Papieren factuur wordt verleden tijd! Handboek e-Factureren voor overheidsorganisaties Inhoudsopgave 1 Inleiding 1.1 Doel en scope handboek 1.2 Leeswijzer 2 E-Factureren minder complex dan u denkt 2.1 De verschillende vormen van e-Factureren 2.2.1 Direct Processing Model 2.2.2 Buyer Direct Model 2.2.3 Consolidator Model 2.2.4 Self-billing 2.3 De voordelen van e-Factureren 2.4 De standaard voor e-Facturen 2.5 Wettelijke Eisen voor e-Factureren 2.5.1 Akkoord afnemer en leverancier 2.5.2 Wettelijk verplichte factuurgegevens 2.5.3 Waarborging Authenticiteit en Integriteit 2.5.4 Controleerbaarheid van facturen door de belastingdienst 3 e-Factureren van papier naar praktijk 3.1 Het factuurverwerkingsproces 3.2 Keuze instrument E-Factureren 3.3 E-Factureren de businesscase 4 Toolkit voor e-Factureren 2 2 2 3 3 4 5 6 6 7 7 8 8 8 8 8 9 9 11 11 12 1 Inleiding Nederlandse organisaties sturen jaarlijks honderden miljoenen facturen aan burgers, bedrijven en overheidsorganisaties. Het overgrote deel van deze facturen wordt per post verstuurd om vervolgens handmatig verwerkt te worden. Dit gaat gepaard met kostbare handelingen en verspilling van grondstoffen. Elektronische factureren is een manier om dit proces te optimaliseren en bespaart naar schattingen 30 euro per factuur. Toch is de adoptiegraad nog niet zo hoog. Slechts een klein percentage van de in Nederland verstuurde facturen verloopt elektronisch. Het Ministerie van Economische zaken gaat elektronisch factureren (e-Factureren) stimuleren. Door zelf het goede voorbeeld te geven als “launching customer”, heeft de overheid als doel om in 2010 10% van haar facturen elektronisch te ontvangen en verwerken. Om dit percentage te behalen moeten ook facturen van uw organisatie elektronisch ontvangen en verwerkt worden. Dit handboek is opgesteld in opdracht van het Ministerie van Economische Zaken om u informatie te verschaffen over hoe uw organisatie kan starten met e-Factureren. 1.1 Doel en scope handboek Dit handboek is geschreven voor managers en bestuurders van overheidsorganisaties die geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden van e-Factureren voor hun organisatie. Het handboek is tevens een praktische informatiebron voor organisaties die willen gaan starten met eFactureren. In dit handboek wordt de term “e-Factureren” gedefinieerd als: het proces van ontvangst tot betaling van de factuur”. Het gaat dus om het elektronisch ontvangen en verwerken van de facturen. Dit houdt in dat andere onderdelen van het zogenaamde Purchase to Pay proces zoals bestelling en betaling buiten de scope van dit handboek vallen. Het is belangrijk om te onderkennen dat e-Factureren als doel heeft om de huidige verwerking van inkomende facturen daar waar mogelijk te automatiseren. E-Factureren is dus niet per definitie een proceswijziging maar eerder een verbetering van een bestaand proces. 1.2 Leeswijzer Hoofdstuk 2 geeft u informatie over verschillende manieren van e-Factureren en de voordelen die e-Factureren uw organisatie kan bieden. Tevens beschrijft dit hoofdstuk de wettelijke eisen waar u rekening mee dient te houden en het standaard formaat dat vanuit het Forum Standaardisatie is geadviseerd voor de elektronische uitwisseling van de factuur. Hoofdstuk 3 dient als praktisch stappenplan dat u kunt gebruiken om te starten met e-Factureren. Hoofdstuk 4 is een handige toolkit die u kunt gebruiken als u heeft besloten om te starten met e-Factureren. 2 2 E-Factureren minder complex dan u denkt Te duur, te complex en onzekerheid met betrekking tot de wettelijke eisen en standaardisatie zijn veelgenoemde argumenten om niet te starten met e-Factureren. In praktijk vallen investeringen echter mee en blijkt het facturatieproces een proces te zijn dat zich bij uitstek leent om te automatiseren. Facturen volgen na ontvangst een vast proces. Bovendien kunt u gemakkelijk met enkele leveranciers beginnen om zo ervaring op te doen zonder dat dit een grote impact heeft op uw primaire processen. E-Factureren wordt dan ook al jaren succesvol toegepast in diverse branches. Wetgeving en de Belastingdienst hebben duidelijk omschreven waar u rekening mee dient te houden als u gaat e-Factureren. In de paragrafen 1 en 2 wordt beschreven op welke manieren u kunt e-Factureren en wat de mogelijke voordelen zijn voor uw organisatie. In paragraaf 3 wordt opheldering gegeven met betrekking tot het te kiezen van een formaat voor uitwisseling van factuurgegevens. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk vindt u informatie over de wettelijke eisen en de eisen die de belastingdienst stelt aan e-Factureren. 2.1 De verschillende vormen van e-Factureren Zoals er verschillende wegen naar Rome leiden zo zijn er verschillende modellen voor eFactureren. Deze paragraaf beschrijft enkele modellen van e-Factureren om inzicht te geven welk model het beste aansluit op het huidige verwerkingsproces van uw organisatie. In deze paragraaf zullen de volgende modellen voor e-Factureren worden beschreven: • Buyer Direct Model • Direct Processing Model • Consolidator Model • Self-billing 3 2.2.1 Direct Processing Model Het Direct Processing Model is het model waarbij factuurgegevens worden uitgewisseld met behulp van een directe koppeling tussen koper en leverancier. Gestructureerd data verkeer wordt op deze manier tussen beide systemen uitgewisseld. Deze vorm van e-Factureren staat voornamelijk bekend als EDI (Electronic Data Interchange). Voor de opkomst van het Internet werden één op één koppelingen gemaakt tussen de systemen van koper en leverancier(s). Figuur 1, Direct Processing Model Het Direct Processing Model was vroeger een dure aangelegenheid omdat voor elke leverancier een aparte koppeling moest worden gemaakt. Daarom werd dit model enkel gekozen wanneer een klein aantal leveranciers verantwoordelijk was voor het grootste deel van de facturen. Inmiddels is het direct koppelen van leveranciers een stuk goedkoper (A). Steeds meer leverancier zijn in staat om vanuit hun eigen systemen gestructureerde berichten te verzenden (B). Ook is het mogelijk dat uw leverancier is aangesloten op een partij die de uitgaande facturen van uw leverancier digitaliseert, een zogenaamde Billing Service Provider (C). Het Direct Processing Model is een geschikt model indien uw eigen systemen en die van uw belangrijkste leveranciers hier klaar voor zijn. Tevens kan het Direct Processing Model interessant zijn indien u met een selectie van leveranciers wilt starten. Als u dit model overweegt informeer dan bij uw belangrijkste leveranciers in hoeverre zij in staat zijn om de factuur elektronisch aan te leveren. 4 2.2.2 Buyer Direct Model In dit model wordt e-Factureren benaderd vanuit het perspectief van de koper, in dit geval de ontvangende partij. Het model gaat uit van een dominante koper die e-Factureren al dan niet verplicht oplegt aan haar leveranciers (verzendende partij). De leveranciers dienen hun facturen aan te maken dan wel af te leveren in het systeem van de koper, in het door koper gewenste formaat. Figuur 2, Buyer Direct Model Het Buyer Direct Model is van oorsprong een afgeschermde webomgeving (portal) beschikbaar gesteld door de koper. De portal staat in verbinding met het systeem van de koper. Leveranciers kunnen hun factuurgegevens middels een inlog op de portal invoeren (A). De koper kan op deze manier een aanzienlijke kostenbesparing realiseren op de verwerking van haar inkomende facturen. De leverancier krijgt echter te maken met extra kosten aangezien de factuurgegevens en in haar eigen systeem moeten worden ingevoerd en in de portal van de koper. Inmiddels zijn de portals verder ontwikkeld en is het mogelijk voor leveranciers om een gestructureerd bericht naar de portal te verzenden (B) of een directe koppeling te maken met het portal (C). Tevens is het mogelijk om een koppeling te maken via de portal van de leverancier. Bij het Buyer Direct Model zorgt de koper voor de infrastructuur. Indien u dit model overweegt geef leveranciers dan de keuze uit op welke manier zij koppelen aan het portal. Doet u dit niet dan kan het Buyer Direct Model op weerstand van leveranciers stuiten, in verband met extra kosten die zij moeten maken. 