeeld door een “geavanceerde elektronische handtekening” op de factuur te zetten. Daardoor kan de computer, via internet, controleren of de factuur onveranderd is (integer) en afkomstig van de verzender (authenticiteit). Een andere mogelijkheid is dat de elektronische factuur wordt verstuurd of opgehaald via beveiligde verbindingen.

Klik hier voor meer informatie over de “geavanceerde elektronische handtekening” (niet hetzelfde als een scan van uw handtekening op papier) en beveiligde verbindingen.

U bent verplicht om facturen zo te bewaren dat ze nog gedurende een termijn van 7 jaar zijn op te zoeken en in te zien. Voor facturen die betrekking hebben op onroerend goed is de termijn 10 jaar.
De regels voor het bewaren kunt u vinden op de site van de belastingdienst door te zoeken op “bewaren van facturen“. Klik hier voor de brochure beschikbaar over dit onderwerp.

U moest, voor februari 2009, toestemming vragen aan uw klant of hij elektronische facturen wil ontvangen. U mag, na het besluit van Staatssecretaris de Jager, de elektronische factuur gewoon sturen en kijken wat er gebeurt. Als de klant betaalt, dan geeft hij daarmee te kennen dat hij elektronische facturen wil en kan ontvangen. De soepele Nederlandse regels voor e-Factureren gelden uiteraard alleen voor belaste prestaties die in Nederland plaatsvinden.

Wanneer de klant niet betaalt (en u hebt geen overleg gevoerd), dan kunnen daarvoor allerlei redenen zijn: misschien wil de klant de elektronische facturen niet ontvangen of zijn er fouten geslopen in de verwerking. Het is daarom raadzaam (en onderdeel van goed zakendoen) om vooraf met uw zakenpartner te overleggen of en hoe hij elektronische facturen wil ontvangen.

Hetzelfde geldt wanneer u in de algemene voorwaarden de voorwaarde opneemt dat de klant bij het accepteren van de voorwaarden ook akkoord gaat met het elektronisch ontvangen van facturen. Overleg kan veel misverstanden voorkomen. U kunt dan afspreken welk formaat de klant wenst te ontvangen of bijvoorbeeld afspreken of u een geavanceerde elektronische handtekening gebruikt of computers direct met elkaar laat communiceren. Zolang u de eerste elektronische factuur niet betaalt, geeft u geen toestemming voor elektronisch factureren.

De Belastingdienst, en ook de Douane, stelt bepaalde eisen aan de gegevens op de factuur. Deze gegevens moet u op de factuur vermelden, zelfs als ze al bekend zijn, bijvoorbeeld omdat ze in een contract zijn opgenomen.

Een (binnenlandse) factuur moet minimaal de volgende basisgegevens bevatten:

In de kop van de factuur:

• factuurnummer (facturen moeten worden doorgenummerd)
• factuurdatum (de zogenaamde “uitreikdatum”: de datum waarop de factuur werd uitgereikt)
  • en: de datum waarop de levering of de dienst was of wordt verricht wanneer die datum anders is dan de factuurdatum.
  • en: de datum van vooruitbetaling wanneer die datum anders is dan de factuurdatum
• uw naam en adres
• uw BTW-nummer
• de naam en het adres van uw klant
• als de BTW wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger: zijn naam en adres en
  BTW-identificatienummer

Detailregels:

• een duidelijke omschrijving van wat en hoeveel er is geleverd of welke dienst er is verleend
• de eenheidsprijs en het gefactureerde bedrag (per BTW-tarief)
• eventuele vooruitbetalingen en andere kortingen die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen
• het toepasselijke BTW-tarief
• het BTW-bedrag, uitgedrukt in euro’s.

Voor een volledige beschrijving van deze gegevens kunt u terecht op de website van de belastingdienst:

• Zoek op de woorden: factuur opmaken uitzonderingen .
• Ook het besluit van staatssecretaris de Jager van februari 2009 is relevant

Informatie over Europese facturen vindt u in de Invoice Directives van 2001 en 2006

• • COUNCIL DIRECTIVE 2001/115/EC van 20 December 2001
  • COUNCIL DIRECTIVE 2006/112/EC van 28 November 2006

