ZOEKEN
Staatssecretaris De Jager: elektronische en papieren factuur gelijkgesteld
Geplaatst in: Nederland door Admin op 27/07/2009
Op 12 februari 2009 stelde staatssecretaris De Jager de elektronische factuur aan de papieren factuur gelijk in het beleidsbesluit “Omzetbelasting. Administratieve en factureringsverplichtingen“.
Dit besluit biedt ondernemers de ruimte om een papieren en een elektronische factuur op dezelfde manier te behandelen. Bijvoorbeeld: wanneer een kleine ondernemer een papieren factuur ontvangt, zal hij vaak door controles als van het logo, de adresgegevens, de betalingsgegevens, de artikelen die worden genoemd op de factuur een eerste indruk hebben van de echtheid van de factuur. Als de ondernemer dan nog vragen heeft over de factuur kan hij de offerte erbij pakken, de opdrachtbevestiging, en eventuele pakbonnen of e-mails die over de opdracht zijn verstuurd. Bovendien kan hij uiteindelijk eerdere bankafschriften controleren om te kijken of de gegevens op de factuur van deze leverancier kloppen. Dit soort controles zullen ook door de rechter en belastinginspecteur worden uitgevoerd wanneer onduidelijk is of een elektronische factuur echt afkomstig is van een bepaalde leverancier en inderdaad onveranderd is.
In de praktijk zullen grotere organisaties het zekere voor het onzekere nemen en proberen de risico’s rond factureren te beheersen. Zij nemen extra maatregelen om te waarborgen dat de facturen die ze versturen onveranderd en echt zijn: de factuur wordt geprint op papier, is voorbedrukt met logo en adresgegevens van het bedrijf, of bevat een watermerk of een ander moeilijk na te maken kenmerk. Zo kunnen ook elektronische facturen van allerlei extra waarborgen worden voorzien: een geavanceerde elektronische handtekening, waarmee de computer van de ontvanger, bij het openen van de factuur, direct via internet kan controleren of de factuur echt van de verzender afkomstig is en nog onveranderd is. Een beveiligde verbinding (zoals bij elektronisch bankieren) die een klant kan gebruiken om een elektronische factuur direct – zelf of helemaal automatisch - bij de verzender van de website te halen, of uitvoeriger maatregelen waardoor computers zelf via beveiligde verbindingen facturen uitwisselen.
De grootste winst van elektronisch factureren is het elektronisch verwerken van een factuur. Er zijn nu, na dit besluit, minder drempels voor het klein-MKB om technische oplossingen te bedenken waardoor de elektronische factuur meteen verwerkt kan worden: zoals het meesturen van een bestand dat ingelezen kan worden in het boekhoudpakket, of het omzetten van een elektronisch bestand (scannen, tekstherkenning) in een elektronisch bestand dat ingelezen kan worden in een boekhoudprogramma. Er zullen echter steeds meer producten op de markt komen, waardoor dergelijke conversies niet nodig zijn en ook kleinere ondernemers, zonder grote investeringen, tegen minimale kosten een stuk veiliger kunnen factureren dan nu op papier.
De uitgangspunten bij het inrichten van administraties voor elektronisch factureren zijn kernachtig samengevat in de “code of practice e-invoicing” van de EU EXPERT GROUP ON ELECTRONIC INVOICES en meer gedetailleerde informatie over de invulling van deze meer algemene code of practice kunt u vinden in de “good practice guidelines” van CEN/ISSS e-invoicing Phase II. Een handige online versie kunt u hier vinden (door factuurwijzer.nl)