5 2.2.3 Consolidator Model Het Consolidator model is een vorm van outsourcing. Bij het Consolidator Model wisselen koper en verkoper factuurgegevens uit via een tussenliggend platform. In Nederland zijn er diverse platformen die voor een groeiend aantal organisaties facturen versturen en ontvangen. Figuur 3, Consolidator Model Het grote voordeel van het Consolidator Model is dat zowel koper als leverancier maar één koppeling hoeven te maken, namelijk de koppeling met het platform. Anders dan bij het Direct Buyer Model en het Direct Processing Model kan de leverancier met één koppeling meerdere kopers e-Factureren. Verder hoeft de koper enkel de koppeling met het platform te beheren en niet de koppelingen met al haar afzonderlijke leveranciers. Bij dit model zorgt de BSP dat uw organisatie de facturen in het gewenste formaat krijgt. Het Consolidator Model is een laagdrempelig model, vaak betaalt u afhankelijk van het aantal facturen dat u ontvangt waardoor de businesscase snel te berekenen is en de risico’s beperkt blijven. Als u dit model overweegt kijk dan of uw leveranciers bij een BSP zijn aangesloten. Indien er belangrijke leveranciers ontbreken informeer dan bij deze leveranciers of zij bereid zijn om op een BSP aan te sluiten. Maak ook afspraken met het platform over eventueel nieuw aan te sluiten leveranciers. Het kan voorkomen dat uw leverancier op een andere BSP zit dan u. In dat geval moeten de BSP’s onderling koppelen. 2.2.4 Self-billing Bij deze vorm van e-Factureren wordt aanzienlijk afgeweken van het traditionele proces. Selfbilling geschied net als het Buyer Direct Model vanuit het perspectief van de koper. Bij Selfbilling stuurt de koper haar eigen inkoopfactuur aan de verzender, gebaseerd op hetgeen zij besteld en ontvangen heeft. De verkoper hoeft dus zelf geen verkoopfactuur meer op te sturen. Self-billing zorgt bij de koper voor kostenbesparing omdat zij geen factuurgegevens meer hoeft in te voeren. Bij de leverancier kan Self- billing voor extra kosten zorgen aangezien zij 6 in dit geval moet controleren of de verkoopfactuur klopt met de gegevens in haar eigen systeem. Self-billing is het meest geschikt wanneer er een order, bestelling of contract aan de factuur ten grondslag ligt. Self-billing moet worden geaccepteerd door uw leverancier. Informeer hiernaar bij uw leveranciers indien u deze vorm overweegt. 2.3 De voordelen van e-Factureren Op papier factureren wordt eigenlijk door niemand efficiënter geacht dan e-Factureren. EFactureren biedt dan ook de mogelijkheid om de verwerking van uw inkomende facturen te optimaliseren. Afhankelijk van de wijze waarop facturen op dit moment binnen u organisatie verwerkt worden kan e-Factureren bijdragen aan: • Procesoptimalisatie o Kostenbesparing ! Minder FTE voor data-entry, digitaal archief; o Kwaliteitsverbetering ! Minder fouten bij invoer en verwerking; o Snellere verwerking ! Automatische matching met order en/of ontvangst; o Gedragsverbetering ! Beter betalingsgedrag, snellere verwerking; Managementinformatie o Beter inzicht in het inkoopproces ! Leveranciers rapportages; o Betere controlemogelijkheden ! Heeft de budget verantwoordelijke getekend; o Inzicht factuurstatus ! Facturen raken niet meer kwijt; o Cash management ! Beter inzicht in toekomstige verplichtingen; Kostenbesparing voor uw leveranciers (indien het in onderling overleg gaat) -> Draagt bij aan lastenverlichting voor bedrijven; Aansluiting op het centrale beleid van de overheid. • • • Bovenstaande effecten van e-Factureren zijn belangrijk om prioriteit te geven aan dit project. E-Factureren draagt namelijk in veel gevallen bij aan belangrijke bestaande doelstellingen van uw organisatie. 2.4 De standaard voor e-Facturen Als u wilt gaat starten met e-Factureren voorkom dan discussies over standaarden, immers ook in het papieren proces wordt niet elke factuur in hetzelfde formaat verstuurd. Het College Standaardisatie heeft UBL 2.0 gekozen als standaard voor het versturen van e-Facturen aan Nederlandse overheidsorganisaties. UBL 2.0 maakt gebruik van XML berichten en is een bewezen standaard die succesvol gebruikt wordt in landen als Denemarken, Zweden, Finland, Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk. Informeer bij de leverancier van uw ERP- of financieel pakket of het instaat is om UBL 2.0 berichten te verwerken. Het projectteam eFactureren van Economische Zaken kan u hierbij helpen. Momenteel wordt er gewerkt aan een internationale standaard naar verwachting zal eind 2008 een eerste werkbare versie van deze standaarden worden opgeleverd door de UN/CEFACT. De UBL 2.0 houdt rekening met de nog op te leveren UN/CEFACT standaard en zal dan ook migreren naar deze nieuwe internationale standaard. In hoofdstuk 4 vindt u nuttige 7 verwijzingen naar informatiebronnen over de standaard UBL 2.0. 2.5 Wettelijke Eisen voor e-Factureren De factuur is één van de belangrijkste documenten in het handelsverkeer en vervult een belangrijk fiscale bewijsfunctie voor de Belastingdienst. Dit hoofdstuk geeft informatie over de wettelijke eisen waar u aan moet voldoen als u gaat e-Factureren. Sinds 1 januari 2004 is eFactureren opgenomen in de Wet Omzetbelasting. Deze paragraaf zal de wettelijke eisen met betrekking tot e-Factureren beschrijven. Dit zijn: • Uw afnemer of leverancier dient akkoord te gaan met de wijze van factureren; • Op de factuur dienen de wettelijk verplichte gegevens te staan; • De factuur moet authentiek en integer zijn; • De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Zie ook hoofdstuk 4 voor enkele verwijzingen met nuttige informatie over dit onderwerp. 2.5.1 Akkoord afnemer en leverancier Uw leverancier is niet verplicht een elektronische factuur te versturen. Uiteraard kunt u het wel in de voorwaarden van bijvoorbeeld een aanbesteding opnemen. 2.5.2 Wettelijk verplichte factuurgegevens Voor e-Factureren geldt net als bij het fysieke proces dat de facturen minimaal de wettelijk verplichte gegevens bevat in hoofdstuk 4 vindt u informatie omtrent de wettelijk verplichte factuurgegevens. 2.5.3 Waarborging Authenticiteit en Integriteit De factuur moet authentiek zijn: de afnemer moet er zeker van kunnen zijn dat de factuur echt van de leverancier afkomstig is. De factuur moet ook integer zijn: de leverancier en de afnemer moeten er allebei zeker van kunnen zijn dat de factuur niet is veranderd. 2.5.4 Controleerbaarheid van facturen door de belastingdienst U moet de Belastingdienst duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd, van bestelling tot betaling. Daarom moet u de gegevens van de factuur bewaren. Verder moet de ontvangende partij zelf controleren of de factuur wel klopt. De uitkomsten van deze controle moet dienen bewaard te worden. 8 e-Factureren van papier naar praktijk In de voorgaande hoofdstukken heeft u kunnen lezen op welke manieren u kunt e-Factureren. U heeft kunnen lezen dat e-Factureren wettelijk geaccepteerd is en dat de discussies omtrent standaarden geresulteerd hebben in een werkbaar formaat voor e-Factureren. Dit hoofdstuk is bedoeld om inzicht te verschaffen met betrekking tot de impact van e-Factureren voor uw organisatie. e-Factureren zoals gedefinieerd in dit handboek is vaak minder complex dan u denkt, mits u één uitgangspunt als basis neemt: “E-Factureren is het automatiseren van bestaande processen”. Hiermee wordt bedoeld dat e-Factureren geen procesaanpassing is maar een procesoptimalisatie. Een voorbeeld hiervan is het invoeren van factuurgegevens. Normaliter wordt gaat dit met behulp van handmatige data-entry. Bij e-Factureren wordt dit proces vervuld door het geautomatiseerd inlezen van de factuurgegevens. De eerste paragraaf kan u helpen bij het beschrijven van uw huidige factuurverwerkingsproces en het gewenste factuurverwerkingsproces. De tweede en derde paragraaf helpen u bij het maken van de businesscase om draagkracht te krijgen binnen uw organisatie. 