• De verzender kan de factuur elektronisch, per mail versturen. De verzender kan de factuur direct als tekst in de e-mail opnemen. Of als een aparte bijlage aan mail toevoegen: bijvoorbeeld als PDF of als Excel of Word-file. Zelfs een SMS-je zou als factuur kunnen dienen.
• Zoals een papieren factuur kan worden beveiligd door een envelop dicht te plakken, kan een elektronisch bestand worden voorzien van een wachtwoord, dat alleen de verzender en ontvanger kennen. Op die manier kan worden gecontroleerd wie de zender is (authenticiteit). Of de factuur onveranderd is (integriteit) en er bijvoorbeeld geen factuurregels zijn toegevoegd of bedragen zijn veranderd, dat kan dan niet gecontroleerd worden. Integriteit en authenticiteit kunnen beide worden bewaakt door de elektronische factuur te versleutelen met een geavanceerde digitale handtekening. De ontvangende computer kan dan al dan niet via internet controleren of de factuur is veranderd sinds hij is uitgegeven (integriteit) en of de sleutel waarmee de factuur is versleuteld eigendom is van de verzender (authenticiteit).
• Een andere mogelijkheid is dat de computers van verzender en ontvanger direct gegevens uitwisselen en elkaar ontvangstbevestigingen sturen wanneer het ontvangen gelukt is en de ontvangende computer de factuur ook kan verwerken. Wanneer er iets fout gaat (de factuur raakt bijvoorbeeld kwijt) kan de verzendende computer een nieuwe factuur sturen.
• Het verzenden van elektronische facturen kan ook gepaard gaan met extra controles: bijvoorbeeld verzamelfacturen. Dan stuurt de leverancier al dan niet elektronisch een periodiek samenvattend overzicht van de regels die zijn gefactureerd. Op die manier kan zowel de herkomst (authenticiteit) als integriteit van de ontvangen facturen worden gecontroleerd: welke facturen zijn verstuurd door deze leverancier en wat moet er op staan. Met de computer kunnen deze controles helemaal automatisch plaatsvinden.

• Via een e-mail krijgt de ontvanger bericht dat een factuur voor hem klaar staat op een webportaal. De klant kan dan, na inloggen op de webportaal, de factuur bekijken, downloaden en soms ook direct inlezen in zijn boekhoudpakket of direct betalen via de bank. Op de webportaal wordt de originele factuur soms bewaard in een beveiligde omgeving, zodat de factuur niet meer kan worden veranderd en kan worden opgevraagd als dat nodig is.
• Bij het factureren naar consumenten wordt het gereedzetten van de factuur in een webportaal vaak gecombineerd met automatische incasso. Ook als de klant de elektronische factuur niet inkijkt, wordt het bedrag toch afgeschreven.
• Aandachtspunt: als de ontvanger veel van deze verschillende portalen heeft, met elk hun eigen wachtwoorden, dan raakt hij het overzicht snel kwijt. Wanneer de ontvanger de factuur niet bekijkt of ophaalt, is bovendien de vraag of de factuur echt is ontvangen. Als ondernemer loopt u zo het risico dat uw afnemer niet op tijd betaald. Wanneer de afnemer een consument is en u combineert zo’n webportaal met automatische incasso, dan is het niet erg wanneer de factuur niet wordt ingezien. Wanneer de afnemer een ander bedrijf is, dan kunnen wel allerlei juridische en fiscale problemen ontstaan. Immers: de factuur is fiscaal gezien wel uitgereikt, ook al heeft het ontvangende bedrijf de factuur niet gezien.

De traditionele rolverdeling tussen leverancier en afnemer kan nog verder worden doorbroken. Twee voorbeelden:

• de factuur wordt niet meer gemaakt door de leverancier , maar door de afnemer zelf gespecificeerd. Bij webwinkels komt dit veel voor: de consument bestelt een aantal artikelen en krijgt, bij het bevestigen van de order, meteen de factuur te zien. Als de factuur wordt geaccepteerd (en wellicht direct wordt betaald), worden de goederen of diensten geleverd.
• Niet meer de klant geeft de opdracht tot betaling maar de leverancier zorgt dat de factuur wordt betaald. De leverancier voert daarbij zelf de factuur in, in het systeem van de klant. Sommige supermarkten gebruiken dit systeem. Zij hebben leveranciers die er voor zorgen dat schappen op tijd worden bijgevuld. Iedere keer als de leverancier levert, specificeert hij de factuur en geeft tegelijkertijd de opdracht tot betalen.

Bij de papieren factuur spelen de posterijen een belangrijke rol. Zij zorgen er voor dat het postgeheim wordt bewaard en de envelop ongeschonden bij de ontvanger komt. Er is een heel systeem van straatnamen, huisnummers, postcodes ontwikkeld, zodat de envelop bij de juiste ontvanger komt. Zelfs de afmetingen van de brievenbus zijn vastgelegd, zodat de envelop met de factuur aankomt.Bij de elektronische factuur zijn dienstverleners als de posterijen niet meer nodig. De factuur kan immers direct naar de ontvanger worden verstuurd. Toch ontwikkelen zich allerlei vormen van dienstverlening rond het verzenden, ontvangen en verwerken van facturen. Bijvoorbeeld:

• het ontvangen en verwerken van de verschillende formaten facturen, van papier (scannen, omzetten naar elektronische formaten) tot het bewerken van allerlei elektronische formaten,
• het verrijken van facturen met informatie, zodat de factuur sneller verwerkt kan worden,
• de authenticiteit en integriteit van facturen bewaken, door facturen van een geavanceerde elektronische handtekening te voorzien of ze voor de ondernemer te bewaren op beveiligde servers.