Klaar voor de start

KLAAR VOOR DE START: HOE KRIJG IK MIJN KLANTEN EN LEVERANCIERS ZOVER?

U bent klaar voor de start. Doelstellingen, voordelen, technische keuzes, samenwerkingspartners en aandachtspunten: ze zijn in kaart gebracht. U hebt een projectplan waarin u aan de slag gaat met e-factureren.

In dit hoofdstuk leest u wat communicatie betekent voor een succesvolle toepassing van e-factureren en welke middelen u daarbij kunt inzetten.

Goede communicatie voor hogere adoptie

Instemming van uw klanten of leveranciers is van groot belang bij de acceptatie van e-factureren. Doel is een hogere adoptiegraad te bereiken, omdat uw klanten of toeleveranciers niet worden verrast door uw overstap.

Vormen van communicatie

In de praktijk worden allerlei communicatiemiddelen gebruikt om klanten en leveranciers over e-factureren te informeren. Communicatiemiddelen kunnen met elkaar worden gecombineerd.

Communicatiemogelijkheden Omschrijving
Pilot U kunt beginnen door in een vrij vroeg stadium contact te zoeken met klanten of leveranciers waarvan u weet dat het voor hen interessant is om met u de overstap naar een vorm van elektronisch factureren te maken.
U kunt hen selecteren op basis van een hoog of juist laag omzet- of factuurvolume.
Een ander selectiecriterium kan zijn dat u klanten of leveranciers kiest die meer bereid zijn tot e-factureren dan anderen.
Met de geselecteerde partijen start u een pilot. De resultaten van de pilot presenteert u vervolgens aan uw andere klanten of leveranciers.
Documentatie U zorgt voor documentatie waarmee klanten en leveranciers worden geïnformeerd hoe ze zich gereed kunnen maken voor de ontvangst van uw verkoopfacturen, of voor het verzenden van uw inkoopfacturen.
Workshop Breng uw klanten bijeen, presenteer wat uw overstap op e-factureren inhoudt. Uw dienstverlener kan vertellen wat er gebeurt, pilotklanten kunnen hun ervaringen delen, et cetera.
Nieuwsbrief Informeer uw klanten en leveranciers over uw voornemen, het proces en de te verwachten startdatum.
1-op- 1 gesprekken Ga individuele gesprekken met klanten en leveranciers aan om hen te informeren en afspraken te maken over e-factureren, uw voornemens, de voortgang en over de consequenties.
Algemene voorwaarden Als u elektronische facturen gaat verzenden kunt u dit opnemen in nieuwe algemene inkoop- of verkoopvoorwaarden.
Verplicht onderdeel van
online aankoopproces		 Laat uw klanten expliciet akkoord gaan met e-factureren, bijvoorbeeld door ze op een aparte knop te laten klikken in het online aankoopproces.
Belonen van klanten of toeleveranciers die willen e-factureren. Wanneer een klant of toeleverancier u in staat stelt om behoorlijk te besparen op het verzenden, ontvangen of verwerken van facturen, dan ligt het voor de hand, dat u dat beloont. Bijvoorbeeld door een kortere betalingstermijn (uw factuur wordt binnen 7 dagen betaald) of korting op de order.Afhankelijk van uw positie kunt u op den duur ook overwegen om klanten die niet willen e-factureren juist meer in rekening te brengen of de betalingstermijn te verlengen.

STAPPENPLAN

Samenvatting

Uw rendement op e-factureren is mede afhankelijk van de acceptatie door klanten en leveranciers. Als zij geen elektronische facturen willen ontvangen of toezenden, kunt u moeilijk uw doelstellingen realiseren en van voordelen profiteren. Goede communicatie daarbij is goud waard. Er zijn diverse middelen die u kunnen ondersteunen om uw klanten en leveranciers zover te krijgen dat ze met u mee overstappen op e-factureren.

Vragen

  1. Welk communicatiemiddelen past u nu al toe richting uw klanten of leveranciers?
  2. Zijn deze geschikt om hen te informeren over e-factureren?
  3. Zijn er communicatiemiddelen die u aanvullend zou kunnen inzetten?
  4. Wat gaat u uw klanten of leveranciers vertellen, wanneer, hoe vaak en op welke toon?

Stappen
Wij wensen u veel succes met hen nemen van een verstandige beslissing over e-factureren !!