3.1 Het factuurverwerkingsproces De meest succesvolle implementatie van e-Factureren gaan uit van het bestaande proces. Het is daarom belangrijk om het huidige proces voor het verwerken van de inkomende facturen nauwkeurig te beschrijven. Beschrijf welke processen een factuur doorloopt van ontvangst tot betaling en noteer welke handelingen er tijdens elke stap van het proces worden uitgevoerd. Figuur 4 geeft een simpel voorbeeld van hoe een dergelijke beschrijving eruit zou kunnen zien: Figuur 4, verwerking facturen 9 Een zeer praktische methode om uw eigen proces te beschrijven kan met behulp van een factuur volgblad. Dit is een blad dat wordt toegevoegd aan elke factuur gedurende een bepaalde periode. Iedere medewerker die de factuur voor ogen krijgt dient te noteren welke handelingen met de factuur verricht worden en hoeveel tijd hiervoor nodig is. Houd er rekening mee dat er sprake kan zijn van verschillende factuurtypes die verschillende processen doorlopen. Zo zijn er bijvoorbeeld facturen die gematcht dienen te worden met een order, contract en of levering. Het is belangrijk om voor alle factuurtypes procesbeschrijvingen te maken. Nadat het proces voor het verwerken van de inkomende facturen in kaart is gebracht kunt u het gewenste proces beschrijven. Figuur 5 geeft een simpel voorbeeld van hoe een dergelijk proces eruit zou kunnen zien: Figuur 5, verwerking e-Facturen Zoals als uit factuur 4 en 5 blijkt is het proces hetzelfde gebleven echter de handelingen die op de facturen uitgevoerd worden zijn geautomatiseerd. Uiteraard zal het niet altijd mogelijk zijn om het bestaande proces geheel aan te houden, maar het zou wel de voorkeur moeten genieten. Pas op met het inrichten van uw processen op basis van uitzonderingen. Probeer uitzonderingen dan ook als uitzonderingen te behandelen. Een vergelijking van het huidige proces met het gewenste proces geeft een goed beeld van de mogelijke besparingen. Tevens geeft het inzicht in de benodigdheden voor e-Factureren en de impact voor uw organisatie. Zo hoeft u voor het elektronisch ontvangen van een factuur enkel uw leveranciers te verzoeken deze digitaal aan te leveren. U kunt dus relatief makkelijk beginnen met één of enkele leveranciers. 10 3.2 Keuze-instrument E-Factureren Als u het gewenst proces nauwkeurig heeft beschreven dient u in ieder geval de onderstaande vragen te beantwoorden alvorens u de businesscase kunt berekenen: • Hoe u verkrijgt u de benodigde middelen voor e-Factureren; o Reeds beschikbaar; o Ontwikkelen; o Inkopen; o Outsourcen; Hoe gaat u uw leveranciers benaderen; o Vrijwilligheid; o Stimuleren / ontmoedigen; ! Economisch belonen indien leveranciers e-Factureren; ! Economisch straffen indien leverancier niet e-Factureren; o Dwang; Welke leveranciers gaat u benaderen voor e-Factureren; o Alle leveranciers; o Een selectie van leveranciers; ! Van een bepaald factuurtype/categorie; ! Vanaf een bepaald aantal facturen per jaar; Welke mogelijkheden biedt u uw leveranciers voor het aanleveren van e-Facturen; o Invoer op een portal, uw eigen portal of een via BSP; o Verzending gestructureerde berichten aan een portal; o Directe koppeling van systemen; • • • 3.3 E-Factureren de businesscase Implementaties van e-Factureren hebben aangetoond dat e-Factureren de kwaliteit van het proces verhoogt. De besparingen die e-Factureren realiseert wegen in de meeste gevallen ruimschoots op tegen de benodigde investeringen. Bereken daarom de businesscase en houd rekening met zowel de kostenbesparing als de kwalitatieve verbeteringen. Op basis hiervan kunt u bepalen welke middelen in tijd en geld u beschikbaar moet stellen. Houd er rekening mee dat het lastig zal zijn om 100% van uw facturen elektronisch te verwerken. Analyseer wie uw grootste factuurverzenders zijn (in aantallen) en hoeveel actieve leveranciers u heeft. Kijk hierbij of uw leveranciers reeds in staat zijn om facturen elektronisch aan te leveren. Op deze manier kunt u een inschatting maken van het percentage facturen dat u verwacht elektronisch te kunnen verwerken. Het ministerie van Economische Zaken is bezig om in kaart te brengen welke leveranciers hun facturen reeds aan de overheid versturen. In hoofdstuk 4 vindt u een verwijzing naar een handige tool om de businesscase te berekenen, tevens zijn er voorbeeld brieven opgesteld die u kunt gebruiken om uw leveranciers te benaderen 11 3 Toolkit voor e-Factureren De businesscase is positief en u wilt starten met e-Factureren. U hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. In dit hoofdstuk vindt u praktische tools en links naar nuttige informatie over eFactureren. Informeer ook bij de leverancier van uw ERP, document management- of boekhoudsysteem. De onderstaande links kunt u gebruiken als u opzoek bent naar onderzoeken over eFactureren. U vindt informatie over de markt, de voor- en nadelen, de infrastructuur en standaarden. http://www.ez.nl/dsresource?objectid=159039&type=PDF http://www.ebaportal.eu/_Download/What’s%20News/E-Invoicing_2008_v11.0.pdf http://www.factuurwijzer.nl/index.php/id_structuur/10333/factuurmonitor.html http://www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/OVOS/CS03-05-06_Eindrapport_Dialogic.pdf Infrastrcturen voor e-factureren Links met informatie over de fiscale en wettelijke eisen rondom e-Factureren http://www.belastingdienst.nl/efactuur http://www.e-invoice-gateway.net/knowledgebase/eInvoiceBestPractice/ Links met informatie over UBL 2.0 http://www.forumstandaardisatie.nl http://www.nesubl.eu http://www.oasis-open.org http://www.e-invoice-gateway.net Handige tools om uw eigen factuurverwerkingsproces in kaart te brengen Voorbeeld procesbeschrijving factuurverwerking Voorbeeld Factuurvolgblad Businesscase Calculator een handig model om u businesscase door te rekenen Businesscase Calculator Voorbeeld brief om uw leveranciers te benaderen voor e-Factureren Voorbeeldbrief leveranciers Links met informatie over leveranciers van diensten en software rondom e-Factureren www.ecp.nl http://facturatie.startpagina.nl http://inkoop-elektronisch.startpagina.nl www.platformelfa.nl www.softwarepakketten.nl 12

Een uitgave van ECP-EPN, geschreven door Jelle Attema (ECP-EPN), Gerard Bottemanne (GBNED), Friso de Jong (Platform ELFA, Factuurwijzer.nl). Samenstelling en eindredactie: Jelle Attema, ECP-EPN. 

Elektronisch factureren staat volop in de aandacht: op 7 april 2009 hebben overheid en bedrijfsleven een convenant ondertekend. Hierin spreken zij de steun uit voor het initiatief van staatssecretaris Frank Heemskerk (ministerie van Economische Zaken) om in 2010 10% van de facturen die bij de overheid binnenkomen elektronisch te ontvangen en te verwerken. In februari 2009 besloot staatssecretaris Jan-Kees De Jager (ministerie van Financiën) om de elektronische factuur vormvrij te maken. Banken, een aantal grote factureerders en Billing Service Providers hebben het initiatief genomen voor het open e-invoicing project. Zij ontwikkelen een afsprakenstelsel om elektronische facturen vrij tussen partijen te kunnen uitwisselen. Deze en nog vele andere initiatieven maken het steeds aantrekkelijker voor ondernemers om elektronisch te gaan factureren. En,voor dienstverleners en aanbieders van producten op het terrein van elektronisch factureren om zich op die markt te begeven. ECP-EPN heeft zich ten doel gesteld het elektronisch factureren te bevorderen door initiatieven te bundelen en te versterken. Immers, het bedrijfsleven kan veel kosten besparen door facturen elektronisch te verzenden en te verwerken. ECP-EPN heeft daarvoor het Stakeholdersoverleg elektronisch factureren in het leven geroepen. Binnen dit overleg informeren de belangrijke stakeholders e-factureren elkaar over hun initiatieven en stemmen zij hun activiteiten af. Sinds 2008 is de Expertgroep Awareness eFactureren actief die ondernemers en hun adviseurs informeert over de stand van zaken en ontwikkelingen op het gebied van elektronisch factureren. Deze Readiness monitor is een initiatief van de Expertgroep Awareness e-factureren en brengt halfjaarlijks in kaart (2009-2010) hoe het aanbod van diensten en producten op het gebied van efactureren zich ontwikkelt onder invloed van deze initiatieven en ontwikkelingen. De monitor laat zien waar kansen en belemmeringen liggen en biedt een handreiking om inspanningen rond elektronisch factureren bij te sturen en te focussen. Een groeiend aanbod van informatie over dit onderwerp vindt u op de website van de Expertgroep Awareness e-factureren www.e-factureren.info en op www.ecp.nl . Arie van Bellen Directeur ECP-EPN, platform voor de informatiesamenleving 3 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Inhoud Inleiding ………………………………………………………………………………………………………………. 5 Wat is de Readiness Monitor e-Factureren ………………………………………………………………………… 5 Achtergrond …………………………………………………………………………………………………………………… 5 Opzet van de monitor………………………………………………………………………………………………………. 6 Expertgroep Awareness e-Factureren. ………………………………………………………………………………. 6 Steekproef……………………………………………………………………………………………………………. 8 Resultaten: scope van de dienstverlening ……………………………………………………………… 8 Verzenden van facturen …………………………………………………………………………………………………… 9 Ontvangen van facturen ………………………………………………………………………………………………… 10 Verwerken ……………………………………………………………………………………………………………………. 11 Overig………………………………………………………………………………………………………………………….. 12 Resultaten: bereik ………………………………………………………………………………………………. 13 Resultaten: drempels en belemmeringen ……………………………………………………………… 13 Groei van het aantal klanten dat gaat e-factureren ……………………………………………………………. 13 Drempels ……………………………………………………………………………………………………………………… 14 Conclusie …………………………………………………………………………………………………………… 15 Bijlage I. Deelnemende organisaties en dienstverleners………………………………………… 18 Bijlage II: Vragenlijst voor financieel dienstverleners ……………………………………………. 22 Bijlage III: Vragenlijst voor IT-leveranciers en Billing Service Providers. ………………… 28 4 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Inleiding Wat is de Readiness Monitor e-Factureren De Readiness Monitor e-Factureren’ brengt twee keer per jaar, in de periode 2009-2010, de ontwikkelingen van dienstverlening rond eFactureren in Nederland in beeld. Drie groepen dienstverleners vormen het onderwerp van dit onderzoek: 1. ICT-leveranciers, die producten leveren op het terrein van elektronisch factureren, 2. ‘Billing Service Providers’ die diensten bieden op het gebied van elektronisch factureren en 3. financieel dienstverleners zoals accountants en administratiekantoren. Achtergrond voor de monitor zijn de verschillende initiatieven die bedoeld zijn om e-factureren te versterken (zie de volgende paragraaf). De monitor brengt in kaart hoe het aanbod van diensten en producten verandert onder invloed van deze initiatieven en ontwikkelingen. De monitor laat zien waar kansen en belemmeringen liggen en biedt een handreiking om inspanningen rond elektronisch factureren bij te sturen. De monitor is ontwikkeld door de Expertgroep Awareness e-Factureren. In die groep hebben, gefaciliteerd door ECP-EPN, vertegenwoordigers van het bedrijfsleven, overheid (EZ, Belastingdienst) en zelfstandige experts zich verenigd om de kennis van e-factureren te verbeteren, zowel bij dienstverleners als bij ondernemers ( potentiële – gebruikers) en aldus bij te dragen aan het wegnemen van belemmeringen voor de verdergaande adoptie van e-factureren. ECP-EPN werkt bij het opstellen en verspreiden van deze monitor nauw samen met Platform ELFA en GBNED. De monitor is mede mogelijk gemaakt door het ministerie van Economische Zaken. Meer informatie over de initiatieven rond elektronisch factureren vindt u op http://www.efactureren.info, de site van de Expertgroep Awareness e-Factureren. Vanaf 7 april 2009 is daar informatie te vinden over het aanbod van leveranciers en dienstverleners e-Factureren. Vanaf eind mei is deze informatie ook doorzoekbaar aan de hand van criteria. De volgende weken zullen daar voor ondernemers handleidingen en handreikingen worden gepubliceerd, hoe zij met e-factureren kunnen beginnen. Er wordt gewerkt aan een elektronische brochure speciaal gericht op accountants en administratiekantoren met bijvoorbeeld informatie over het controleren van boekhoudingen met elektronische facturen. Achtergrond Elektronische overdracht van informatie ter ondersteuning van handels- en bedrijfsprocessen vindt steeds meer toepassing. De drijvende krachten erachter komen voor een deel uit het bedrijfsleven, gelet op de zakelijke voordelen die er mee te behalen zijn, en voor een deel uit de publieke sector. Deze ontwikkelingen houden niet op bij de landsgrenzen: zij vinden plaats op Europees, en zelfs op mondiaal niveau. De Europese Commissie heeft bijvoorbeeld de Expert Group on e-Invoicing ingesteld. Ondanks alle inspanningen komt de adoptie van elektronisch factureren nog niet zo snel van de grond als men op grond van de potentiële voordelen zou verwachten. Er worden – veelal losstaande – initiatieven ontplooid om aan de adoptie bij te dragen. Zo heeft Staatssecretaris Frank Heemskerk van het Ministerie van Economische Zaken gesteld dat in 2010 de overheid 10% van de facturen elektronisch moet kunnen ontvangen en verwerken (!). Op 7 april 2009 hebben overheid en bedrijfsleven een convenant ondertekend waarin het bedrijfsleven haar steun voor dit initiatief uitspreekt. Een van de belemmeringen voor elektronisch factureren is in februari 2009 weggenomen. Toen besloot staatssecretaris Jan-Kees De Jager van het Ministerie van Financiën dat de belastinginspecteur aan elektronische facturen dezelfde eisen moet stellen als aan papieren facturen: in beide gevallen moeten de verzender en de ontvanger op verzoek van de belastinginspecteur 5 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 authenticiteit (is de factuur werkelijk afkomstig van de verzender) en integriteit (is de factuur veranderd sinds verzending) kunnen aantonen. De manier waarop de ondernemer die authenticiteit en integriteit aantoont is vrij. Deze beslissing geeft softwareleveranciers, maar ook dienstverleners op het gebied van elektronisch factureren (Billing Service Providers) en financieel dienstverleners, ruim baan om nieuwe eFacuratiediensten aan te bieden aan ondernemers. Accountants en administratiekantoren krijgen er een nieuwe taak bij: ondernemers helpen om hun administratie zo op te zetten dat de risico’s die (elektronisch) factureren oplevert geminimaliseerd worden. Opzet van de monitor De Readiness Monitor geeft antwoord op vragen over de volgende indicatoren om zo de effecten van diversie inspanningen en ontwikkelingen te registreren: • Scope van de diensten en producten op het gebied van elektronisch factureren: Het voordeel van elektronisch factureren is vooral gelegen in de elektronische verwerking. De dienstverleners moeten daarom ondernemers in staat stellen om het hele administratieve proces rond een factuur te ondersteunen: opstellen, verzenden, ontvangen, verwerken en uiteindelijk betalen en archiveren van de factuur. Het is daarom belangrijk om in kaart te brengen welke fasen van verwerking verschillende dienstverleners ondersteunen. Bereik van de diensten en producten: Het is voor ICT-leveranciers en BSP’s vaak nog moeilijk om alle klanten en toeleveranciers van een ondernemer te bereiken omdat er geen breed geadopteerde manier is om elektronische facturen op te stellen en te verwerken. De monitor brengt in kaart in hoeverre ICT-leveranciers en dienstverleners ondernemers in staat stellen om met verschillende klanten en met verschillende toeleveranciers facturen uit te wisselen en om in te spelen op de wensen over het formaat van de factuur1. Door inspanningen op het gebied van standaardisatie en afspraken door tal van partijen zal het bereik dat dienstverleners en ICT-leveranciers hun klanten bieden naar verwachting de komende twee jaar groeien. Drempels voor de doorbraak van elektronisch factureren:Er zijn tal van drempels die verhinderen dat elektronisch factureren doorbreekt. Het beeld dat ondernemers hebben van elektronisch factureren wordt vaak aangedragen als een drempel om te gaan e-factureren. Het is dus zaak om aan die beeldvorming te werken door kennis bij ondernemers en hun adviseurs te vergroten. Beoogd resultaat is dat de dienstverleners merken dat de vraag naar diensten en producten op het gebied van e-factureren toeneemt. • • In bijlage II en III zijn de vragenlijsten opgenomen zoals die zijn verzonden aan ICT-leveranciers, Billing Service Providers en financieel dienstverleners. Expertgroep Awareness e-Factureren. Om elektronisch factureren te bevorderen heeft ECP-EPN het Stakeholdersoverleg Elektronisch Factureren ingericht. Hierin wisselen stakeholders van de verschillende initiatieven op het gebied van e-factureren informatie uit over hun plannen en stemmen zij activiteiten af om elkaar te versterken. Vanuit het Stakeholdersoverleg is de Expertgroep Awareness e-Factureren ingesteld, initiatiefnemer van de Readiness Monitor. De Expertgroep levert een bijdrage aan de doorbraak van e-factureren 1 Het open e-invoicing project zal naar verwacht die problemen grotendeels oplossen door het ontwikkelen van een breed geaccepteerd afsprakenstelsel, waardoor partijen elkaar facturen kunnen sturen. Deze afspraken zullen in lijn zijn met internationale afspraken over het uitwisselen van handelsinformatie, zoals die op dit moment worden gemaakt binnen UN/CEFACT. Tegelijkertijd werken de banken (www.viamijnbank.nl) aan mogelijkheden om consumenten elektronische facturen te sturen en deze direct te laten verwerken. 6 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 door ondernemers en hun adviseurs op de hoogte te brengen van de mogelijkheden van e-factureren en hen te ondersteunen bij de overstap naar e-factureren. De Expertgroep hanteert de volgende uitgangspunten: • Elektronisch factureren omvat zowel de processen van het genereren en verzenden als van het ontvangen en verwerken van een elektronische factuur. Het versturen van een (wellicht beveiligde) PDF en vervolgens overtikken van gegevens door de ontvanger is geen elektronisch factureren. De Expertgroep gaat uit van een open model van e-factureren. Dat wil zeggen dat: o de toegang tot e-factureren laagdrempelig moet zijn voor ondernemers (geen hoge instapkosten); o ondernemers vrij zijn aan te sluiten op wat in hun branche gebruikelijk is; o ondernemers vrij zijn wel of geen gebruik te maken van intermediairs (Billing Service Providers, banken of administratieve dienstverleners). De expertgroep maakt geen keuze voor een specifiek model van e-factureren met een specifieke rol van specifieke partijen. De Expertgroep zoekt aansluiting bij bestaande initiatieven en projecten en probeert deze te versterken. Zij sluit aan bij nationale en internationale ontwikkelingen (relevante EU-wetgeving, CEN Workshop Agreements, ontwikkelingen op standaardisatie gebied door o.a. UN/CEFACT). • • • 7 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Steekproef Het aantal organisaties dat heeft gereageerd is 63. Van deze organisaties zijn er 30 ICTleverancier(op een totaal van naar schatting 40 die functionaliteit aanbieden op het gebied van eFactureren). Van de Billing Service Providers hebben 16 van de ongeveer 45 organisaties gereageerd. De organisaties van financieel dienstverleners zijn via de nieuwsbrief van ICTAccountany en van NOVAK (Nederlandse Organisatie van Accountantskantoren)opgeroepen de vragenlijst in te vullen. In totaal zijn meer dan 1.500 accountants- en administratiekantoren benaderd: de response was erg laag (9). Dit is des te meer jammer omdat het juist de accountants- en administratiekantoren zijn die de MKB ondernemer adviseren op het gebied van boekhoud(software) en dus ook elektronisch factureren. In de categorie “anders” zijn dienstverleners opgenomen die diensten aanbieden rond document management, beveiliging, advisering of crediteurenbewaking. Resultaten: scope van de dienstverlening Elektronisch factureren is slechts een klein stapje in een heel proces van bestellen, levering, controle en betaling. Dit hoofdstuk brengt in kaart in hoeverre de verschillende onderdelen van dit proces door dienstverleners worden ondersteund. Bovendien is het belangrijk dat de dienstverleners en hun producten ondernemers in staat stellen om flexibel in te spelen op de wensen van hun klanten en toeleveranciers. Sommigen zullen kiezen voor 8 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 een factuur als bijlage bij een mail, of voor presentatie van factuurinformatie via internet, dan wel factureren met behulp van web-services. Een ondernemer moet hierop kunnen inspelen. Verzenden van facturen • • • • Versturen per e-mail met factuurbijlage: 17 van de 30 ICT-leveranciers bieden met hun producten de mogelijkheid een factuur te genereren en deze per e-mail te versturen. Bijna alle BSP’s bieden die mogelijkheid (14/16). Verzenden van facturen via web-services: 9 van de 30 ICT-leveranciers ondersteunen deze mogelijkheid en 9 van de 16 BSP’s. Verzenden van facturen met hulp van een BSP: 4 van de 30 ICT-leveranciers bieden deze functionaliteit. 9 van de 16 BSP’s bemiddelen ook bij het verzenden van facturen naar een klant via andere BSP’s. Via de bank facturen verzenden: wordt ondersteund door 2 ICT-leveranciers en BSP’s. ICT-leveranciers leggen, zo lijkt, vooral de nadruk op het kunnen versturen van een factuurbijlage (meer dan 50% ondersteunt deze vorm). Andere vormen van elektronisch factureren, zoals het aanbieden via webservices of het presenteren van een factuur bij de ontvanger ondersteunt een derde van de ICT-leveranciers. Het kunnen versturen van facturen met behulp van Billing Service Providers ondersteunt een kleine 6%. Een ondernemer die op dit moment elektronisch wil gaan factureren zal dus goed moeten kijken welke functionaliteiten en diensten hij nodig heeft en onderzoeken welke leverancier die kan leveren: uit deze gegevens blijkt dat er grote verschillen zijn. Voor BSP’s is het versturen van facturen een centrale taak. Ze kunnen bijna allemaal een factuurbijlage versturen bij een e-mail, maar velen ook op andere manieren. Ook hier geldt, dat 9 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 ondernemers die een BSP zoeken goed moeten kijken naar de manier waarop hun klanten en toeleveranciers willen en kunnen factureren. Veel BSP’s bieden maar een beperkt aantal diensten aan. Ontvangen van facturen • • 7 van de 30 producten van ICT-leveranciers kunnen via webservices facturen ontvangen. 2 van de 30 via BSP’s. 8 van de 16 BSP’s kunnen facturen ontvangen via web-services. 6 van de 16 kunnen facturen ontvangen via andere BSP’s. Ondernemers die hun factureerprocessen uitbesteden aan BSP’s of investeren in ICT-oplossingen zullen ook voor het ontvangen van facturen een goede analyse moeten maken hoe hun toeleveranciers facturen willen verzenden. Mogelijkheden om elektronische facturen te ontvangen zijn beperkt bij veel leveranciers. 10 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Verwerken Voor het verwerken van facturen is er een diversiteit aan functionaliteiten: • • • • De mogelijkheid om een factuur te boeken, zonder deze meteen betaalbaar te stellen: 11 van de 33 ICT-leveranciers en 8 van de 16 BSP’s bieden die mogelijkheid. Handmatig facturen inboeken: 9 van de 30 ICT-leveranciers en 7 van de 16 BSP’s bieden die mogelijkheid. Matchen van facturen met orders en ontvangst kan bij 9 van de 30 ICT-leveranciers en bij 7 van de 16 BSP’s. Het inscannen van papieren facturen en vervolgens verwerken is mogelijk via 6 van de 30 ICT-leveranciers en bij 9 van de 16 BSP’s. Het elektronisch kunnen verwerken van de factuur is een belangrijk voordeel van elektronisch factureren: inboeken, betaalbaar stellen, matchen enz. Uit deze cijfers blijkt dat niet alle aanbieders van ICT-oplossingen en BSP’s functionaliteiten op dit terrein bieden. Opvallend is dat ongeveer een derde van de ICT-leveranciers producten aanbiedt met de mogelijkheid tot het verwerken van elektronische facturen en ongeveer 50% van de BSP’s. Het inscannen van facturen zal vaak nog nodig zijn, in een situatie waarin een deel van de klanten of toeleveranciers nog op papier factureert: 20% van de ICT-leveranciers en ruim 50% van de BSP’s biedt deze functionaliteit. 11 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Overig • • • Archiveren van facturen is een wettelijke verplichting. Voordeel van elektronisch factureren is dat de kosten van archiveren lager worden. 13 van de 30 ICT-leveranciers en 11 van de 16 BSP’s leveren diensten op dit gebied. 12 van de 30 ICT-leveranciers en 9 van de 16 BSP’s helpen ondernemers om facturen in te brengen in de workflow-omgeving. Om authenticiteit en integriteit van een factuur te waarborgen is de geavanceerde elektronische handtekening een effectief middel. In veel Europese landen worden specifieke eisen gesteld aan die handtekening. 6 van de 30 ICT-leveranciers bieden producten met de mogelijkheid aan om met de “lichte” versie van de elektronische handtekening (de geavanceerde elektronische handtekening) te werken, 4 van de 30 bieden de mogelijkheid om met de “zware” vorm te werken (geavanceerde gekwalificeerde elektronische handtekening). Van de Billing Service Providers bieden 5 van de 16 diensten aan op het gebied van de geavanceerde elektronische handtekening en 7 van de 16 ondersteunen de geavanceerde gekwalificeerde elektronische handtekening. Uit deze data blijkt dat ondernemers kunnen kiezen uit een breed scala aan diensten en producten bij elektronisch factureren. Er zijn echter grote verschillen tussen aanbieders van diensten en ICTproducten, zowel bij het verzenden, ontvangen, verwerken als bij het archiveren van facturen. 12 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Resultaten: bereik Om elektronische facturen te kunnen verwerken moeten er afspraken zijn over het formaat van de factuur en de inhoud. • EDI: 10 van de 30 ICT-leveranciers en 8 van de 16 BSP’s ondersteunen EDI. • XBRL: 7 van de 30 ICT-leveranciers en 7 van de 16 BSP’s ondersteunen XBRL • UBL 2.0: 5 van de 30 ICT-leveranciers en 7 van de 16 BSP’s ondersteunen UBL 2.0 Uit deze cijfers blijkt dat de adoptie van formaten onder ICT-leveranciers achterblijft vergeleken met die door BSP’s. Een derde van de ICT-leveranciers ondersteunt EDI en 25% en 20% ondersteunt XBRL en UBL. Van de BSP’s ondersteunt ongeveer 50% formaten als EDI, XBRL, UBL en ebXML. Ondernemers die flexibel willen inspelen op de eisen die hun klanten en toeleveranciers stellen aan facturen, zullen ook hier goed op moeten letten. De afwezigheid van algemeen geaccepteerde formaten betekent dat het veel moeite kost om gegevens uit te wisselen met anderen: formaten moeten immers dan iedere keer onderling worden afgesproken of ontwikkeld. Resultaten: drempels en belemmeringen Groei van het aantal klanten dat gaat e-factureren • Op de vraag of respondenten een groei verwachten in het aantal afnemers van hun producten of diensten zijn 13 van de 30 ICT-leveranciers (43%) en 3 van de 16 Billing Service Providers (19%) positief. 13 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 • Op de vraag of er vanaf begin 2009 belangrijke veranderingen zijn opgetreden in de plannen van hun klanten om elektronisch te factureren en wat daarvan de oorzaak is, noemen 8 van de 30 ICT-leveranciers en 4 van 16 BSP’s spontaan het besluit van staatssecretaris De Jager in februari 2009. Onder ICT-leveranciers is meer optimisme dan onder BSP’s wat betreft het aantal klanten dat zal gaan e-factureren. Rond de 25% noemt het besluit van staatssecretaris De Jager in dat verband. Drempels Grafiek: de mate waarin respondenten belemmeringen zien. (1 = geen belemmering, 5 = grote belemmering) Er zijn veel omgevingsfactoren die een doorbraak van elektronisch factureren verhinderen. Deze belemmering zijn in bovenstaande grafiek geordend naar een overall-gemiddelde waarbij geldt: 1 = geen belemmering, 5 = grote belemmering.. Opvallend is dat de dienstverleners de belemmeringen voor een deel bij de ondernemer zien: • Als grootste belemmering zien respondenten dat de ondernemer onvoldoende kennis heeft van elektronisch factureren (Gewicht is 3.5 bij ICT-leveranciers, bij Billing Service Providers bijna 3). • Op de tweede plaats staan de problemen bij internationaal elektronisch factureren: buitenlandse belastingdiensten zijn vaak onduidelijk of stellen moeilijk op te volgen eisen aan een elektronische factuur. • Op de derde en vierde plaats staan het kunnen verwerken en opnemen in de workflow van ontvangen facturen. • Op de laatste plaats staat de stelling dat het accountant- en administratiekantoor belemmeringen vormen bij elektronisch factureren en het imago dat elektronisch factureren heeft bij allerlei dienstverleners.. Ook internationaal is elektronisch factureren een belangrijke bottleneck. Als minst grote belemmering wordt genoemd het beeld dat ondernemers van elektronisch factureren hebben (imago) en de bereidheid van accountants- en administratiekantoren om elektronisch factureren te ondersteunen.. 14 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Conclusie Het aantal respondenten uit de groep Billing Service Providers (16) en ICT-leveranciers (30) is naar schatting ongeveer 50% van het totale aantal BSP’s en ICT-leveranciers. Van de accountants- en administratiekantoren is het responsepercentage verwaarloosbaar (9). Over deze groep kunnen in deze monitor geen conclusies worden getrokken. Samenvattend zijn de resultaten van de Readiness Monitor als volgt: • Zowel de ICT-leveranciers als de BSP’s verlenen vooral diensten en producten gericht op het elektronisch kunnen verzenden van facturen (50%). Het proces van het automatisch ontvangen en verwerken van elektronische facturen wordt door 20% van de ICTleveranciers en 50% van de BSP’s ondersteund. Archiveren is een functie of dienst die bijna 50% van de ICT-dienstverleners en 75% van de BSP’s ondersteunen. Het brengen van facturen in de workflow wordt door ongeveer 50% van ICT-leveranciers en BSP’s ondersteund. Het gebruik van formaten voor facturen is essentieel om, zonder veel kosten, met nieuwe klanten en leveranciers facturen te kunnen uitwisselen. Ongeveer een kwart van de leveranciers ondersteunt formaten als EDI, XBRL en UBL. Ongeveer 50% van de BSP’s ondersteunt formaten als EDI, XBRL, UBL 2.0 en ebXML. De kennis van de ondernemer van elektronisch factureren komt op de eerste plaats van drempels en belemmeringen voor elektronisch factureren. Op de derde en vierde plaats staan de mogelijkheden om elektronische facturen te ontvangen en te verwerken. Als tweede drempel/belemmering wordt internationaal elektronische factureren genoemd. Op de laatste plaats staan administratie- en accountantskantoren en het imago van elektronisch factureren bij ondernemers en financieel dienstverleners. • • • • De resultaten van de monitor lijken te wijzen op een belangrijk knelpunt bij het ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Immers: voor het ontvangen van facturen biedt 20% van de ICT-leveranciers functionaliteiten. 50% biedt functionaliteiten om elektronische facturen in te bedden in de workflow. Het merendeel van de ICT-leveranciers ondersteunt daarbij geen formaten als EDI, XBRL, UBL 2.0 of ebXML. Maar ook de helft van de BSP’s ondersteunt deze formaten niet. Dat betekent dat vaak nog afspraken moeten worden gemaakt over het formaat van de factuur voordat deze kan worden uitgewisseld. Voor respondenten staat dit knelpunt op de tweede plaats. Op de eerste plaats staat het gebrek aan kennis van de ondernemer. Op de derde en vierde plaats staan het kunnen ontvangen en verwerken van facturen. Uit het gegeven dat slechts een deel van de ICT-leveranciers en BSP’s het verwerken en ontvangen van elektronische facturen ondersteunt, slechts een deel gebruik maakt van beschikbare standaardformaten voor uitwisseling van facturen, kan worden afgeleid dat het aanbod van diensten en producten een belangrijke belemmering vormt. Deze monitor zal half-jaarlijks worden herhaald, met als doel ontwikkelingen in het aanbod van diensten en producten op het gebied van elektronisch factureren te volgen en bij te sturen. De resultaten van deze eerste monitor rechtvaardigen de inspanningen van de Expertgroep Awareness eFactureren om de ICT-leveranciers en de dienstverleners e-Factureren te motiveren tot: 1. het ontwikkelen van een afsprakenstelsel om elektronische facturen te kunnen uitwisselen 2. het aanbieden van diensten en producten niet alleen op de verzending maar ook de verwerking van elektronische facturen te richten. Een belangrijk instrument daarbij vormt het overzicht van dienstverleners en ICT-producten dat is gepubliceerd op www.e-factureren.info. Vanaf eind mei 2009 kunnen ondernemers daar het aanbod van dienstverleners en producten doorzoeken op allerlei relevante criteria. Naar verwachting zal dit stimulerend werken op het aanbod van diensten en producten. Daarnaast richt de Expertgroep Awareness zich op accountants en administratiekantoren. De volgende maanden wordt gewerkt aan een publicatie over het controleren van administraties met elektronische facturen en een handreiking hoe accountants en administratiekantoren ondernemers het 15 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 beste kunnen adviseren bij vragen over e-Factureren. Op www.e-factureren.info wordt deze informatie gepubliceerd. 16 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Bijlage I. Deelnemende organisaties en dienstverleners De volgende organisaties hebben deelgenomen aan het onderzoek en hebben daarbij aangegeven vermeld te willen worden met hun bedrijfsnaam en dienst of product. Bedrijf 1.SG First Essenge 20/20 vision Europe BV ABM Systems Dienst of product Project management implementatie E-facturatie 20/20 vision CorVu, BI – CPM – Balanced Scorecard software met ETL- en Edimogelijkheden elektronische facturatie, digitale loonstrook AccountView AFAS Profit AllSolutions Business Applications e-Invoicing e-Accounts PayableIngis e-Signature Asperion online boekhoudenModules FINANCIEEL en FACTURATIE E-factureren als pdf en als gestructureerde data i.s.m. TNT Post factuurservices (pdf i.c.m. gestructureerde digitale data uitwisseling) Dienst Anders Billing Service Provider Anders Accounting Plaza AccountView B.V. AFAS ERP Software AllSolutions Business Applications Billing Service Provider Billing Service Provider ICT-leverancier ICT-leverancier Billing Service Provider Billing Service Provider Anachron B.V. Asperion Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Automatiseringsburo Nicogram BV AXI BV Basware KOMAS AXI Invoice Management Basware Business TransactionsBasware Supplier PortalBasware Connectivity Webconnector Document Management MoneyBird WinVIS WinVIS Cash Facturering CertiONE platform (e-communicatie consolidator platform) ICT-leverancier Billing Service Provider ICT-leverancier Bedrijvenweb Nederland B.V. BlueTools B.V. Broekhuis Automatisering Broekhuis Automatisering Cash Software bv Certipost Anders ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier Billing Service Provider Billing Service Provider Codast B.V. CTB ICT Flex BV www.notadigitaal.nl; www.facturendigitaal.nl Flex Management Systeem (FMS) waarin de SETU-standaard is ingebouwd DIM e-CaptainArman VIG / EasyAdmin / Julia e-Boekhouden.nl het ontwerpen van grootschalige bouwwerken, zoals ziekenhuizen, gevangenissen e.d. ICT-leverancier ICT-leverancier DigitalInvoice DISPI sofware Engineering Drielingh Easy Brothers Software e-Boekhouden.nl EGM architecten BV Billing Service Provider ICT-leverancier Anders ICT-leverancier ICT-leverancier Anders Enigma Payments Consulting Anders Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 ESG de elektronische signatuur B.V. Exact Software Factuurdesk Farmore Automation Freepack Software BV IBS Technology & Services IC2 IMNederland Credit Management Services BV io ISProjects K+V van Alphen Automatiseringsdiensten BV Matadex bv MD-Automatisering Mediparc B.V. MicroStar B.V. Ohmega Software Platform OMS International e-factuur Exact Online http://www.factuurdesk.nl PLANMYSPORT Freepack AIDA iConnect Credit Management 2.0:e-facturatie, e-debiteurenbeheer en eincasso financiële procesondersteuning E-invoicing voor het MKB ISP-Invoice en ISP-Purchase Digi Data Suite en Donau Suite XIPHERS AmSys ERP pakket MP-basis MicroStar software Ohmega Account E-Business platform ODEX Enterprise, met geïntegreerde workflow en ANY-to-ANY mapping tool. Anders ICT-leverancier Billing Service Provider ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier Billing Service Provider Billing Service Provider ICT-leverancier Anders ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier Pantheon Automatisering BV Quadrant Software BV Quadrant Software BV RO-iT Platform IV King Business Software King Business Software Documentor ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier Anders Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Rozis BV SAP Ediswitch Workstation Netstation Rozis Facilitair Centrum Diverse producten ICT-leverancier ICT-leverancier SnelStart Stichting Netwerk Gerechtsdeurwaarders (SNG) StreamServe Benelux BV TIE Kinetix Wim Bosman WyXX b.v. SnelStart Classic ICT-leverancier Billing Service Provider ICT-leverancier ICT-leverancier ICT-leverancier Billing Service Provider e-Invoice Center TIE Kinetix e-Invoice Solution – Messaging Portal Transport & Logistiek WyXX facturering Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Bijlage II: Vragenlijst voor financieel dienstverleners Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 1. Wat is de naam van uw organisatie ? 2. Wat is de naam van de dienst of het product waarop de antwoorden betrekking hebben ? Naam contactpersoon: E-mail contactpersoon: Telefoon contactpersoon: Bent u lid van of betrokken bij commissies en/of platforms op het gebied van elektronisch factureren? Zo ja, welke ? Klantcasussen: zijn er praktijkvoorbeelden beschikbaar waarin uw product of dienst wordt gebruikt ? Zo ja: welke zijn dat en zijn er beschrijvingen van op internet ? 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kent u praktijkvoorbeelden van e-factureren? Bent u daar zelf bij betrokken ? 9. Wat is uw marktaandeel in Nederland (uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per pakketsoort en branche) ? Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 10. Welke vormen van dienstverlening biedt u aan op het gebied van elektronisch factureren ? 11. 12. 13. In welke landen biedt u diensten aan? In welke sectoren biedt u diensten aan? Hoeveel procent van uw klanten verstuurt elektronische facturen ? Welk deel van uw klanten ontvangt en verwerkt elektronische facturen? Bent u in staat om elektronisch uw ???? controletaken uit te voeren wanneer uw klant elektronisch factureert ? Bent u zelf van plan om elektronisch te factureren ? Zou u uw klanten adviseren om elektronisch te gaan factureren? ja/nee (s.v.p. met toelichting) Hebt u voldoende informatie om klanten vakkundig te kunnen adviseren elektronisch te gaan factureren ? Zo nee: welke informatie hebt u nodig ? Hebt u, wat elektronisch factureren betreft, specifieke verwachtingen van softwareleveranciers ? Welke van de genoemde aspecten ervaart u 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 daadwerkelijk als een belemmering voor het gebruik van elektronisch factureren ? Factureerproces: mijn klanten hebben intern de workflow rond factureren onvoldoende op orde om van elektronisch factureren te kunnen profiteren Aanleveren: Mijn klanten vinden het moeilijk factuurgegevens uit hun administratie te halen en aan te leveren. Bereik: onvoldoende ontvangers kunnen elektronische facturen ontvangen Verwerking: ontvangers kunnen elektronische facturen niet goed verwerken in hun eigen administratieve systeem Verwerking: ontvangers hebben hun workflow onvoldoende op orde om profijt te hebben van elektronisch factureren. Banken: de ontvanger kan de elektronische factuur niet zien en direct betalen wanneer hij of zij internetbankiert Controle: de accountant of het administratiekantoor vormen een belemmering voor ondernemers om elektronische te factureren. Kennis klant: mijn klanten weten onvoldoende van 1 – Geen belemmering 2 3 – Enigszins een belemmering 4 5 – Grote Geen belemmering antwoord Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 elektronisch factureren Aanbod softwareleverancier: de softwarepakketten die zij gebruiken ondersteunen onvoldoende elektronisch factureren Imago ondernemer: het beeld dat mijn klanten van elektronisch factureren hebben is negatief Imago financieel dienstverlener: het beeld dat accountants, administrateurs hebben is negatief. De Nederlandse belastinginspecteur stelt onduidelijke en/of wisselende eisen Bij internationaal elektronisch factureren stelt de belastingdienst in het andere land onduidelijke of moeilijk op te volgen eisen 20. Zijn er nog andere belemmeringen ? 21. Welke percentage van uw klanten zal in 2009/2010 gaan e-factureren ? Wat zijn de belangrijkste drijfveren en belemmeringen van uw klanten ? 22. 23. Zijn er vanaf begin 2009 belangrijke veranderingen opgetreden in de plannen van Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 uw klanten om elektronisch te factureren ? Zo ja: wat is er dan veranderd? Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Bijlage III: Vragenlijst voor ICT-leveranciers en Billing Service Providers. Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 1. Wat is de naam van uw organisatie ? 2. Wat is de naam van de dienst of het product waarop de antwoorden betrekking hebben ? Naam contactpersoon: E-mail contactpersoon Telefoon contactpersoon: Bent u lid van of betrokken bij commissies en/of platforms op het gebied van elektronisch factureren? Zo ja, welke ? Klantcasussen: zijn er praktijkvoorbeelden beschikbaar waarin uw product of dienst wordt gebruikt ? Zo ja: welke zijn dat en zijn er beschrijvingen van op internet ? 3. 4. 5. 6. 7. 8. Kent u praktijkvoorbeelden van efactureren? Bent u daar zelf bij betrokken ? De volgende vragen gaan over de dienstverlening die u aanbiedt op het gebied van elektronisch factureren. Biedt u diensten aan op het gebied van: Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 9. het (op)maken van facturen Ja Nee Geen antwoord 10. elektronisch verzenden van facturen Selecteer de toepasselijke opties Versturen per e-mail met factuurbijlage in MS-Word, PDF, of xml bestand Versturen via web-services Versturen door de factuur via internet bij de ontvanger te presenteren Versturen via de bank Versturen naar ontvanger met behulp van gespecialiseerde partijen (als Anachron, Bluem enz.) Versturen van aanmaning of herinnering Anders: 11. elektronisch ontvangen van facturen Selecteer de toepasselijke opties Via webservices Via een bank Via gespecialiseerde partijen als Anachron, Bluem enz. Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Anders: 12. elektronisch verwerken van facturen door de ontvanger in de eigen administratie Selecteer de toepasselijke opties Het voorlopig boeken van de facturen, waarbij de inkoopfactuur vastgelegd wordt in de boekhouding als verplichting, de BTW direct wordt verrekend, maar de factuur nog niet betaalbaar wordt gesteld. Het goedkeuren van facturen om deze betaalbaar te stellen Afgekeurde facturen verwerken Herkennen en matchen van facturen en factuurregels binnen de administratie Handmatig inkoopfacturen boeken in de boekhouding? Inkoopfacturen matchen met (bestel)orders en/of (goederen)ontvangst Inkoopfacturen inscannen en dan (deels) automatisch matchen en boeken in de administratie Anders: 13. Overige opties: Selecteer de toepasselijke opties De factuur binnenbrengen in de workflow van de klant Elektronisch betalen van de factuur vanuit de omgeving voor internetbankieren Creditmanagement Verzending en ontvangst van facturen met behulp van de geavanceerde elektronische handtekening Verzending en ontvangst van facturen met behulp van de geavanceerde Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 gekwalificeerde elektronische handtekening Archiveren Anders: 14. 15. 16. 17. 18. 19. Wat is uw marktaandeel in Nederland (uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per pakketsoort en branche) Hoeveel facturen ontvangt u per jaar ? Met welke sectoren factureert u ? Met welke landen factureert u ? Wat is uw marktaandeel in het buitenland (uitgedrukt in aantal klanten, zo mogelijk per pakketsoort en branche) Welke formaten ondersteunt u ? Selecteer de toepasselijke opties UBL 2.0 XBRL ebxml GS1 eCom UN/CEFACT EDI Anders: Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 20. Welke van de genoemde aspecten ervaart u daadwerkelijk als een belemmering voor het grootschalig gebruik van elektronisch factureren ? Factureerproces: mijn klanten hebben intern de workflow rond factureren onvoldoende op orde om van elektronisch factureren te kunnen profiteren Aanleveren: Mijn klanten vinden het moeilijk factuurgegevens uit hun administratie te halen en aan te leveren. Bereik: onvoldoende ontvangers kunnen elektronische facturen ontvangen Verwerking: ontvangers kunnen elektronische facturen niet goed verwerken in hun eigen administratieve systeem Verwerking: ontvangers hebben hun workflow onvoldoende op orde om profijt te hebben van elektronisch factureren. Banken: de ontvanger kan de elektronische factuur niet zien en direct betalen wanneer hij of zij internetbankiert Controle: de accountant of het administratiekantoor vormen een belemmering voor ondernemers om elektronische te factureren. 1 – Geen belemmering 2 3 – Enigszins een belemmering 4 5 – Grote Geen belemmering antwoord Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 Kennis klant: mijn klanten weten onvoldoende van elektronisch factureren Aanbod softwareleverancier: de softwarepakketten die zij gebruiken ondersteunen onvoldoende elektronisch factureren Imago ondernemer: het beeld dat mijn klanten van elektronisch factureren hebben is negatief Imago financieel dienstverlener: het beeld dat accountants, administrateurs hebben is negatief. De Nederlandse belastinginspecteur stelt onduidelijke en/of wisselende eisen Bij internationaal elektronisch factureren stelt de belastingdienst in het andere land onduidelijke of moeilijk op te volgen eisen 21. Zijn er nog andere belemmeringen ? 22. Welke percentage van uw klanten zal in 2009/2010 gaan e-factureren ? Wat zijn de belangrijkste drijfveren en belemmeringen voor uw klanten ? 23. Readiness Monitor e-Factureren: April 2009 24. Zijn er vanaf begin 2009 belangrijke veranderingen opgetreden in de plannen van uw klanten om elektronisch te factureren ? Zo ja: wat is er dan veranderd ? ECP-EPN In het voorjaar van 2009 zijn de platforms ECP.NL, platform voor eNederland, en EPN, platform voor de informatiesamenleving, geïntegreerd. Beide platforms gaan verder onder de naam ECP-EPN. Binnen dit onafhankelijke platform werken overheid en bedrijfsleven samen de ontwikkeling van onze informatiesamenleving te stimuleren. Zij bundelen en delen kennis op het gebied van de ontwikkeling en toepassing van ICT. Actuele thema’s in de informatiesamenleving op het gebied van wet- en regelgeving, veiligheid, vertrouwen en standaarden worden resultaatgericht opgepakt. Hiertoe voert het platform projecten uit, verbindt partijen en agendeert de maatschappelijke betekenis van informatie- en communicatietechnologie. Onderwerpen die binnen ECP-EPN worden opgepakt zijn onder andere Privacy, eFactureren, Open Mobiel Internet, Authenticatie, Identity management, Virtuele Werelden en veilig gebruik van digitale middelen (Digivaardig & Digibewust). Ruim 160 publieke en private instellingen zijn bij het platform aangesloten.